Project Management Officer

DIGIPOLIS; Belgique; Sur place; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Dertiende maand

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Fietsvergoeding

Openbaar vervoer abonnement

Laptop en gsm

Résumé du poste

Digipolis zoekt een gedreven PMO voor de directie Business Office. Je werkt nauw samen met PMO's, projectleiders en stakeholders om projecten, consultants en operationele processen professioneel te ondersteunen.

Je beheert contracten, leveranciers en onboarding-/offboardingtrajecten, bewaakt budgetten en zorgt voor efficiënte operationele processen zodat de directie vlot functioneert.

Qualifications

• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardige relevante ervaring.

Responsabilités

• Ondersteunen van de instroom en inzet van externe consultants.
• Opvolgen van prestaties, contractverlengingen en wijzigingen.
• Onderhouden van contacten met leveranciers en externe partners.
• Beheren van contracten, raamovereenkomsten, bestellingen en aankoopdossiers.
• Verwerken en opvolgen van verlengingen, indexaties en prijsaanpassingen.
• Controleren en opvolgen van timesheets en facturatieprocessen.
• Ondersteunen van budgetopvolging en financiële rapportering.
• Opvolgen van toegangen, badges en administratieve formaliteiten.
• Beheren van veiligheidsverificaties, gedragscodes en andere complianceverplichtingen.
• Mee bewaken van processen, procedures en kwaliteitsstandaarden binnen de directie.

Connaissances

Stakeholder communicatie

Organisatievermogen

Proactieve werkhouding

Teamplayer

Probleemoplossend

Resultaatgericht

Kennis Microsoft 365

Kennis SAP/ERP

PowerApps

Nederlands uitstekend

Formation

Bachelor diploma

Outils

Microsoft 365

PowerApps

SAP/ERP

Description du poste

Binnen de directie intelligence & innovation van Politiezone Antwerpen ondersteunt het team Business Office de dagelijkse werking van programma's, projecten, interzonale en externe samenwerkingsverbanden.

Ter versterking van ons team zijn we op zoek naar een gedreven en gestructureerde Project Management Officer (PMO). In deze rol werk je nauw samen met de bestaande PMO, projectleiders, programmamanagers en diverse stakeholders binnen de directie.

Je draagt bij aan een professionele ondersteuning van projecten, consultants en operationele processen. Daarbij neem je een actieve rol op in het beheer van contracten, leveranciers, onboarding- en offboardingtrajecten, budgetopvolging en andere ondersteunende processen die essentieel zijn voor de efficiënte werking van de directie.

• Ondersteunen van de instroom en inzet van externe consultants
• Opvolgen van prestaties, contractverlengingen en wijzigingen
• Onderhouden van contacten met leveranciers en externe partners

Contract- en financieel beheer

• Beheren van contracten, raamovereenkomsten, bestellingen en aankoopdossiers
• Verwerken en opvolgen van verlengingen, indexaties en prijsaanpassingen
• Controleren en opvolgen van timesheets en facturatieprocessen
• Ondersteunen van budgetopvolging en financiële rapportering

Onboarding, compliance en governance

• Opvolgen van toegangen, badges en administratieve formaliteiten
• Beheren van veiligheidsverificaties, gedragscodes en andere complianceverplichtingen
• Mee bewaken van processen, procedures en kwaliteitsstandaarden binnen de directie
• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardige relevante ervaring
• Je hebt ervaring in een administratieve, coördinerende of PMO-gerelateerde functie
• Je werkt gestructureerd en behoudt moeiteloos het overzicht over meerdere dossiers tegelijk
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en een proactieve werkhouding
• Je communiceert vlot en professioneel met verschillende interne en externe stakeholders
• Je hebt ervaring met contractbeheer, leveranciersbeheer of projectondersteuning
• Je hebt een goede kennis van bestelprocedures, administratieve processen en contractopvolging
• Je voelt je thuis in een dynamische en veranderende werkomgeving
• Goede kennis van Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Teams en SharePoint)
• Ervaring met SAP of een vergelijkbaar ERP-systeem is een pluspunt
• Kennis van PowerApps of vergelijkbare low-code-oplossingen is een troef
• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
• Kennis van het Frans vormt een meerwaarde
• Nauwkeurig en kwaliteitsgericht: je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail
• Organisatietalent: je plant en prioriteert efficiënt
• Communicatief sterk: je stemt vlot af met collega's, leveranciers en stakeholders
• Probleemoplossend: je denkt mee en zoekt actief naar oplossingen
• Teamspeler: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve werksfeer
• Resultaatgericht: je neemt verantwoordelijkheid en volgt dossiers consequent op

Jouw voordelen

Bijzondere missie

Bij Digipolis heb je een heel bijzondere missie: werken in, samen met en voor je eigen stad. Samen zetten we Antwerpen op de kaart als slimme stad.

In Digipolis is iedereen aanspreekbaar en werken we allemaal samen aan oplossingen en bangelijke resultaten. Rangen en standen, daar doen wij niet aan. Wel aan kennisdeling, elkaar inspireren en co-creatie.

Bij Digipolis krijg je, naast een competitief loon, ook maaltijdcheques (8euro), een dertiende maand, een gratis hospitalisatieverzekering voor jou, je partner waarmee je samenwoont/echtgenoot en je kinderen, een groepsverzekering, een fietsvergoeding of een gratis abonnement voor het openbaar vervoer, laptop en gsm. Fiets kan je leasen en werken doe je in glijtijd (werken 1.0) of op resultaat (werken 2.0)

Wat je bij Digipolis mag verwachten? Een job met een bijzondere
missie. Een job met gelijkgestemde collega's, want iedereen hier heeft
minstens één ding gemeen: een hart voor de stad. Ben je sterk
IT-minded en oplossingsgericht? Kan je goed luisteren en een
probleem juist plaatsen? Is het voor jou een prioriteit om je klanten op
een professionele en correcte manier verder te helpen?

‘Ik werk mee aan de projecten voor de Gemeenschappelijke Preventiedienst van de stad en zit in het team voor de bedrijfseenheid Personeel & Organisatie. Als business analist schrijf ik user stories uit voor de eindgebruikers. Het is een vertaalslag van de klant naar IT en vice versa. Wat hebben zij nodig en wat kan er technisch gezien?'
'Mijn werk is erg afwisselend en daar ben ik blij om.Zit je al eens op een project dat je wat minder ligt, dan weet je dat er binnenkort weer andere in het verschiet liggen.’
‘Tot hiertoe heb ik ook altijd zeer leuke collega’s gehad en dat is belangrijk voor iemand die graag in een team werkt. In Digipolis is er een goede spirit vind ik, en veel mensen willen graag samenwerken.'

Sollicitatieproces

Zin om van de stad jouw job te maken?

Zijn we overtuigd van jouw hart voor de stad? Dan nodigen we je uit voor enkele interviews. Tijdens het eerste gesprek leren we elkaar beter kennen en vragen we je om enkele testen in te vullen.

Ga je door naar de tweede ronde? Dan geven we je ook graag een zelfstandige opdracht. Zo zijn we zeker dat jij de juiste persoon bent om samen met ons de stad digitaal vorm te geven.

Na een positief gesprek met één van onze directieleden ben je helemaal klaar om de stad te gaan verkennen.