Assistente Administrativo

Agência Mandarin; São Paulo; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma agência de serviços gerais em São Paulo busca um profissional para garantir o bom funcionamento da infraestrutura e rotinas administrativas. O candidato ideal deve ter conhecimento em gestão de fornecedores e planejamento estratégico, além de dominar o Pacote Office. Esta função envolve tarefas como manter ambientes organizados, apoiar eventos corporativos e fornecer suporte direto ao CEO e sócios. É requerido ensino superior completo ou em andamento e habilidades de análise de indicadores operacionais.

Qualificações

• Conhecimento avançado em Pacote Office, especialmente Excel.
• Experiência em gestão de fornecedores e compliance operacional.
• Familiaridade com planejamento estratégico de facilities.

Responsabilidades

• Garantir o bom funcionamento da infraestrutura e serviços gerais.
• Apoiar na gestão de espaços e manutenção predial.
• Acompanhar serviços de limpeza e organização de ambientes.
• Controlar materiais de escritório e TI.
• Preparar relatórios administrativos e acompanhar despesas.

Conhecimentos

Pacote Office (Excel básico a avançado)

Gestão de fornecedores

Conhecimento em compliance operacional

Planejamento estratégico de facilities

Familiaridade com sistemas de gestão administrativa ou ERP

Formação académica

Ensino superior completo ou cursando

Descrição da oferta de emprego

Objetivo

Garantir o bom funcionamento da infraestrutura, serviços gerais e rotinas administrativas da agência, assegurando ambientes organizados, seguros e eficientes para todos os colaboradores. Atuar como ponto central na gestão de espaços, manutenção predial, suprimentos, serviços terceirizados, controle de segurança, eventos corporativos e demandas administrativas, incluindo apoio direto ao CEO e Sócios nas solicitações operacionais e administrativas.

Principais Atividades

• Acompanhar e solicitar manutenções prediais preventivas e corretivas, controlando cronogramas e pequenas reformas.
• Verificar condições de conservação e funcionamento das instalações e apoiar em vistorias e laudos técnicos.
• Acompanhar serviços de limpeza, recepção, jardinagem, telefonia e ar-condicionado.
• Conferir que os ambientes estejam limpos, organizados e adequados para uso.
• Solicitar, controlar e repor materiais de limpeza, escritório, TI e copa.
• Apoiar na organização de salas de reunião, eventos corporativos e recepção de clientes estratégicos.
• Solicitar orçamentos, negociar e acompanhar fornecedores e prestadores de serviços.
• Preparar e atualizar relatórios administrativos, indicadores de consumo e custos operacionais.
• Receber, conferir e lançar notas fiscais, boletos e demais documentos financeiros em sistemas internos.
• Atualizar planilhas e controles administrativos, incluindo fluxo de envios e recebimentos (Loggi, 99 e outros).
• Apoiar a liderança na análise de informações, planejamento de melhorias e decisões estratégicas.
• Apoiar diretamente o CEO e Sócios em demandas administrativas e operacionais solicitadas por eles, garantindo organização, agilidade e qualidade.

Requisitos mínimos

• Pacote Office (Excel básico a avançado).
• Conhecimento de gestão de fornecedores, contratos e compliance operacional.
• Noções de planejamento estratégico de facilities e controle de manutenção predial.
• Familiaridade com sistemas de gestão administrativa ou ERP.
• Capacidade de acompanhar indicadores, custos e cronogramas operacionais.
• Ensino superior completo ou cursando.