Juridisch-administratief medewerker

KU Leuven; Vlaams-Brabant; Hybride; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Extra verlofdagen

Fietsvergoeding

Openbaar vervoer gratis

Fietslease

Ecocheques

Résumé du poste

KU Leuven is op zoek naar een administratieve professional voor de dienst Vlaamse en Federale Overheidsfinanciering (LRD). Je ondersteunt onderzoekers bij de voorbereiding, indiening en opvolging van subsidieaanvragen bij VLAIO en FWO, met focus op correcte procedures en tijdige indiening.

Je combineert administratieve precisie met interesse in onderzoeksfinanciering en werkt in een academische omgeving, met hybride werken en doorgroeimogelijkheden.

Qualifications

• Minimaal bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Vlotte schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands en Engels.
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Access).
• Administratieve ervaring, bij voorkeur in onderzoeksfinanciering of overheidsfinanciering.

Responsabilités

• Belangrijk aanspreekpunt voor onderzoekers bij voorbereiding en indiening van subsidieaanvragen bij VLAIO, FWO en andere financieringskanalen.
• Begeleiden van onderzoekers bij het administratieve luik van hun aanvraag en zorgen voor tijdige en volledige indiening.
• Verzamelen en controleren van documenten en gegevens, afstemmen met onderzoekers en collega's.
• Bewaken van deadlines en gelijktijdige opvolging van dossiers, proactief communiceren over ontbrekende informatie.
• Registreren en administratieve opvolging van aanvragen en toegekende projecten in systemen.
• Opbouwen van expertise rond procedures en richtlijnen van VLAIO en FWO en vertalen naar praktische ondersteuning.
• Nauw samenwerken met juridische, financiële en onderzoeksadministratieve teams.

Connaissances

Administratieve precisie

Nederlands & Engels

Communicatieve vaardigheden

Organisatie & planning

Formation

Bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring

Outils

MS Office (Word, Excel, Access)

Description du poste

(ref. ATP-2026-413)
Laatst aangepast: 28/09/26

Bij KU Leuven Research & Development (LRD) hebben we een grote passie voor verbinding. We slaan een brug tussen de wetenschap en de bedrijfswereld, tussen kennis en de samenleving. Van het algoritme op je gsm of de verpakking rond je kaas, tot een geneesmiddel tegen hiv, met zijn vernieuwende technologieën heeft LRD een impact op het leven van mensen wereldwijd. We helpen onze onderzoekers om het maatschappelijke en economische potentieel van hun onderzoek optimaal te benutten en ondersteunen hen maximaal in hun volledige traject. De dienst Vlaamse en Federale Overheidsfinanciering (VFO) van LRD speelt hierin een cruciale rol binnen Vlaams en federaal gefinancierd onderzoek.
Ben jij een persoon die administratieve precisie combineert met enige juridische interesse en vaardigheid? Lijkt het je interessant om in een academische omgeving te werken, waar je van dichtbij kan volgen hoe onderzoek zijn weg naar de maatschappij vindt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Je wordt deel van de dienst Vlaamse en Federale Overheidsfinanciering binnen KU Leuven Research & Development (LRD). Samen met je collega's ondersteun je onderzoekers bij de voorbereiding, indiening en opvolging van onderzoeksprojecten die worden gefinancierd door Vlaamse en federale overheden, met een bijzondere focus op VLAIO en het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek (FWO).

Je combineert administratieve nauwkeurigheid met inhoudelijke ondersteuning en draagt bij aan een vlot en correct aanvraagproces, zodat onderzoekers zich maximaal kunnen concentreren op hun onderzoek.

Jouw taken:

• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor onderzoekers bij de voorbereiding en indiening van subsidieaanvragen bij VLAIO, FWO en andere Vlaamse of federale financieringskanalen;
• Je begeleidt onderzoekers bij het administratieve luik van hun aanvraag en zorgt ervoor dat dossiers tijdig, volledig en correct worden ingediend;
• Je verzamelt en controleert de nodige documenten en gegevens, en stemt hiervoor af met onderzoekers en collega's binnen LRD;
• Je bewaakt deadlines en volgt verschillende dossiers gelijktijdig op, waarbij je proactief communiceert over ontbrekende informatie of aandachtspunten;
• Je zorgt voor een correcte registratie en administratieve opvolging van aanvragen en toegekende projecten in de bestaande systemen;
• Je bouwt expertise op rond de procedures en richtlijnen van VLAIO, FWO en andere onderzoeksfinanciers, en vertaalt die naar praktische ondersteuning voor onderzoekers;
• Je werkt nauw samen met collega's uit juridische, financiële en onderzoeksadministratieve teams om een kwalitatieve dienstverlening te garanderen;
• Je hebt interesse in zowel administratief werk als in de inhoudelijke context van onderzoek en onderzoeksfinanciering.
• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring;
• Je hebt meerdere jaren relevante administratieve ervaring of bent een snelle leerling met een sterke interesse in onderzoeksfinanciering. Kennis van of ervaring met subsidieaanvragen, onderzoeksadministratie of overheidsfinanciering is een pluspunt;
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels;
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office-pakketten (Word, Excel, Access);
• Je kan zelfstandig, proactief en op een efficiënte manier een dossierflow verwerken en hebt zin voor orde en systematiek. Je haalt energie en voldoening uit het afwerken van dossiers.
• We beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur (80% is bespreekbaar);
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4;
• Extralegale voordelen zoals hospitalisatie- en groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, fietsvergoeding, gratis openbaar vervoer, fietslease en ecocheques;
• Een fijn team van veelzijdige collega’s die je graag ondersteunen en waarbij je de kans krijgt om je expertise stap voor stap verder uit te breiden;
• Tewerkstelling in hartje Leuven en mogelijkheid tot hybride werken, inclusief telewerkvergoeding.

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Sabien Vanlangendonck, mail: [e-mail]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Elke Herinckx, mail: [e-mail], of via [phone].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .