Assistente Administrativo de Mídia

BE 180 - Media & Tecnologia; São Paulo; Híbrido; BRL 56 000 - 100 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Plano de saúde

Plano odontológico

VA/VR flexível

Auxílio transporte

Recesso de final de ano

Wellhub

Day off de aniversário

Bônus semestral

Resumo da oferta

BE 180 - Media & Tecnologia procura Assistente Administrativo para atuar no suporte administrativo, financeiro e de controle de campanhas, assegurando eficiência, prazos e conformidade.

Responsável por manter planilhas e sistemas atualizados, apoiar faturamento, cobrança de documentos e auditorias internas, com atuação em ambiente híbrido na região de São Paulo.

Qualificações

• Experiência de 2 a 4 anos em funções administrativas ou operacionais.
• Conhecimento básico de notas fiscais e ordens de inserção.
• Experiência com sistemas integrados de gestão financeira e operacional.
• Domínio do Pacote Office e Google Workspace, principalmente Excel/Google Sheets.

Responsabilidades

• Controladoria dos PIs emitidos para logística de contratação da fiscalizadora.
• Solicitar orçamento para fiscalizadora.
• Acompanhar fluxos de aprovação dos orçamentos e entrega dos books.
• Conferir informações books relacionadas a campanhas e pedidos(PI).
• Controlar pendências e corrigir inconsistências junto às fiscalizados e time de mídia.
• Acompanhar entrega dos roteiros para fiscalizadoras pelo time de mídia.
• Atualizar planilhas, controles operacionais e relatórios de status de campanhas.
• Organizar e arquivar documentos fiscais e comprovações de mídia.
• Atualizar sistemas internos(Monday) e planilhas com status de checking e acompanhamento operacional.
• Apoiar o processo de faturamento e a comunicação com fornecedores e veículos.
• Lançamento de baixa de pacote no sistema Media-systems dos PIs bonificados.
• Realizar cobranças de documentos pendentes e acompanhar prazos de entrega de comprovações para financeiro e clientes.
• Garantir conformidade com políticas internas, processos e prazos contratuais.
• Participar de auditorias e revisões periódicas de processos.
• Acompanhar reuniões internas como apoio administrativo e operacional.
• Identificar oportunidades de melhoria, automatização e ganho de eficiência nos processos.

Conhecimentos

Organização

Proatividade

Atenção aos detalhes

Excel/Google Sheets

Comunicação interpessoal

Gestão de multitarefas

Monday

Ferramentas

Monday

Descrição da oferta de emprego

Assistente Administrativo

Estamos em busca de uma pessoa organizada, analítica e com olhar operacional para atuar no suporte administrativo, financeiro e de controle de campanhas, garantindo eficiência nos processos, cumprimento de prazos e conformidade das informações.

A posição exige atenção aos detalhes, boa capacidade de organização e facilidade para atuar em rotinas operacionais com alto volume de demandas e interface entre diferentes áreas.

Principais Responsabilidades

• Controladoria dos PIs emitidos para logística de contratação da fiscalizadora;
• Solicitar orçamento para fiscalizadora;
• Acompanhar fluxos de aprovação dos orçamentos e entrega dos books;
• Conferir informações books relacionadas a campanhas e pedidos(PI);
• Controlar pendências e corrigir inconsistências junto às fiscalizados e time de mídia;
• Acompanhar entrega dos roteiros para fiscalizadoras pelo time de mídia;
• Atualizar planilhas, controles operacionais e relatórios de status de campanhas;
• Organizar e arquivar documentos fiscais e comprovações de mídia;
• Atualizar sistemas internos(Monday) e planilhas com status de checking e acompanhamento operacional;
• Apoiar o processo de faturamento e a comunicação com fornecedores e veículos;
• Lançamento de baixa de pacote no sistema Media-systems dos PIs bonificados;
• Realizar cobranças de documentos pendentes e acompanhar prazos de entrega de comprovações para financeiro e clientes;
• Garantir conformidade com políticas internas, processos e prazos contratuais;
• Participar de auditorias e revisões periódicas de processos;
• Acompanhar reuniões internas como apoio administrativo e operacional;
• Identificar oportunidades de melhoria, automatização e ganho de eficiência nos processos.

Requisitos

• Experiência de 2 a 4 anos em funções administrativas ou operacionais;
• Vivência em agências, empresas de mídia ou ambientes com alto volume operacional será um diferencial;
• Conhecimento básico de notas fiscais e ordens de inserção;
• Experiência com sistemas integrados de gestão financeira e operacional;
• Domínio do Pacote Office e/ou Google Workspace, principalmente Excel/Google Sheets para controles e acompanhamentos;
• Perfil organizado, proativo, detalhista e com boa comunicação interpessoal;
• Capacidade de acompanhar múltiplas demandas e cumprir prazos.

Diferenciais

• Vivência com processos financeiros e faturamento publicitário;
• Experiência com controles de mídia e checking;
• Facilidade com automações e melhoria contínua de processos;
• Conhecimento em ferramentas de gestão operacional e controle de campanhas.

O Que Oferecemos Na Be

• Plano de Saúde e Odontológico 100% custeados pela empresa para o titular e dependente.
• VA/VR flexível no cartão de benefícios Flash
• Auxílio Transporte.
• Recesso de final de ano sem descontar férias;
• Wellhub;
• Day off de aniversário;
• Bônus semestral de até 2 salários no ano.

Local

Importante: Modelo híbrido 2x por semana no escritório.