Secrétaire consultations (h/f/x) - Bordet - CDR (mission interne*) - 38h

Hôpital Universitaire de Bruxelles (HUB); Anderlecht; On-site; EUR 25,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime de fin d’année

Rabais soins médicaux réseau

Avantages mobilité: indemnité de télép

Indemnité km vélo

Parking gratuit

29 jours de congé

Catalogue d’avantages du personnel

Parcours d’intégration personnalisé

Programmes de formation continue

Multiples opportunités de carrière

Job summary

Le HUB recherche une secrétaire consultations au Bordet (CDR) à 38 heures/semaine pour assurer la prise de rendez-vous, la gestion des documents et le suivi des patients. Vous serez en contact avec les médecins, ICSo et autres intervenants, afin de garantir un flux coordonné des consultations et des examens.

Vous répondrez aux sollicitations des professionnels et patients, et vous contribuerez à l’organisation des hospitalisations et au respect des échéances, tout en garantissant confidentialité

Qualifications

• Disposer d’un Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur.
• Aptitude à coordonner les rendez-vous et les documents des patients.
• Capacité à communiquer avec les médecins et les patients par différents canaux (courriels, téléphone, entretiens).
• Bonne organisation et gestion des locaux et des plannings des consultations.

Responsibilities

• Réaliser les prises de rendez-vous et remettre les documents aux patients.
• Être proactif et en contact avec les intervenants pour le suivi des patients.
• Répondre aux sollicitations via mails, téléphone, call et entretiens.
• Assurer la programmation des interventions et des examens pré et post opératoires.
• Organiser concomitamment les hospitalisations et la remise des documents.

Skills

Écoute active

Communication

Organisation

Rigueur

Empathie

Gestion du stress

Discrétion

Initiative

Education

Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur

Tools

Outils informatiques

Job description

Secrétaire consultations (h/f/x) - Bordet - CDR (mission interne*) - 38h

• Réaliser les prises de rendez-vous des bilans et remettre les documents ad hoc aux patients.
• Être proactif et en contact avec les différents intervenants (Médecins, ICSo, …) pour le suivi des patients.
• Répondre aux sollicitations des différents professionnels & patients selon les différents canaux existants : mails, téléphone, call, entretiens …
• Assurer la programmation des interventions au quartier opératoire sous la supervision d’une secrétaire de référence ou de la responsable des consultations ainsi que des examens pré et post opératoires
• Organiser concomitamment les hospitalisations (réservation de la chambre, remise des différents documents aux patients …)

Gérer l’administratif

• S’assurer de la bonne organisation des consultations existantes et des éventuelles nouvelles consultations via une bonne répartition des locaux en fonction des besoins (consultation du global grille planning) et un paramétrage adéquat – ceci en contact avec les équipes responsables de ces aspects.
• Transmettre les messages des patients aux médecins.
• Réceptionner des documents à compléter (mutuelle, assurance, kinésithérapeute…) et ensuite les renvoyer aux patients.
• Appeler la secrétaire de référence pour les patients sans couverture sociale.
• Vous traitez les prescriptions spécifiques propres au service concerné.

Relation à la hiérarchie

• Communiquer à la Responsable tout élément pouvant entraver un accueil de qualité.
• Posséder un certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur
• Comprendre la qualité du service et de son orientation à la patientèle.
• Disposer d’une bonne capacité d’écoute et de communication.
• Faire preuve d’empathie et gérer l’impact des émotions.
• Être méthodique et disposer d’excellentes capacités organisationnelles et d’anticipation.
• Maitriser le vocabulaire médical est un atout.
• Posséder une facilité de collaboration et d’un bon fonctionnement en équipe.
• Pouvoir interagir avec plusieurs intervenants simultanément.
• Être flexible, disponible et ponctuel.
• Avoir une bonne résistance au stress.
• Détenir le sens de la discrétion et le respect de la confidentialité.
• Compréhension de la fonction et de son environnement
• Connaissances linguistiques : français et néerlandais ; la connaissance d’une langue supplémentaire est un atout
• Sens des responsabilités, de l'initiative et de la collaboration
• Esprit d’initiative et d’anticipation
• Sens de l’urgence et des priorités, respect des échéances
• Connaissance des outils informatiques
• Un contrat de remplacement à 38h.
• Des avantages extra légaux :
• Une prime de fin d’année
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
• Avantages mobilité :
• Une intervention dans les frais de transport en commun
• Une indemnité dans les frais km vélo
• Parking gratuit – Transports en commun à proximité
• 29 jours de congé
• Avantages complémentaires :
• Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
• Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site

* Mission Interne possible : pour les candidats déjà salariés del' H.U.B, le contrat de travail (CDI) est maintenu.

Modalités d’introduction de votre candidature

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.