ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

A & R DESIGN & DECORATE LIMITED; Campo Grande; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa do setor de design e decoração em Campo Grande está contratando um profissional para organizar contratos e fornecer suporte administrativo. O candidato ideal deve se comunicar eficientemente e ser organizado, com experiência em funções administrativas. O cargo inclui responsabilidades como a elaboração de roteiros publicitários e a colaboração com várias áreas da empresa. Proposta para um ambiente dinâmico, onde habilidades de gestão de projetos e análise de dados são valorizadas.

Qualificações

• Experiência anterior em funções administrativas semelhantes, ou dentro do setor comercial ou publicitário.

Responsabilidades

• Organizar contratos e oferecer assistência aos clientes na operacionalização dos produtos vendidos.
• Criar roteiros detalhados para a veiculação dos comerciais.
• Monitorar e gerenciar os Pedidos de Inserção (PIs) para veiculação dos comerciais.
• Emitir relatórios documentando quais comerciais foram transmitidos, para faturamento.
• Trabalhar em conjunto com as áreas de Vendas, Marketing, e TI.

Conhecimentos

Comunicação Eficaz

Organização

Análise de Dados

Gestão de Projetos

Inteligência Emocional

Formação académica

Formação Superior ou Cursando em Comunicação Social

Administração

Marketing

Gestão de Operações

Descrição da oferta de emprego

Missão do cargo

Organizar contratos oferecendo assistência aos clientes na operacionalização dos produtos vendidos, atendendo ao cliente e empresa, responsabilizando-se pelo acompanhamento em Follow Up aos clientes. Dar suporte a rotinas administrativas da unidade, com interface direta com o financeiro e RH da Matriz.

Princiipais responsabilidades

• Recepção e Programação: Receber informações e materiais publicitários dos clientes e organizá-los em um sistema específico para programação
• Elaboração de Roteiros: Criar roteiros detalhados para a veiculação dos comerciais, assegurando que todos os elementos sejam incluídos conforme acordado nas negociações3
• Controle de Inserções: Monitorar e gerenciar os Pedidos de Inserção (PIs), que são as solicitações formais para a veiculação dos comerciais
• Emissão de Relatórios: Após a veiculação, emitir mapas de irradiação que documentam quais comerciais foram transmitidos, servindo como base para o faturamento e a emissão de notas fiscais
• Colaboração Interdepartamental: Trabalhar em conjunto com as áreas de Vendas, Marketing, Programação, Administração e TI para garantir que todas as operações estejam alinhadas com as estratégias comerciais

Habilidades

• Comunicação Eficaz: Capacidade de se comunicar claramente com diferentes departamentos e clientes
• Organização: Habilidade para gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente, garantindo que todas as inserções comerciais sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos
• Análise de Dados: Competência em monitorar dados operacionais para otimizar processos.
• Gestão de Projetos: Conhecimento em metodologias de gestão de projetos é importante para coordenar as diversas atividades operacionais.
• Inteligência Emocional: Habilidade para lidar com conflitos e promover um ambiente de trabalho colaborativo.

Formação Acadêmica

Desejável Formação Superior ou Cursando em Comunicação Social; Administração; Marketing ou Gestão de Operações

Necessário Experiência Prévia

Experiência anterior em funções administrativas semelhantes, ou dentro do setor comercial ou publicitário

Atividades

• Checar e responder e-mails corporativos, atendendo às solicitações dos clientes
• Formalizar contrato, lançar no Inforádio e cadastrar cliente
• Auditar o contrato, verificar briefing, criar texto e encaminhar para produção.
• Contatar o cliente solicitando aprovação de material antes de veicular
• Substituir materiais ou utilizar materiais, de acordo com solicitação de clientes
• Verificar escalas de flashes
• Cadastrar materiais no software referente a mídia ser veiculada
• Gerar programação da mídia a ser veiculada
• Gerar comprovantes de veiculação impreterivelmente em casos de governo e agências
• Copiar contratos e PI’S, arquivar em pastas específicas e encaminhar originais para o setor financeiro
• Atualizar planilhas financeiras com transações diárias
• Dar suporte com informações para fechamento da folha de pagamentos mensal e manter registros organizados
• Registrar contas a pagar e a receber da unidade.
• Processar faturas e fazer acompanhamento com clientes, fornecedores e parceiros quando necessário.
• Fornecer suporte administrativo durante a preparação do orçamento da unidade
• Participar de auditorias na unidade