Assistente de Diretoria Sênior

7585-Janssen Cilag Farmaceutica Ltda. Legal Entity; São Paulo; On-site; BRL 180,000 - 240,000; Full time

Job summary

Johnson & Johnson seeks an experienced Executive Assistant for strategic agenda management and executive support in São Paulo, Brazil. You will coordinate calendars, prepare materials, and act as interface between leadership and stakeholders, using Microsoft 365 and AI-assisted tools.

Responsibilities include organizing executive meetings, travel logistics, communications in English and Portuguese, and ensuring confidentiality and efficiency across leadership forums.

Qualifications

• Experience in executive support and calendar management.
• Proven ability to coordinate complex schedules across stakeholders.
• Strong communication and discretion in handling confidential information.

Responsibilities

• Manage complex and dynamic executive calendars with strategic priorities.
• Support leadership and coordinate with internal and external stakeholders.
• Coordinate executive meetings, boards, and leadership forums; handle logistics.

Skills

Accountability

Administrative Support

AI Judgement Integration

Business Writing

Communication

Customer Centricity

Data Capturing

Diary Management

Document Management

Event Management

Microsoft Office

Office Administration

Organizational Knowledge

Organizing

Presentation Development

Process Oriented

Professional Ethics

Travel Planning

Typing

Tools

Microsoft Outlook

Teams

Excel

PowerPoint

Copilot

Job description

At Johnson & Johnson,we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build aworld where complex diseases are prevented, treated, and cured,where treatments are smarter and less invasive, andsolutions are personal.Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity.Learn more at jnj.com. As guided by Our Credo, Johnson & Johnson is responsible to our employees who work with us throughout the world. We provide an inclusive work environment where each person is considered as an individual. At Johnson & Johnson, we respect the diversity and dignity of our employees and recognize their merit.

Job Function: Business Support Job Sub Function: Administration & Secretarial Job Category: Business Enablement/Support All Job Posting Locations: São Paulo, Brazil

Job Description:

Gestão estratégica da agenda executiva

Gerenciar agendas complexas e dinâmicas, considerando prioridades estratégicas, urgência e impacto para o negócio. Antecipar conflitos e necessidades de preparação, propondo alternativas e soluções. Coordenar agendas envolvendo diferentes níveis de liderança, áreas, países e fusos horários. Assegurar equilíbrio entre compromissos operacionais, reuniões estratégicas e momentos de planejamento da liderança.

Suporte executivo à liderança

Atuar como ponto de apoio e interface entre a liderança e stakeholders internos e externos. Antecipar necessidades e assegurar que informações, materiais e recursos estejam disponíveis para compromissos relevantes. Acompanhar prioridades, pendências, decisões e follow-ups. Administrar informações confidenciais com elevado nível de discrição e responsabilidade.

Reuniões e fóruns de liderança

Coordenar reuniões executivas, Boards, Leadership Forums e outros fóruns estratégicos. Organizar agendas, participantes, materiais, apresentações e logística. Acompanhar cronogramas, entregas e preparação dos stakeholders envolvidos. Apoiar o registro e acompanhamento de decisões e ações decorrentes das reuniões. Assegurar a preparação e execução adequada dos fóruns de liderança.

Comunicação executiva

Elaborar, revisar e coordenar comunicações executivas, convites, apresentações e materiais. Adaptar linguagem e abordagem de acordo com o público e nível de liderança. Apoiar comunicações em português e inglês. Garantir clareza, objetividade e consistência nas interações da liderança.

Gestão de viagens e logística executiva

Planejar e coordenar viagens nacionais e internacionais. Gerenciar passagens, hospedagens, transfers, agendas locais e demais necessidades logísticas. Antecipar riscos e administrar alterações ou contingências durante viagens. Coordenar viagens e visitas envolvendo executivos e stakeholders internos ou externos.

Eventos e visitas executivas

Apoiar o planejamento e execução de eventos, reuniões presenciais e visitas de liderança. Coordenar fornecedores, espaços, hospedagem, transporte e necessidades dos participantes. Garantir execução consistente com os padrões corporativos e com as necessidades da liderança.

Gestão administrativa e financeira

Coordenar processos relacionados a despesas, cartões corporativos, fornecedores, pagamentos e aprovações. Assegurar aderência às políticas e procedimentos internos. Manter controles e documentação necessários para compliance e auditoria.

Gestão de stakeholders

Construir relacionamentos de confiança com lideranças, assistentes executivos e áreas parceiras. Facilitar comunicação e alinhamento entre diferentes áreas e níveis organizacionais. Atuar de maneira colaborativa, diplomática e orientada à solução.

Melhoria contínua e produtividade

Identificar oportunidades de simplificação e melhoria de processos administrativos e executivos. Desenvolver controles, indicadores, dashboards e mecanismos de acompanhamento. Utilizar ferramentas digitais e de inteligência artificial, incluindo Microsoft 365 e Copilot, para aumentar produtividade e eficiência. Padronizar boas práticas, compartilhar conhecimento e apoiar o desenvolvimento de profissionais menos experientes. Propor novas formas de trabalho que aumentem a eficiência e a qualidade do suporte executivo.

Competências

Comunicação executiva. Gestão de despesas e processos administrativos. Gestão de stakeholders. Domínio de Microsoft Outlook, Teams, Excel e PowerPoint. Utilização de Microsoft Copilot e outras ferramentas de produtividade. Inglês para ambiente corporativo. Excelente organização e gestão de prioridades. Autonomia e senso de responsabilidade. Discrição e confidencialidade. Comunicação clara, assertiva e diplomática. Capacidade de relacionamento e influência. Resolução de problemas. Flexibilidade e resiliência. Mentalidade de melhoria contínua.

Required Skills: Preferred Skills:

Accountability, Administrative Support, AI Judgement Integration, Business Writing, Communication, Customer Centricity, Data Capturing, Diary Management, Document Management, Event Management, Microsoft Office, Office Administration, Organizational Knowledge, Organizing, Presentation Development, Process Oriented, Professional Ethics, Travel Planning, Typing

At Johnson & Johnson,we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build aworld where complex diseases are prevented, treated, and cured,where treatments are smarter and less invasive, andsolutions are personal.Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity.Learn more at https://www.jnj.com/. Our Credo calls on us to respect the dignity of every individual and create an environment for all people to thrive. Throughout the recruitment process - from application through hiring - we are committed to providing reasonable accommodations/adjustments for qualified candidates with disabilities. If you need support at any stage of the recruitment process, please complete our candidate accommodation request form so we can assist you.