Responsable Service Population & Bureau des Étrangers - A4

Administration Communale d'Anderlecht / Gemeentebestuur Anderlecht; Anderlecht; Hybride; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Administration communale d’Anderlecht recherche un Responsable du service Population et Bureau des Étrangers (A4). Vous dirigerez les équipes, coordonnerez les activités liées à l’état civil, aux documents et au séjour des étrangers, et veillerez au respect des règles et du cadre légal.

Vous aurez une forte orientation citoyenne, devrez piloter le plan opérationnel et assurer une communication efficace avec les partenaires internes et externes.

Qualifications

• Master ou équivalent reconnu par les communautés belges.
• Expérience min. 2 ans en fonction managériale.
• Capacité à piloter et coordonner des équipes et projets.
• Connaissance des cadres législatifs liés aux étrangers et à l’administration communale.

Responsabilités

• Analyser et optimiser le fonctionnement du service.
• Rapporter les besoins et résultats au directeur de département.
• Piloter le plan opérationnel et contrôler les budgets.
• Coordonner et superviser les projets du service.
• Diriger les services/cellules et fixer des objectifs collectifs et individuels.
• Employer les bonnes pratiques RH: recrutement et développement des collaborateurs.

Connaissances

Leadership affirmé

Gestion d'équipe

Communication

Orientation citoyenne

Formation

Master ou équivalent

Outils

Irisbox

Saphir

Belpic

Belpas

Mercurius

Q-Matic

Description du poste

Responsable Service Population & Bureau des Étrangers - A4

L'Administration communale d'Anderlecht est au service de plus de 120.000 citoyens et constitue un acteur essentiel de la vie locale. Chaque jour, ses collaborateurs œuvrent à garantir un service public de qualité, accessible et proche des besoins de la population.

Au cœur de cette mission, le Département Relations Citoyennesjoue un rôle fondamental dans l'accompagnement des citoyens tout au long de leur parcours administratif. Le service Population et Bureau des Étrangers assure notamment la gestion des registres de la population, la délivrance de documents officiels, le traitement des demandes relatives au séjour des ressortissants étrangers ainsi que l'accueil et l'information du public.

Notre administration a des valeurs qu'elle défend au quotidien : Intégrité, Respect, Neutralité, Solidarité et Partage.

Pour tout savoir sur notre administration et connaître les dernières actualités, rendez-vous sur www.anderlecht.be et nos réseaux.

En tant que Responsable du service Population et Bureau des Étrangers, vous contribuez à la mise en œuvre de la stratégie de l’administration telle que définie par la direction et le collège, tout en veillant à la qualité du service rendu aux citoyens. Vous dirigez les équipes en vue de réaliser la mission et les objectifs du service tout en appliquant la politique de bien-être au travail.

En période électoral, vous assurez également la coordination et l'organisation des affaires électorales. À ce titre, vous garantissez la préparation, la planification et le bon déroulement des élections, dans le respect du cadre légal et des échéances imposées.

RESPONSABILITÉS ET TACHES:

A NOTER: les tâches principales décrites peuvent évoluer selon les besoins du service. La liste n’est, par conséquent, pas exhaustive.

Analyser et optimaliser le fonctionnement du service

Rapporter les besoins, les réalisations et les résultats de la division au directeur de département

Piloter le plan opérationnel

Contrôler, gérer et suivre les budgets liés à la division

Coordonner et superviser les différents projets du service

Diriger/coordonner les services / les cellules

Fixer les objectifs collectifs et individuels

Evaluer les réalisations et résultats collectifs et individuels

Développer le contrôle interne au sein de la division

Rédiger des documents, rapports,...

