Medewerker campusbeheer en events - campus Aalst (80%)

Vlaamse Hogescholenraad; Oost-Vlaanderen; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Statutaire aanstelling 80%

38 uren/week

Salarisschaal B11/B12/B21

Terugbetaling woon-werkverkeer

Fietsvergoeding

Connectiviteitsvergoeding

Lerarenkaart

Hospitalisatieverzekering

Verlofregeling

Job summary

Odisee, de co-hogeschool, zoekt een gedreven Medewerker campusbeheer en events voor campus Aalst (80%).

Je ondersteunt de campusbeheerder en zorgt voor de organisatie van campusevents. Je fungeert als eerste aanspreekpunt, plant vergaderingen, maakt offertes en beheert de eventkalender. Je werkt hands-on, proactief en teamgericht in een dynamische onderwijs- en onderzoeksomgeving.

Qualifications

• Bachelor diploma of gelijkwaardige relevante ervaring.
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring.
• Hands-on, gedreven en proactief werken.
• Klantgericht, oplossingsgericht en flexibel inzetbaar.
• Zelfstandig, nauwkeurig en planmatig werken.
• Digitaal vaardig en vlot met Office 365.

Responsibilities

• Ondersteunt de campusbeheerder in de dagelijkse werking van de campus en de organisatie van campusevents.
• Is aanspreekpunt voor collega’s, docenten, studenten en externen.
• Beheert agenda’s, bereidt vergaderingen voor en volgt acties op.
• Ondersteunt bij de implementatie van intern noodplan en crisisteam.
• Deelt als medewerker events verantwoordelijkheid voor planning, offertes, draaiboeken, administratieve afhandeling en facturatie.
• Coördineert lokalen, personeel en dienstverlening voor events en campusactiviteiten.
• Beheert de campus eventkalender en rapporteert aan teamleider facilitair beheer.

Skills

Hands-on

Proactief

Teamwork

Klantgericht

Oplossingsgericht

Flexibel

Zelfstandig

Nauwkeurig

Planmatig

Digitaal vaardig

Office 365

Diverse software

Education

Bachelor diploma of gelijkwaardige relevante ervaring

Minimaal 5 jaar relevante ervaring

Tools

Office 365

Diverse software

Job description

Medewerker campusbeheer en events - campus Aalst (80%)

Odisee, de co-hogeschool|Aalst|Deeltijds

Odisee is dé cohogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op cocreatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk ‘in co’. Studenten, docenten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken – binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze werkveld en bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij. Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.

Voor onze campus in Aalst zijn we op zoek naar een gedreven collega die de living campus mee uitbouwt, als rechterhand van de campusbeheerder en als medewerker events ter ondersteuning van de facilitaire dienst.

Functieomschrijving

Als medewerker campusbeheer:

Je ondersteunt de campusbeheerder in de dagelijkse werking van de campus, staat in voor communicatie en verzorgt mee de organisatie van campusevents.

• Je bent een aanspreekpunt voor collega’s, docenten, studenten en externen en zorgt voor een vlotte interne communicatie.
• Je beheert agenda’s, plant overlegmomenten, bereidt vergaderingen voor (campusraden, teamoverleg, …), notuleert en volgt acties op.
• Je houdt vinger aan de pols wat betreft ontwikkelingen die relevant zijn voor de campus en kent je weg in de organisatie om de juiste bronnen/personen te vinden.
• Je ondersteunt de campusbeheerder en denkt proactief mee over vernieuwingen op de campus.
• Je volgt actief de raamcontracten en procedures voor aankoop van benodigde diensten en goederen, je plaatst en volgt bestellingen op.
• Je ondersteunt bij de implementatie van het intern noodplan en de werking van het crisisteam van de campus.

Je rapporteert voor deze opdracht aan de campusbeheerder.

Als medewerker events:

Je zorgt ervoor dat evenementen op de campus organisatorisch en praktisch op wieltjes lopen.

