Assistente Administrativo Executivo

Selpe | Trabalhe conosco!; Belo Horizonte; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa de recrutamento e seleção em Belo Horizonte procura um Assistente Executivo. Você será responsável por organizar a agenda do Diretor, gerenciar contas e apoiar na estruturação de relatórios. É necessário ter formação superior em áreas correlatas e habilidades em ferramentas como ClickUp e Pacote Office. Este papel requer boas práticas de confidencialidade e comunicação em inglês.

Qualificações

• Ensino superior em áreas correlatas.
• Conhecimentos em Pacote Office e ferramentas de IA.
• Experiência em gestão de agenda e controle financeiro.

Responsabilidades

• Organizar a agenda do Diretor Executivo.
• Realizar a gestão de contas a pagar e a receber.
• Apoiar a estruturação de relatórios e apresentações.

Conhecimentos

Gestão de agenda e compromissos

Controle financeiro

Ferramentas de IA

Organização de viagens e eventos

Inglês (leitura e escrita)

Formação académica

Ensino superior cursando ou concluído em Administração

Ensino superior cursando ou concluído em Secretariado Executivo

Ensino superior cursando ou concluído em Gestão Comercial

Ensino superior cursando ou concluído em Engenharia de Produção

Ferramentas

Pacote Office

ClickUp

HubSpot

PipeDrive

Descrição da oferta de emprego

Atividades Principais

• Organizar e controlar a agenda do Diretor Executivo, incluindo compromissos profissionais e pessoais;
• Realizar a gestão de contas a pagar e a receber pessoais e empresariais;
• Apoiar o fluxo de documentos, pagamentos e reembolsos entre as empresas;
• Organizar reuniões, viagens e eventos (logística, reservas, relatórios e prestação de contas);
• Fazer a triagem e priorização de emails, mensagens e comunicações importantes;
• Utilizar ferramentas de IA para otimizar tarefas (resumos, lembretes, automações e geração de relatórios);
• Acompanhar followups de fornecedores, clientes e parceiros;
• Apoiar a estruturação de relatórios, apresentações e planilhas de gestão;
• Manter atualizadas as informações em sistemas internos e CRMs;
• Garantir a confidencialidade e integridade das informações sob sua responsabilidade;

Rotinas Semanais

• Reunião de alinhamento com o Diretor Executivo;
• Revisão de agenda e prioridades da semana;
• Atualização dos controles financeiros e de pagamentos;
• Atualização dos sistemas de gestão (ClickUp, SharePoint, etc.);
• Followups de tarefas e comunicações pendentes;

Responsabilidades

• Garantir que as demandas pessoais e profissionais do Diretor sejam cumpridas dentro dos prazos;
• Assegurar a organização e sincronização das agendas (pessoal e corporativa);
• Manter controle atualizado de compromissos, pagamentos e documentos;
• Cumprir e zelar pelos padrões de confidencialidade e ética profissional;
• Utilizar ferramentas de IA de forma segura, produtiva e responsável;
• Apoiar a diretoria na priorização de tarefas estratégicas e operacionais;
• Sugerir melhorias em processos, fluxos e automações de rotina;
• Representar o gestor com postura profissional em contatos com clientes, fornecedores e parceiros;

Pré-requisitos

• Ensino superior cursando ou concluído em Administração, Secretariado Executivo, Gestão Comercial, Engenharia de Produção, ou áreas correlatas.
• Pacote Office.
• Ferramentas de IA (ChatGPT, Copilot, etc.).
• Gestão de agenda e compromissos.
• Controle financeiro (contas a pagar e receber, relatórios de despesas).
• CRM e controle de leads (ClickUp, HubSpot, PipeDrive).
• Organização de viagens e eventos corporativos.
• Inglês (leitura e escrita).
• Formação acadêmica: Superior / Administração / Cursando; Superior / Secretariado Executivo / Cursando; Superior / Gestão Comercial / Cursando; Superior / Engenharia de Produção / Cursando; Superior / Engenharia de Produção / Completo; Superior / Gestão Comercial / Completo; Superior / Secretariado Executivo / Completo; Superior / Administração / Completo.