Administrative Coordinator

FiberHome Brasil; São Paulo; Presencial; BRL 67 000 - 100 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A FiberHome Brasil está contratando um Coordenador Administrativo para liderar as operações administrativas e de facilities em São Paulo, com atuação 100% presencial. O profissional atuará como elo entre a gestão global e a equipe local, assegurando eficiência, organização e suporte de alto nível aos colaboradores.

Entre as responsabilidades, estão a gestão de contratos de expatriados, relacionamento com fornecedores, controle de despesas, compras administrativas e coordenação de viagens

Qualificações

• Graduação em Administração de Empresas, Administração Pública, Gestão Corporativa ou área relacionada.
• Pelo menos 3 anos de experiência em Administração, Facilities ou operações administrativas no Brasil.
• Domínio de Português (nativo ou fluente) e excelente comunicação verbal e escrita.
• Inglês fluente para comunicação diária e reporte à gestão internacional.
• Proficiência em Microsoft Office, especialmente Excel para controles e orçamentos.
• Experiência com sourcing de fornecedores, cotações, negociação de contratos e gestão de fornecedores.
• Conhecimento de contratos de locação, revisão de faturas e processos administrativos locais.
• Organização, proatividade, discrição e capacidade de gerenciar múltiplas prioridades.
• Boas habilidades de comunicação intercultural e trabalho em ambiente multicultural.

Responsabilidades

• Coordinar operações administrativas e de facilities da empresa.
• Planejar melhorias no local de trabalho, incluindo pontos de trabalho e salas de reunião.
• Gerir infraestrutura, utilidades, equipamentos, gestão predial e segurança.
• Gerenciar o ciclo de vida de expatriados, contratos e pagamentos.
• Fonte e negocie com fornecedores de limpeza, segurança, manutenção, aluguel de veículos, catering e materiais.
• Monitorar qualidade de serviço e apoiar resolução de problemas operacionais.
• Revisar faturas e coordenar pagamentos com o time de Finanças.
• Gerenciar compras administrativas, materiais de escritório, EPIs, ativos e estoque.
• Coordenar viagens nacionais, acomodações, transporte, transfer e recepção de visitantes e delegações internacionais.
• Preparar e monitorar orçamentos administrativos, acompanhar despesas e identificar cortes de custos.
• Supervisionar equipes terceirizadas e assegurar conformidade com padrões de qualidade.
• Manter registros de contratos, faturas, inventários e outros documentos administrativos.
• Preparar relatórios periódicos e comunicar atividades-chave, planos de melhoria e riscos à gestão.
• Colaborar com equipes de Projetos, Compras, Finanças e RH para apoiar necessidades operacionais.

Conhecimentos

Português fluente

Inglês fluente

Excel

Gestão de fornecedores

Formação académica

Graduação em Administração de Empresas/Administração Pública/Gestão Corporativa ou área relacionada

Ferramentas

Microsoft Office

Descrição da oferta de emprego

FiberHome Brasil

Localização: São Paulo, São Paulo, Brasil

Modalidade: Presencial

Área: Telecommunications

Descrição da Vaga

Administrative Coordinator

São Paulo, Brazil

100% On-site

About FiberHome

FiberHome is a global technology and telecommunications company dedicated to developing innovative solutions that connect people, businesses, and markets.

We are looking for an Administrative Coordinator to lead FiberHome Brazil’s administrative operations, ensuring efficiency, organization, and high-quality support for our office and employees.

This professional will be responsible for facilities, suppliers, infrastructure, assets, expatriate housing, corporate travel, visitor reception, and administrative budget management. The role will also serve as a key point of contact between Chinese management, local employees, and service providers in Brazil.

Main Responsibilities

• Coordinate the company’s administrative and facilities operations;
• Plan and implement workplace improvements, including workstations, meeting rooms, pantry, and common areas;
• Manage office infrastructure and maintenance, including utilities, equipment, building management, and safety-related matters;
• Oversee the full lifecycle of expatriate housing, including contracts, payments, maintenance, inspections, move-ins, move-outs, and asset control;
• Source, negotiate with, and manage suppliers for cleaning, security, maintenance, vehicle rental, catering, and office materials;
• Monitor service quality, evaluate supplier performance, and support the resolution of operational issues;
• Review invoices and coordinate payment processes with the Finance team;
• Manage administrative purchases, office supplies, PPE, equipment, fixed assets, and inventory;
• Coordinate domestic travel, accommodation, transportation, airport transfers, and the reception of visitors and international delegations;
• Prepare and monitor administrative budgets, track expenses, and identify cost-reduction opportunities;
• Supervise outsourced teams and ensure compliance with agreed quality standards;
• Maintain organized records of contracts, invoices, inventories, and other administrative documents;
• Prepare periodic reports and communicate key activities, improvement plans, and potential risks to management;
• Collaborate with the Projects, Procurement, Finance, and Human Resources teams to support operational needs.

Mandatory Requirements

• Bachelor’s degree in Business Administration, Public Administration, Corporate Management, or a related field;
• At least three years of experience in Administration, Facilities, or administrative operations management in Brazil;
• Native or fluent Portuguese, with excellent verbal and written communication skills;
• Fluent English for daily communication and reporting to international management;
• Proficiency in Microsoft Office, especially Excel for controls, budgeting, and data analysis;
• Experience with supplier sourcing, quotations, contract negotiation, and vendor management;
• Practical knowledge of lease agreements, invoice review, and local administrative processes;
• Strong organizational skills, a proactive mindset, discretion, and the ability to manage multiple priorities and emergencies;
• Strong cross-cultural communication skills and the ability to work effectively in a multicultural environment.

Why Join FiberHome?

This is an excellent opportunity to take on a strategic role within our Brazilian operations, work in an international environment, and directly contribute to improving our internal services, workplace infrastructure, and employee experience.