Assistente de eventos

Santuário Nacional de Aparecida; Aparecida; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma instituição religiosa em Aparecida, São Paulo, busca um profissional para apoiar a gestão de eventos e atividades administrativas. O candidato ideal deve possuir habilidades organizacionais e de comunicação, com experiência em atendimento ao público e gerenciamento de documentação. O papel inclui verificar ordens de serviços, assistência na produção de eventos e controle financeiro.

Qualificações

• Organização de eventos e operações administrativas.
• Boa comunicação e atendimento ao público.
• Experiência em gestão de documentos e processos financeiros.

Responsabilidades

• Abrir Ordens de Serviço para garantir a qualidade dos ambientes.
• Acompanhar e responder e-mails de atendimento ao público.
• Organizar e arquivar a documentação do Núcleo de Eventos.

Descrição da oferta de emprego

Descrição:

• Abrir Ordens de Serviço para Infraestrutura, Áudio e Vídeo e Conservação e Limpeza (via sistema Sysman) para garantir a disponibilidade de recursos e a qualidade dos ambientes;
• Abrir Ordens de Serviço para TI (via sistema Zendesk) visando o suporte técnico necessário para o funcionamento dos eventos;
• Solicitar materiais (via sistema Mega) para suprir as necessidades de insumos e equipamentos para eventos e atividades administrativas;
• Acompanhar e responder e-mails de atendimento ao público (eventos@) assegurando a comunicação ágil e o suporte necessário para as demandas operacionais;
• Organizar, escanear e arquivar a documentação do Núcleo de Eventos para manter registros organizados e de fácil acesso;
• Elaborar atas de reuniões e relatórios para o Núcleo de Eventos com o objetivo de documentar decisões e apoiar o planejamento;
• Acompanhar o recebimento de Notas Fiscais e enviar memorandos para pagamento garantindo que os processos financeiros estejam atualizados e corretos;
• Receber e organizar documentos para cadastro de prestadores, pessoas físicas e jurídicas facilitando a regularização dos fornecedores;
• Realizar pesquisa, contato e orçamento com fornecedores, sob orientação, buscando opções viáveis que atendam às necessidades do evento;
• Limpar, organizar e realizar o inventário dos materiais nos depósitos do Centro de Eventos para otimizar o uso e a conservação dos itens;
• Receber Romarias na Tribuna Dom Aloísio L. (via Secretaria de Pastoral) garantindo o atendimento adequado e a organização das visitas;
• Criar checklists para eventos de locação, próprios e compartilhados visando assegurar o cumprimento de cada etapa necessária à organização dos eventos;
• Controlar empréstimo, conservação e devolução de materiais do Centro de Eventos para os departamentos do grupo Santuário assegurando o bom uso e a integridade dos itens compartilhados;
• Pesquisar, criar e acompanhar a programação semanal de música na Cidade do Romeiro proporcionando opções de entretenimento aos visitantes, sob orientação do superior;
• Participar e contribuir no planejamento e acompanhamento da programação de eventos na Cidade do Romeiro (como Férias na Cidade, Primavera na Cidade, Parada de Natal), promovendo atividades que engajem o público em diferentes épocas do ano;
• Criar soluções de decoração de forma criativa para eventos temáticos na Cidade do Romeiro, incluindo espaços instagramáveis atraindo a atenção dos visitantes e fortalecendo a identidade visual;
• Prestar assistência na produção e execução dos eventos junto à Gerência e Coordenação para garantir que todos os detalhes sejam cumpridos conforme o planejamento;
• Fazer plantão nos eventos de locação, próprios e compartilhados, para garantir suporte imediato em caso de imprevistos e assegurar o bom andamento das atividades.

Observações sobre a remuneração: