Assistente Administrativo de Obras

RAC Engenharia; Região Geográfica Intermediária de São José dos Campos; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa de engenharia em São Paulo está buscando um profissional para gerenciar a locação de equipamentos e organizar a documentação da obra. As responsabilidades incluem a verificação de documentos, gerenciamento de não conformidades, e envio de documentos ao RH. É essencial ter habilidades em controle administrativo e organização. A posição oferece uma dieta de trabalho dinâmico perante os desafios da obra.

Responsabilidades

• Maintaining and updating the equipment rental control slate.
• Ensuring organization of documents and files on site.
• Drafting correspondences, requisitions, and emails as needed.
• Checking documents on site for employees and contractors.
• Managing non-conformities raised during inspections.
• Closing and sending employee time cards to HR monthly.
• Collecting employee signatures on documents and sending to HR.
• Notifying HR of employee absences and sending medical certificates.
• Requesting authorization for overtime via email.
• Sending and receiving the mail from the site, distributing documents.
• Entering invoices into the system and sending them weekly to finance.
• Monitoring the issuance of invoices for materials weekly.
• Making purchases according to the supervisor's guidance.
• Tracking purchase orders and assisting in receiving materials.
• Updating material stock levels.
• Controlling the exchange of dumpsters and transport manifests.
• Closing out monthly reimbursements.
• Sending fixed cost bills for payment like utilities.

Descrição da oferta de emprego

Responsibilities

• Manter e atualizar quadro de controle de locação de Equipamentos;
• Garantir organização dos documentos e arquivos em obra;
• Redigir correspondências, requisições, e e-mails e preencher documentos diversos, conforme necessidade da área;
• Conferência de documentos nas obras dos funcionários, empreiteiros e sistema da qualidade;
• Tratar todas não conformidades levantadas nas vistorias (gestão);
• Realizar o fechamento e o envio dos cartões ponto dos colaboradores para o RH mensalmente, preenchendo o relatório de fechamento do ponto e coletando as assinaturas dos colaboradores e engenheiro da obra;
• Coletar assinatura dos colaboradores em documentos, holerites, cartões ponto e encaminhar para o RH;
• Comunicar o RH em caso de faltas e atestados de colaboradores e enviar por e-mail diariamente os atestados recebidos na obra;
• Enviar e-mail com solicitação de autorização de horas extras a serem realizadas em final de semana ou feriados;
• Enviar e receber o malote da obra, distribuindo os documentos para os responsáveis;
• Garantir a organização dos documentos e arquivos em obra;
• Lançamento de notas fiscais no sistema, realizando o processo por completo e enviar a nota para o financeiro por malote semanalmente;
• Acompanhar a emissão de notas fiscais de materiais através do relatório do cofre sieg enviado semanalmente pelo financeiro;
• Realizar compras no sistema de acordo com orientação do mestre/engenheiro de obras;
• Realizar acompanhamento dos pedidos de compra e auxiliar no recebimento dos materiais;
• Realizar a baixa dos materiais no estoque;
• Controlar a troca de caçambas e emissão de manifesto de transporte de resíduos;
• Realizar o fechamento do reembolso do mês;
• Garantir o envio para pagamento de contas de custo fixo do canteiro, como luz, água e telefone.