Communiquer les informations et mobiliser les équipes

Organiser, diriger et assister à des réunions en interne ainsi qu'avec des instances externes

Participer aux recrutements et au développement RH des collaborateurs : accueil et intégration, description de fonction, formation, mobilité, évaluation, nomination, carrière

Appliquer la politique de bien-être au travail en collaboration avec le SIPPT

Veiller à la bonne application de la législation en vigueur

Faire appliquer la Loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers est la loi fondamentale du droit des étrangers en Belgique, qui régit l'ensemble des démarches gérées quotidiennement par le Bureau des Étrangers d'une administration communale

Faire appliquer les Instructions générales relatives à la tenue des registres de la population (éditées et mises à jour par le SPF Intérieur / Registre national)

Faire appliquer les instructions administratives du SPF Intérieur relatives aux cartes d'identité électroniques (eID, Kids-ID) et aux titres de séjour électroniques pour étrangers

Tenir à jour les informations électorales en période non électoral

Orienter stratégiquement le service vers une digitalisation efficace (logiciels Irisbox, Saphir, Belpic, Belpas, Mercurius, Q-Matic,…) tout en préservant un accueil humain de qualité.

Vous faites preuve d’un leadership affirmé, basé sur l’écoute, la responsabilisation, l’exemplarité et la confiance.

Vous disposez d’une forte orientation citoyenne et accordez une attention particulière à la qualité du service rendu ainsi qu’à la satisfaction des usagers.

Vous êtes capable de définir des priorités claires, d’organiser efficacement le travail et de garantir l’atteinte des résultats attendus.

Vous avez la capacité de développer les compétences de vos collaborateurs au travers du coaching, du feedback et de l’accompagnement individuel.

Vous veillez à instaurer un environnement de travail respectueux, inclusif et favorable au bien-être des équipes.

Vous maîtrisez les techniques de communication et adaptez votre discours à des interlocuteurs variés, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Vous êtes à l’aise dans la gestion des situations conflictuelles et privilégiez le dialogue, la médiation et la recherche de solutions constructives.

Vous démontrez une réelle aptitude à conduire le changement et à accompagner les équipes dans des contextes d’évolution organisationnelle ou réglementaire.

Vous possédez une vision stratégique vous permettant de traduire les orientations de l’administration en actions concrètes et en objectifs opérationnels.

1. Être Belge ou citoyen de l’Union Européenne

2. Être dans une des deux conditions suivantes :

• Détenir un master ou assimilé reconnu par une des Communautés belges
• Être agent statutaire définitif de niveau A (grade égal ou supérieur à secrétaire d’administration) au sein de l’administration d’Anderlecht ou dans une autre institution publiquebelge ;

3. Pouvoir fournir un extrait vierge du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature

4. Jouir des droits civils et politiques

5. Disposer d’une expérience de minimum 2 ans dans une fonction de Management

Diversité :

La commune d'Anderlecht sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de genre, d'origine, de croyance, de handicap ou de nationalité. Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

Les candidats présenteront les épreuves dans la langue correspondant à leur régime linguistique.

1. Épreuve écrite portant sur des matières en relation directe avec l’administration communale : 100 points.

Nouvelle Loi Communale

Nouveau Code Électoral Communal bruxellois

Droit administratif

Droit civil

Législation sur les étrangers

2. Epreuve orale : 100 points.

Il s’agit d’un entretien sur des questions d’ordre général et professionnel visant à évaluer la motivation, les connaissances de l’administration communale et les compétences reprises dans l’offre d’emploi.

Pour réussir l’examen, les candidats doivent obtenir au moins 50% des points attribués aux épreuves 1 et 2.En outre, les candidats doivent également obtenir 60 % des points sur le total attribué pour l’ensemble des deux épreuves susmentionnées.

CLASSEMENT ET RESERVE DE RECRUTEMENT

Le Conseil communal arrête la liste des lauréats de l’examen. Les candidats ayant réussi, seront classés dans une réserve de recrutement.

La réserve de recrutement sera valable pendant deux ans à partir de la date à laquelle le Conseil communal aura arrêté les résultats de l'examen.

STAGE ET NOMINATION :

Une période de stage de 12 mois minimum doit être efficacement prestée.
Le stage peut être prolongé de six mois maximums.

Trois rapports de stage sont rédigés.

Le stagiaire reconnu "APTE" au terme du stage est nommé à titre défintif.

Documents à joindre lors de l'inscription :

• Diplôme de Master ou équivalent ou preuve de nomination définitive dans le niveau A
• Extrait récent (moins de 3 mois) du casier judiciaire-modèle 595 - général

Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération

Place du Conseil 1
1070 Anderlecht
Belgique