Medewerker onthaal en administratie GC De Zeyp

VGC; Brussel; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Een lokaal gemeenschapscentrum zoekt een medewerker onthaal en administratie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en verzorgt de bijhorende administratie. Belangrijkste taken zijn het verwelkomen van bezoekers, administratieve taken en het ondersteunen van teamleden tijdens evenementen. De VGC biedt een dynamische werkomgeving met een focus op samenwerking en betrokkenheid bij de gemeenschap.

Qualifications

• Je hebt ervaring in een administratieve rol of onthaal.
• Je kunt goed omgaan met drukte en bezoekers.
• Je hebt aandacht voor detail en staat open voor samenwerking.

Responsabilités

• Ontvangen van bezoekers en beantwoorden van telefoontjes.
• Ondersteunen van administratieve taken en documentbeheer.
• Actief deelnemen aan weekend- en avondactiviteiten.

Connaissances

Klantvriendelijkheid

Administratieve vaardigheden

Communicatievaardigheden

Description du poste

Als medewerker onthaal en administratie ben je het eerste aanspreekpunt van het publiek van gemeenschapscentrum De Zeyp. Je bemant het onthaal en verzorgt de bijhorende administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers op warme wijze en je luistert naar hun bezorgdheden. Je zoekt mee naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

Onthaal en communicatie

• Je bemant de onthaalbalie samen met andere collega’s.
• Je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier, je detecteert de gestelde vragen en helpt hen zo snel mogelijk. Indien nodig verwijs je hen door.
• Je volgt de algemene mailbox van het gemeenschapscentrum op.
• Minstens éénmaal per week zit je ’s avonds/ in het weekend aan het onthaal.

Administratieve ondersteuning

• Je houdt inschrijvingen correct bij via onze aangepaste softwaretool.
• Je voert activiteiten correct in in ons registratieprogramma.
• Je staat in voor het voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van verschillende documenten, zoals contracten en planningsdocumenten.
• Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (teamverslagen schrijven, server up-to-date houden, bijhouden van interne post…).
• Je staat collega’s bij met interne processen.

Polyvalentie

• Je springt in als collega’s afwezig zijn of als er extra hulp nodig is.
• Je werkt gemiddeld tweemaal per maand 's avonds of in het weekend mee bij onze activiteiten (recepties, buurtfeesten, voorstellingen ...), steeds in overleg met de centrumverantwoordelijke.

Wat maakt werken bij een gemeenschapscentrum zo bijzonder?

De sfeer en het teamgevoel staan centraal. Iedereen wordt gelijk behandeld en helpt mee bij onze activiteiten. Je maakt deel uit van een plek waar mensen van alle horizonten samenkomen en waar iedereen welkom is.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijkhet vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures