Hoofdmedewerker algemeen beleid (100%)

Hogeschool Gent (HOGENT); Oost-Vlaanderen; Vor Ort; EUR 38.000 - 57.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Internetvergoeding

Sportaanbod

Personeelskaart

Hospitalisatieverzekering Ethias Onder

gsm-abonnement via raamovereenkomst

Fietsvergoeding

Parkeergelegenheid

36 vakantiedagen

Zusammenfassung

Hogeschool Gent (HOGENT) zoekt een hoofdmedewerker algemeen beleid voor het Departement Bedrijf en Organisatie. Je ondersteunt het departementshoofd bij beleidsmatige dossiers en coördineert belangrijke onderwijs- en administratieve processen om een vlot dagelijkse werking te garanderen.

Je bouwt nauwe samenwerkingen op met stafmedewerkers en opleidingshoofden en zorgt voor tijdige verslaggeving en opvolging van beslissingen in een dynamische onderwijssituatie.

Qualifikationen

• Minstens 5 jaar ervaring in een administratieve, organisatorische of beleidsondersteunende functie.
• Vertrouwd met het hoger onderwijs en inzicht in onderwijsprocessen en regelgeving.
• Sterke organisatorische vaardigheden en overzicht over dossiers en deadlines.
• Digitaal vaardig en AI-geletterd; snel eigen maken van nieuwe tools en gegevensbeheer.
• Duidelijke mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Kritisch denken, initiatief en verbetering van processen en samenwerking.
• Collegiale en servicegerichte professionaliteit met zelfstandigheid en discretie.

Aufgaben

• Beleidsondersteuning: voorbereiding, opvolging en rapportering van dossiers; verslaggeving en opvolging van beslissingen.
• Coördinatie van onderwijs- en departementsprocessen: coördineren van processen en opmaak van departementale aanvullingen op de OER; beheer van dossiers van examencommissies en formele organen.
• Organisatie en dienstverlening: ondersteunen van het departementsbureau en opleidingen; plannen van vergaderingen; agenda-management; verslaggeving; organiseren van departementale evenementen en werving/ onboarding van nieuwe collega’s.
• Verbetering van de werking: signaleren van knelpunten; voorstellen van verbeteringen; bouwen aan samenwerkingen binnen en buiten het departement; flexibel inspelen op noden.

Kenntnisse

Organisatievermogen

Communicatie

Digitaal vaardig

Initiatief

Jobbeschreibung

Administratief en Technisch personeel - Statutair

Zorg jij er graag voor dat processen vlot lopen, vergaderingen goed voorbereid zijn en collega's op je kunnen rekenen? Ben je organisatorisch sterk en spreekt een ondersteunende rol binnen een onderwijsomgeving je aan? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken!

Als hoofdmedewerker algemeen beleid voor het departement Bedrijf en Organisatie ben je de spil van de departementale werking. Je ondersteunt het departementshoofd bij beleidsmatige dossiers, coördineert belangrijke onderwijs- en administratieve processen en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking van het departement vlot verloopt. Dankzij jouw organisatorisch talent, nauwkeurigheid en proactieve aanpak worden beslissingen correct opgevolgd en komt informatie tijdig bij de juiste personen terecht. Concreet neem je onder meer volgende verantwoordelijkheden op:

Beleidsondersteuning

• Je ondersteunt het departementshoofd bij de voorbereiding, opvolging en rapportering van beleidsmatige dossiers en beslissingen.
• Je bereidt vergaderingen van de departamentsraad, het departementsbureau en andere overlegorganen voor, zorgt voor de verslaggeving en volgt beslissingen verder op.
• Je werkt hiervoor nauw samen met een stafmedewerker, een beleidsmedewerker, opleidingshoofden en verschillende diensten binnen HOGENT.

Coördinatie van onderwijs- en departementsprocessen

• Je ondersteunt en coördineert een aantal belangrijke onderwijs- en administratieve processen binnen het departement en bewaakt een correcte uitvoering ervan.
• Je coördineert onder meer de opmaak van de departementale aanvullingen op de Onderwijs- en Examenregeling (OER).
• Je beheert dossiers van examencommissies en andere formele overleg- en beslissingsorganen.

Organisatie en dienstverlening

• Je ondersteunt het departementsbureau en de opleidingen bij de praktische en administratieve organisatie van hun werking.
• Je plant vergaderingen, beheert agenda's, verzorgt de verslaggeving en volgt acties en afspraken op.
• Je organiseert departementale evenementen en ondersteunt initiatieven rond werving van studenten en onboarding van nieuwe collega's.
• Je bent een aanspreekpunt voor collega's en draagt bij aan een vlotte informatiedoorstroming binnen het departement.

