Training & Event Coördinator

UNIQUE OFFICE; Mechelen; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Een evenementenorganisatie in Mechelen zoekt een coördinator die verantwoordelijk is voor de planning en uitvoering van honderden evenementen per jaar. Je werkt nauw samen met leveranciers en klanten om elk detail van het event vlekkeloos te laten verlopen. De ideale kandidaat is communicatief sterk, gestructureerd en beschikt over goede beheersing van het Engels. Ervaring in eventcoördinatie is een pré, maar niet vereist.

Prestations

Vast contract na interimperiode

Maaltijdcheques van €8/dag

Ecocheques van €250/jaar

Groepsverzekering & hospitalisatieverzekering

Qualifications

• Beperkte ervaring (< 2 jaar) is gewenst.
• Ervaring met planning of eventcoördinatie is een troef.
• Betrouwbaarheid en loyaliteit zijn essentieel.

Responsabilités

• Coördineren en plannen van evenementen in België en Luxemburg.
• Beheren van de logistiek van evenementen.
• Contact onderhouden met leveranciers en klanten.

Connaissances

Communicatief sterk

Initiatief nemen

Gestructureerd werken

Engels spreken

Frans kunnen spreken

Formation

Algemeen secundair onderwijs (ASO)

Description du poste

Vacature is niet langer meer gepubliceerd.

UNIQUE OFFICE voor een job in MECHELEN

• Interim met optie "vast werk"
• Contract van onbepaalde duur
• Voltijds

Talenkennis

• Engels (Goed)
• Of gelijkwaardig door ervaring
• Algemeen secundair onderwijs (ASO)

Werkervaring

• Beperkte ervaring (< 2 jaar)

Functieomschrijving

In deze functie word jij de spilfiguur achter honderden evenementen per jaar - van grootschalige symposia en universitaire lezingen tot lunch & learn‑sessies of roadshows rond nieuwe producten.

Je zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is: de juiste locatie, het nodige materiaal, de sprekers, de catering, het transport… kortom, jij zorgt dat elk event vlekkeloos verloopt.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Coördineren, plannen en opvolgen van diverse events in België en Luxemburg.
• Beheren van de logistiek: voorbereiden, verpakken en verzenden van materialen (training kits, demo’s, standen, brochures…).
• Controleren van de stock aan promomateriaal en brochures en zorgen dat er steeds voldoende voorraad is voor aankomende events.
• Intensief contact onderhouden met collega’s, klanten, sprekers, eventlocaties, hotels, cateraars, transportfirma’s en leveranciers.
• Alles plannen en registreren in het systeem: datum, locatie, materialen, transport, reservaties…
• Zalen reserveren, catering voorzien, transportfirma’s contacteren, standenbouwers opvolgen.
• Proactief vooruit plannen zodat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.
• Controleren of materiaal tijdig geleverd en opgehaald wordt.
• Ondersteunen bij eigen events zoals productlanceringen of roadshows.

Het is een veelzijdige en dynamische rol waarin je dagelijks schakelt tussen planning, administratie, logistiek en communicatie. Geen enkele dag is dezelfde – en dat maakt het net boeiend.

We zoeken iemand die houdt van plannen, organiseren en samenwerken. Je bent betrouwbaar, communicatief sterk en weet je goed staande te houden in een dynamische omgeving.

Jij bent iemand die:

• Reeds wat werkervaring heeft (of je bent een mature schoolverlater met pit).
• Positief in het leven staat en graag samenwerkt met anderen.
• Vlot communiceert met collega’s, leveranciers en klanten.
• Graag initiatief neemt en niet bang is om vragen te stellen.
• Gestructureerd werkt, ook als het even druk wordt.
• Ervaring heeft met planning of eventcoördinatie (dit is geen must, maar wel een grote troef)
• Vlot Engels spreekt (voertaal) en ook goed zijn/haar plan kan trekken in het Frans.
• Betrouwbaar en loyaal is – iemand op wie je kan rekenen.
• Liefst in de regio Mechelen woont, gezien de rol volledig op kantoor is.
• De behoeften van de klant identificeren en naargelang de verwachtingen adviseren.
• Een cateringformule bedenken en voorstellen.
• De logistiek van het evenement organiseren en de betrokken leveranciers en dienstverleners coördineren.
• Een klanten- of prospectenbestand uitwerken.
• Evenementen organiseren voor: Professionals.
• Het werk van leveranciers of dienstverleners controleren.
• De realisatie van een evenement plannen, de animatie en het verloop uitwerken.
• De administratieve stappen voor het evenement uitvoeren (formaliteiten, toestemmingen, …).
• Dienstverleners, leveranciers, tussenpersonen, locaties zoeken en selecteren voor de catering, de animatie, verhuring, …
• Een netwerk van partners, leveranciers en dienstverleners opbouwen en onderhouden.
• Een kostenraming opmaken en samen met de klant een contract opstellen voor de dienstverlening.
• Evenementen organiseren voor: Privé en particulieren.
• Communicatieacties over het evenement opstellen.
• Een klantenbudget opstellen en beheren.
• Een bestek opmaken, intekenen op een aanbesteding.

Bedrijfsinfo

Bedrijf actief in de (para)medische sector vlak aan het station van Mechelen.

Je komt terecht in een enthousiast team waar humor, respect en samenwerking centraal staan. We geloven sterk in opleiden en investeren in onze mensen – je krijgt dus alle kansen om te groeien in je rol. Wij bieden:

• Een vast contract na een positieve interimperiode
• Een mooie, moderne werkomgeving met open work spaces
• Goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer (naast het station van Mechelen!)
• Een voltijdse job (geen thuiswerk, wel een hecht teamgevoel op kantoor)
• Werkuren: van 8u30 – 17u op kantoor
• Maaltijdcheques van €8/dag
• Ecocheques van €250/jaar
• Terugbetaling van je vervoerskosten
• Na vaste indienstname ook een groepsverzekering & hospitalisatieverzekering, terugbetaling van het gsm‑abonnement en een cafetariaplan (keuze voor o.a. fietsleasing of pensioensparen)

Hoe solliciteren?

Erkenningsnummer: VG.565/BO00217-405-20121108W.RS.153W.SO.153W.RE.153

Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.

Niet alle vacatures zijn nagekeken door VDAB. VDAB is niet aansprakelijk voor de inhoud van de niet‑nagekeken vacatures.