Assistente Administrativo e Financeiro

Iucn; Brasília; Vor Ort; BRL 66.960 - 89.280; Vollzeit

Zusammenfassung

Uma organização internacional de conservação busca um Assistente Administrativo de Programa em Brasília. O profissional apoiará questões administrativas, financeiras e logísticas em projetos, garantindo o cumprimento de normas institucionais. É exigido nível superior e experiência de 5 a 8 anos em processos administrativos, além de fluência em português e inglês. A posição requer dedicação de 6 horas diárias e oferece a oportunidade de contribuir para causas ambientais relevantes.

Qualifikationen

• Mínimo de 5 a 8 anos de experiência em processos administrativos e financeiros.
• Experiência em elaboração de orçamentos para projetos de conservação.
• Fluência e boa redação em português e inglês é obrigatória.

Aufgaben

• Apoiar o portfólio de projetos em questões administrativas, financeiras e logísticas.
• Processar solicitações de pagamento e manter registros atualizados.
• Organizar conferências, workshops e treinamentos.

Kenntnisse

Gestão do conhecimento e da aprendizagem

Desenvolvimento e Efetividade Operacional

Fluência em inglês

Fluência em português

Conhecimentos de espanhol

Ausbildung

Nível superior em Contabilidade, Administração de Empresas ou Relações Internacionais

Tools

Pacote Microsoft Office

Jobbeschreibung

A UICN (União Internacional para a Conservação da Natureza) é uma união de membros composta principalmente por governos e organizações da sociedade civil. Alavanca a expertise, os recursos e o alcance de mais de 1.400 organizações membros, além das contribuições de mais de 18.000 especialistas globais.

Reconhecida como autoridade global no status do mundo natural e nas ações necessárias para protegê-lo, a Secretaria da UICN tem sede em Gland, Suíça, e escritórios em todo o mundo. Como fornecedora líder de dados, avaliações e análises sobre conservação, a UICN atua como um centro confiável para melhores práticas, ferramentas, diretrizes e padrões internacionais.

Oferece uma plataforma neutra com uma ampla gama de partes interessadas — incluindo governos, ONGs, cientistas, empresas, comunidades locais, grupos indígenas e organizações religiosas — podem colaborar em soluções para os desafios ambientais e promover o desenvolvimento sustentável.

O Escritório Regional da UICN para a América do Sul (UICN SUR) está sediado em Quito, Equador, e atua desde 1992; o Escritório Nacional no Brasil, sediado em Brasília, desde 2010. No Brasil, a maioria dos projetos da UICN faz parte de iniciativas globais ou regionais mais amplas, focadas em áreas protegidas e conservadas, a Lista Verde, Soluções Baseadas na Natureza (SbN), abordagens positivas para a natureza, restauração de paisagens florestais e outros temas alinhados ao Programa Natureza 2030 da UICN.

Os parceiros da UICN no Brasil incluem agências governamentais federais e ONGs — 24 das quais são membros da UICN. A UICN também mantém colaborações estratégicas com importantes atores do setor privado.

Esta posição terá uma dedicação de 6 horas diárias

RESUMO DAS FUNÇÕES CHAVE

O Assistente Administrativo de Programa apoiará o portfólio de projetos no escritório da UICN no Brasil em questões administrativas, financeiras e logísticas, com base nos padrões e procedimentos institucionais. Sua função se concentrará em facilitar os processos administrativos para implementar todas as atividades e entregas planejadas para cada projeto.

