Management assistant algemeen directeur

WIT-GELE KRUIS VAN LIMBURG; Genk; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Een zorgorganisatie in Limburg is op zoek naar een management assistant voor de algemeen directeur. Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning en bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda en e-mails. Ervaring op een directiesecretariaat is vereist. Naast het plannen van vergaderingen, organiseer je ook evenementen. Dit biedt een voltijds contract met competitief salaris en extralegale voordelen.

Prestations

Groepsverzekering

Maaltijdcheques van 7 euro

Hospitalisatieverzekering

Laptop

Smartphone

Personeelskortingen

Qualifications

• Minimaal een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Aantoonbare ervaring op een directiesecretariaat of vergelijkbare functie.
• Initiatief nemen en proactief reageren zijn essentieel.

Responsabilités

• Ondersteunen van de algemeen directeur met administratieve taken.
• Beheren van e-mails en agenda van de algemeen directeur.
• Organiseren van interne en externe vergaderingen.

Connaissances

Administratieve ondersteuning

Organisatietalent

Communicatieve vaardigheden

Flexibiliteit

Teamspeler

Formation

Bachelordiploma of gelijkwaardig

Description du poste

Management assistant algemeen directeur

Functieomschrijving

Als management assistant is elke dag uniek. In deze job ben je hèt aanspreekpunt voor de algemeen directeur en een onmisbare spilfiguur binnen de algemene directie. Je hoofdtaak bestaat uit maximale administratieve en organisatorische ondersteuning aan de algemeen directeur en de stafdiensten. Samen met je collega zorg je voor de continuïteit in aanwezigheid, taken en verantwoordelijkheden op het directiesecretariaat. Je rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

Takenpakket

• Met enthousiasme werk je specifieke opdrachten uit die door de algemeen directeur worden opgedragen. Je werkt hiervoor nauw samen met andere (directie)secretariaten
• Je staat beschikbaar voor de algemeen directeur als vertrouwenspersoon en als all-round support bij dagdagelijkse activiteiten
• Op een gestructureerde manier beheer je e-mails en de agenda van de algemeen directeur, volg je de afspraken hierrond op en stel je prioriteiten. Hierbij draag je vertrouwelijkheid hoog in het vaandel
• Met je organisatietalent plan je werkoverleggen en vergaderingen in, en sta je in voor de praktische organisatie van interne en externe vergaderingen (vb. zaalreservaties, uitnodigingen, enz.)
• Je bereidt agendapunten, rapporten, dossiers en vergaderingen voor en volgt deze op. Met precisie en plichtsgevoel voer je werkzaamheden uit die voortvloeien uit de vergaderingen
• Door je creatieve geest kan je interne en externe evenementen mee organiseren
• Bij een eerste ontmoeting voelt elke bezoeker zich thuis in de organisatie door je warme welkom
• Je staat ook in voor de logistieke en administratieve ondersteuning van de stafdiensten (telefonie, onthaal, agendabeheer, reserveren vergaderzalen, klassement, …)
• Als bruggenbouwer weet je te komen tot samenwerking, het opzetten van netwerken, …

Functievereisten

Je beschikt minstens over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring

Je hebt aantoonbare ervaring in administratie op een directiesecretariaat of in een gelijkwaardige administratieve functie die veel flexibiliteit, initiatiefname en zelfstandigheid vergt

Je bent flexibel ingesteld en weet snel te schakelen op verschillende vlakken: zowel wat betreft werkuren, taken als communicatiestijlen. Je hebt geen 9 to 5 mentaliteit.

Nieuwe informatie pik je snel op en je bent leergierig

Met een grote dosis organisatietalent behoud je het overzicht, maar heb je tegelijkertijd ook oog voor detail

Je vindt het uitdagend om zelfstandig te werken, maar bent tegelijkertijd een echte teamspeler

Initiatief nemen, proactief reageren, anticiperen en faciliteren zijn je tweede natuur

Je schat de invloed van je eigen handelingen of communicatie op anderen juist in. In communicatie draag je steeds de visie van de organisatie uit

Arbeidsvoorwaarden

Een voltijds contract van onbepaalde duur

Een competitief en aantrekkelijk salaris (IFIC 14) met overname van relevante anciënniteit.

Een tewerkstelling op de provinciale hoofdzetel. In 2027 verhuist de provinciale hoofdzetel naar Hasselt

• Tal van extralegale voordelen zoals: groepsverzekering, maaltijdcheques van 7 euro, hospitalisatieverzekering, verzekering privé ongevallen, verzekering langdurige afwezigheid wegens ziekte, laptop, smartphone, exclusieve personeelskortingen,...