Gestionnaire de dossiers état civil H/F/X

COMMUNE DE GANSHOREN; Ganshoren; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une commune de Bruxelles recherche un Gestionnaire de dossiers état civil H/F/X pour coordonner les activités du service état civil, délivrer des actes officiels et accueillir les citoyens. Le candidat idéal aura un CESS ou équivalent, une bonne maîtrise des outils bureautiques, et une capacité de communication en français et néerlandais. Le poste offre un contrat à durée indéterminée avec divers avantages tels qu'une prime de bilinguisme et la possibilité de télétravail.

Prestations

Contrat CDI

Prime de bilinguisme

Intervention dans les frais de transport

Journées team building

Titre repas

Qualifications

• Expérience en accueil et information au public.
• Capacité à générer des actes d'état civil.
• Compétences administratives pour le traitement des dossiers.

Responsabilités

• Accueillir et informer les citoyens sur les démarches.
• Délivrer des extraits et copies d'actes d'état civil.
• Assurer le traitement administratif des dossiers.

Connaissances

Bonne communication verbale

Intégrité

Coopération

Organisation du travail

Formation

CESS ou équivalent

Outils

Word

Excel

Outlook

Logiciels métier

Description du poste

Gestionnaire de dossiers état civil H/F/X

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Référence 5647695 |Créé le 14 novembre 2025

• Famille de métiers : Administration et comptabilité / Secrétariat, travail de bureau et administration du personnel

Description de l'entreprise

La commune de Ganshoren est une commune résidentielle de la région Bruxelles-Capitale où il fait bon vivre et travailler.

L'action de la commune a un impact, au quotidien, sur tous ses habitants, soit en tant que « relais » des décisions prises à d'autres niveaux de pouvoir (les communautés et régions, l'État fédéral), soit comme pouvoir local autonome, garant des droits et devoirs démocratiques de ses habitants.

• faire partie d'une administration à taille humaine qui compte environ 220 collaborateurs et qui est représentative de la diversité de la population de la région Bruxelles-Capitale
• coopérer avec des professionnels et gens de métier pour atteindre les objectifs définis dans le cadre des missions communales
• partager les valeurs d'intégrité et de déontologie propres à nos fonctions

Le service État Civil enregistre les événements majeurs de la vie (naissances, mariages, décès). Il délivre les actes officiels et met à jour le registre de la population. Ses missions garantissent l'identité et la filiation des citoyens.

Appliquant les décisions du Collège et du Conseil, vous avez la responsabilité des résultats de votre service. Vous coordonnez celui-ci et en assurez le suivi des activités dans le respect de la législation. Vous conduisez votre équipe de manière à y développer de bonnes relations. Vous avez le souci de la qualité et de la satisfaction du public.

POSITION HIÉRARCHIQUE (voir organigramme)

• Accueillir et informer les citoyens sur les démarches et formalités à entreprendre dans le cadre des différentes matières au guichet, par email ou par téléphone ;
• Délivrer au public des extraits et copies de différents actes d'état civil;
• Assurez le traitement administratif des dossiers des différentes matières ;
  • Déclaration d'acquisition/attribution de la nationalité belge ;
  • Déclaration de mariage et de cohabitation légale ;
  • Déclaration de reconnaissance pré- et postnatale ;
  • Déclaration de changement de genre et/ou nom/prénom ;
  • Déclaration de décès en collaboration avec les différentes entreprises de pompes funèbres :
    • Etablir l'acte de décès et autres documents relatifs au décès ;
    • Gérer l'agenda du cimetière afin d'organiser les funérailles ;
    • Gestion des concessions
  • Transcription d'actes étrangers
• Participer et organiser les cérémonies des Noces et mariages (parfois le samedi)
• Toute autre tâche utile à la continuité du service
• CESS ou équivalent
• Bonne communication verbale et écrite tant en français qu'en néerlandais (contact avec le public et rédaction de rapports, délibérations, notes, etc.).
• Être en possession du brevet Travaillerpour.be (ex-Selor) 9§2 élémentairepour la deuxième langue (français ou néerlandais) ou être disposé à le passer
• Utilisation courante des outils bureautiques de base (word, excel, outlook), des logiciels métier
• Savoir appliquer des procédures administratives est un atout
• Agir avec intégrité et professionnalisme
• Coopérer
• Travailler orienté résultat
• Structurer son travail

Prestation en soirée le jeudi (jusqu'à 19h) et le samedi

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

Français (requis)

• Comprendre : Indépendant + (B2)
• Écrire : Indépendant + (B2)
• Lire : Indépendant + (B2)
• Parler : Indépendant + (B2)

Néérlandais (requis)

• Comprendre : Indépendant + (B2)
• Écrire : Indépendant + (B2)
• Lire : Indépendant + (B2)
• Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Contrat à durée indéterminée temps-plein (37h30 par semaine)
• Horaire flottant
• Traitement: Echelle barémique de niveau C1 de la Charte Sociale (2.567,03 € brut mensuel, allocations règlementaires non-comprises, ancienneté 0)
• Possibilité de faire valoir toute l'ancienneté dans le secteur public et jusqu'à 6 ans d'expérience utile dans le secteur privé.
• Possibilité d'octroi d'une prime de bilinguisme sur présentation du certificat linguistique requis
• Intervention dans les frais de transport domicile-lieu de travail pour les transports en commun, prime vélo et prime piéton
• Tarif préférentiel pour l'assurance hospitalisation
• 2ème pilier de pension
• Primes du Service Social Collectif et avantages et réductions via Benefits@Work
• Possibilité de télétravailler 1 jour par semaine après une période d'adaptation
• Journées team building
• Sport au travail: dispense de service de 45 minutes maximum 2 fois par semaine sur le temps de midi pour participer à des activités sportives proposées par l'employeur
• Titre repas 5,50 € par jour (1,09 € à charge du travailleur)

Informations supplémentaires

Envoyez votre candidature composée de:

• votre CV (sans photo)
• votre lettre de motivation
• une copie de votre diplôme (CESS) ou équivalent
• éventuellement, une copie de l'attestation linguistique art 9§2 élémentaire

au plus tard le 28 novembre 2025 via le lien suivant :

L'administration prendra contact avec les candidats au plus tôt le 1er décembre 2025 afin de programmer la suite de la procédure de sélection. Cette dernière comportera un test écrit propre à la fonction et un entretien avec un jury de sélection.

/!\ Les candidatures incomplètes ou reçues hors délais ne seront pas prises en considération pour cette sélection. /!\

Notre politique du personnel est basée sur la diversité et l'égalité des chances. Nous sélectionnons les candidats en fonction de leurs qualités, quels que soient leur âge, leur genre, leur origine, leurs convictions, leur handicap, leur nationalité, etc.

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