• Processar solicitações de pagamentos, adiantamentos, passagens aéreas, hospedagem e demais, garantindo o cumprimento das políticas institucionais e dos prazos estabelecidos;
• Manter registro de controle atualizado da execução orçamentária dos projetos;
• Realizar processos de contratação de serviços profissionais e aquisição de bens e/ou serviços, de acordo com as normas e procedimentos da UICN;
• Apoio administrativo para organização de conferências, workshops, realização de treinamentos, seminários, entre outros, incluindo providências relacionadas a viagens, transportes e hospedagens nacionais e internacionais da equipe dos projetos a seu encargo;
• Obter cotações para todos os processos de aquisição de bens e serviços dos projetos, bem como para viagens, além de acompanhar os processos até sua conclusão, de acordo com as políticas e procedimentos internos da UICN;
• Registrar permanentemente todas as informações relacionadas ao gerenciamento de projetos, incluindo a manutenção de arquivos apropriados e atualizados, bem como preparação de relatórios correspondentes ou quaisquer outros relatórios solicitados dentro da área de especialização;
• Criação de requisições nos sistemas da UICN para compra de produtos e/ou contratação de consultorias dos projetos, entre outros, bem como acompanhamento dos processos até o pagamento;
• Realizar os processos para pagamento dos gastos do projeto de acordo com as normas da UICN;
• Cumprir com a estrutura de controle interno em coordenação estreita com o departamento administrativo e financeiro da UICN;
• Apoio para levantamento de informações para auditorias dos projetos e/ou entidades de controle;
• Coordenar os serviços de transporte e entrega exigidos pelo portfólio de projetos do escritório do Brasil;
• Orientar a equipe do projeto e os consultores na preparação de relatório de viagem, adiantamentos, etc.;
• Preparar relatório mensal sobre a movimentação, execução e disponibilidade das despesas dos projetos em relação ao orçamento;
• Apoio aos responsáveis pelos programas/projetos na elaboração de POAs em Smartsheet e no acompanhamento mensal da execução financeira e operacional;
• Treinar contratantes e entidades implementadoras sobre gestão de despesas de acordo com as políticas institucionais;
• Garantir, com atualização, o controle e o arquivamento das informações administrativas e financeiras do portfólio dos projetos;
• Apoio aos procedimentos administrativos e financeiros gerais do escritório conforme solicitação da chefia imediata e em acordo com a chefe da Unidade Administrativa.

Este Termo de Referência contém as principais responsabilidades e deveres deste cargo. No entanto, em uma organização em constante evolução como a UICN, espera-se que os membros da equipe demonstrem flexibilidade em sua abordagem de trabalho e estejam dispostos a realizar outras atividades que sejam atribuídas, mesmo que não façam parte de seu termo de referência regular.

COMPETÊNCIAS

Competências Corporativas:

• Demonstrar compromisso com a missão, visão e valores da UICN;
• Demonstrar integridade perante os modelos e valores éticos da UICN.

Competências Funcionais:

• Gestão do conhecimento e da aprendizagem: partilhar experiência e conhecimento; promover a cultura do aprendizado e do bom ambiente no escritório por meio do exemplo pessoal. Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento pessoal, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos.
• Desenvolvimento e Efetividade Operacional: demonstrar capacidade de executar várias tarefas padrão relacionadas com gestão de resultados, incluindo triagem e coleta de dados e documentação de projetos; demonstrar capacidade de fornecer subsídios para os processos relacionados com os projetos; demonstrar conhecimento de gestão orientada para resultados; demonstrar capacidade de auto-gestão; responder de forma positiva aos desafios; demonstrar boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação; desenvolver o trabalho com energia e atitude positiva e construtiva; capacidade de trabalhar sob pressão.

REQUISITOS

• Obrigatório: Nível superior em Contabilidade, Administração de Empresas ou Relações Internacionais
• Possuir experiência de 5 a 8 anos em processos administrativos e financeiros em projetos ambientais, de conservação e desenvolvimento sustentável ou aqueles relacionados ao setor privado em suas agendas de natureza positiva.
• Possuir experiência de 4 a 5 anos no acompanhamento da execução orçamentária dos projetos e na elaboração de relatórios financeiros
• Possuir, pelo menos, 5 anos de experiência na elaboração de orçamentos para projetos de conservação, desenvolvimento social e sustentável.
• Possuir experiência de 5 a 8 anos em processos de seleção de consultores e empresas de consultoria.
• Possuir conhecimento em informática (pacote Microsoft Office), gestão de informação em plataformas de gestão online e sistematização de dados e informações.
• Experiência em aquisições, gestão de arquivos e correspondência.
• Possuir experiência de pelo menos 5 anos na organização logística de reuniões, seminários e treinamentos
• Obrigatório: Fluência e boa redação em português e inglês
• Desejável: Conhecimentos de espanhol.