• Je bent de eerste contactpersoon en aanspreekpunt van interne en externe organisatoren, van aanvraag tot evaluatie. Je adviseert hen in functie van de organisatie van een geslaagd event.
• Je ontvangt de aanvrager indien gewenst on campus, leidt rond en geeft de nodige info.
• Je stemt intern af met betrokken diensten (planning, facilitair-technische dienst en campusbeheer) m.b.t. de haalbaarheid van het event.
• Je maakt offertes, draaiboeken en grondplannen op en volgt administratie en facturatie op.
• Je legt lokalen vast in overleg met de dienst planning.
• Je coördineert de bestaffing en taakverdeling in overleg met betrokken diensten/opleidingen, volgt afspraken op, controleert uitvoering en stuurt bij indien nodig voor en tijdens het event.
• Je staat in voor nazorg en evaluatie van het event in samenspraak met de organisator. Je maakt, indien gewenst, analyses met als doel een event te optimaliseren in de toekomst.
• Je beheert de overkoepelende campus eventkalender.
• Je coördineert grote campusevents (infodagen, proclamaties, nieuwjaarsreceptie, afstudeerevent, ...) i.s.m. campusbeheerder en/of teamleider facilitair beheer.
• Je coördineert of faciliteert interne overkoepelende en opleidingseventsen i.s.m. de initiatiefnemer.
• Je biedt diverse administratieve ondersteuning voor de dienst facilitair beheer.

Je rapporteert voor deze opdracht aan de teamleider facilitair beheer.

• Je beschikt over een bachelordiploma of over minimaal 5 jaar relevante ervaring.
• Je bent hands-on, gedreven en je gaat proactief te werk. Je houdt van een stevige drive.
• Je krijgt energie van samenwerken en afstemmen – met collega’s van de diensten en opleidingen en met externen.
• Je bent klantgericht, oplossingsgericht en flexibel inzetbaar.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en planmatig.
• Je bent digitaal vaardig, kan vlot overweg met Office 365 en diverse software.
• Je werkplek is campus Aalst.
• Je bent flexibel en bent bereid om occasioneel ’s avonds en tijdens het weekend te werken.

Ons aanbod

• Samenwerking in een dynamische en stimulerende onderwijs- en onderzoeksomgeving.
• Een statutaire aanstelling van onbepaalde duur in een 80% tewerkstelling. Een voltijdse tewerkstelling komt overeen met 38 uren per week.
• We bieden je een functie aan als lid van het Administratief en Technisch Personeel, in salarisschaal B11 , B12 of B21 , afhankelijk van je relevante ervaring.
• Nuttige beroepservaring opgedaan buiten het onderwijs kan worden opgenomen in de geldelijke anciënniteit met een maximum van 19 jaar, voor zover ze relevant is voor de uit te oefenen functie en je ze schriftelijk kan bewijzen.
• Je tewerkstellingsplaats is campus Aalst.
• Wij bieden je een aantal bijkomende voordelen, zoals de terugbetaling woonwerkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, connectiviteits-vergoeding, voordelen en kortingen via de Samenaankoopdienst KU Leuven en de Lerarenkaart, gunstige aansluitingsvoorwaarden hospitalisatieverzekering, interessante verlofregeling, ....

Kandidaten worden geselecteerd op basis van CV en motivatiebrief. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek en/of praktische proef op 30 november 2026.

Odisee gelooft in de kracht van mensen. We beschouwen verschillen als een verrijking. We vormen hoogopgeleide professionals. Onze focus ligt op ‘mensen’, hun talenten en ontwikkeling. Daarbij staat de student centraal. Onze hogeschool is een springplank naar nieuwe werelden waarmee we in dialoog gaan, zelfs in confrontatie. We reiken uitdagende kaders aan die ruimte bieden om te experimenteren en te vernieuwen.

Andere vacatures bij Odisee, de co-hogeschool

Odisee, de co-hogeschool | Brussel | Voltijds

Odisee, de co-hogeschool | Brussel | Voltijds

Odisee, de co-hogeschool | Sint-Niklaas | Deeltijds

Odisee, de co-hogeschool | Aalst | Deeltijds

Odisee, de co-hogeschool | Brussel | Deeltijds

Odisee, de co-hogeschool | Brussel | Deeltijds