Verbetering van de werking

• Je signaleert knelpunten, denkt mee over oplossingen en neemt initiatief om processen te optimaliseren.
• Je bouwt constructieve samenwerkingen uit binnen en buiten het departement.
• Je speelt flexibel in op veranderende noden en prioriteiten.

Wat verwachten we van jou?

Aan welke voorwaarden voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je op het moment van je sollicitatie aan de volgende toelatingsvoorwaarden.

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken?

• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een administratieve, organisatorische of beleidsondersteunende functie.
• Je bent vertrouwd met de werking van het hoger onderwijs en hebt inzicht in onderwijsprocessen en regelgeving.
• Dankzij je sterke organisatorische vaardigheden behoud je het overzicht over uiteenlopende dossiers, processen en deadlines.
• Je bent digitaal vaardig en AI geletterd. Nieuwe tools maak je je snel eigen en je voelt je comfortabel in een omgeving waar gegevens- en informatiebeheer belangrijk zijn.
• Helder communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, is voor jou vanzelfsprekend.
• Je denkt kritisch mee, neemt initiatief en ziet kansen om processen en samenwerking te verbeteren.
• Als collegiale en servicegerichte professional combineer je zelfstandigheid met discretie en flexibiliteit.

Ons aanbod

Wij bieden een voltijdse (100%) statutaire aanstelling in een vacante betrekking, ter opvolging van een collega die met pensioen gaat. Je aanstelling start ten vroegste op 01-01-27, voor onbepaalde duur en met zicht op een vaste benoeming.

Een voltijdse tewerkstelling bedraagt 38 uur per week. Een 4/5 de tewerkstelling is bespreekbaar.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop. Je verloning situeert zich in klasse B, tussen salarisschaal B11 (minimum) en salarisschaal B22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage. Meer informatie over de salarisschalen vind je hier.

Naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector kunnen ook diensten uit de privésector worden verrekend in de geldelijke anciënniteit. Ervaring op hetzelfde niveau kan meegeteld worden voor de toekenning van je salarisschaal. De toekenning gebeurt op basis van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

Je zal tewerkgesteld worden op campus Schoonmeersen (occasionele verplaatsingen naar andere locaties kunnen voorkomen). Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt volledig vergoed. Kies je voor de fiets, dan krijg je een fietsvergoeding. Kom je met de wagen, dan is er parkeergelegenheid.

Als je voltijds werkt, bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar. Daarnaast heb je recht op alle wettelijke feestdagen, aangevuld met een aantal extra feestdagen. Valt een feestdag op een dinsdag of donderdag, dan krijg je een brugdag om de brug naar het weekend te maken.

Daarnaast ontvang je een internetvergoeding van € 20 per maand. Ook kan je gebruikmaken van een aantrekkelijk sportaanbod en krijg je een personeelskaart met extra voordelen. Als medewerker van HOGENT kan je ook voordelig aansluiten bij de hospitalisatieverzekering van Ethias Onderwijs en via onze raamovereenkomst intekenen op een voordelig gsm-abonnement.

HOGENT is een gemeenschap van unieke mensen waar iedereen zichzelf kan zijn en een plaats heeft. De grote verscheidenheid is een troef die mogelijkheden schept. HOGENT zet in op een diverse instroom, werkt aan gelijke kansen en stimuleert inclusie.

Heb je een beperking en kan een aanpassing je helpen om jou een vlotte sollicitatie-ervaring te bezorgen? Laat het ons zeker weten!

Voor inhoudelijke vragen over deze job kan je terecht bij Rudi Madalijns, departementshoofd Bedrijf en Organisatie ( [e-mail] ).

Voor vragen in verband met de selectieprocedure en je statuut kan je terecht bij Sielke Vercooren, HR-partner ( [e-mail] ).

HOGENT bestaat uit acht departementen: Bedrijf en Organisatie; Biowetenschappen en Industriële Technologie; Gezondheidszorg; IT en Digitale Innovatie; Lerarenopleiding; Omgeving; Graduaatsopleidingen en Sociaal-Agogisch Werk.

Ter ondersteuning van het bestuur, de departementen, de School of Arts en het E-lab is er een overkoepelende administratie.

Elk departement omvat één of meerdere opleidingscentra. Het opleidingscentrum omvat een cluster van aan elkaar verwante bacheloropleidingen, afstudeerrichtingen, postgraduaten, … en is de basisentiteit voor elk (onderwijzend) personeelslid.

Elk lid van het onderwijzend personeel wordt aan een team toegewezen. Een team is een groep personeelsleden uit het opleidingscentrum die zich verbinden op basis van één of meerdere gemeenschappelijke thema’s (mogelijke voorbeelden zijn: zelfde expertise, zelfde afstudeerrichting, identieke leerlijn).