Dossierbeheerder

Universiteit van Antwerpen; Antwerpen; Hybride; EUR 20 000 - 31 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Groepsverzekering

Maaltijdcheques

Internetvergoeding / Abonnement

Tussenkomst openbaar vervoer

Thuiswerk

Résumé du poste

Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse dossierbeheerder (80%) om administratieve ondersteuning te bieden voor de Antwerp Doctoral School en YUFE-gerelateerde activiteiten. Je organiseert opleidingen, zomerscholen en infosessies; beheert inschrijvingen en data; en dient als aanspreekpunt voor praktische vragen van deelnemers en partners.

Je werkt in een hecht team onder leiding van het diensthoofd ADS en biedt logistieke ondersteuning bij evenementen, terwijl je proactief bijdraagt aan de

Qualifications

• Diploma van professionele bachelor of gelijkaardige competenties door ervaring.
• Ervaring met administratieve ondersteuning en organisatie van opleidingen en/of evenementen.
• Goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
• Klantvriendelijk, integer, creatief en samenwerkingsgericht handelen.
• Goede plannings- en organisatievaardigheden; snel leren werken met nieuwe online platformen.
• Ervaring in hoger onderwijs of internationale projecten is een pluspunt.

Responsabilités

• Organiseren van activiteiten voor doctorandi en postdoctorale onderzoekers (YUFE).
• Voorbereiden, opvolgen en uitvoeren van administratieve, logistieke en technische taken.
• Beheer van inschrijvingen via het YUFE Virtual Campus (digitaal registratieplatform).
• Ondersteunen bij dossiers van de doctoraatsopleiding en bij contractonderhandelingen.

Connaissances

Administratieve ondersteuning

Evenementenorganisatie

Teamplayer

Formation

Professionele bachelor

Outils

Microsoft 365

Description du poste

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Antwerp Doctoral School (ADS) van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80 %) dossierbeheerder.

De ‘Young Universities for the Future of Europe’ (YUFE) alliantie bestaat uit tien jonge onderzoeksgerichte universiteiten. Samen beogen de YUFE universiteiten een fundamentele transformatie van het hoger onderwijs door de ontwikkeling van een studentgerichte, gelijkwaardige, open en inclusieve Europese universiteit. Binnen YUFE coördineert de Universiteit Antwerpen onder andere een werkpakket dat focust op de ontwikkeling van doctorandi en postdoctorale onderzoekers.

Dossierbeheerder

Functieomschrijving

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert activiteiten voor doctorandi en postdoctorale onderzoekers in het kader van YUFE. Je staat in voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve, logistieke en/of technische taken: plannen en organiseren van opleidingen, zomerscholen, infosessies, netwerkevenementen voor doctorandi en postdoctorale onderzoekers en het beheer van de inschrijvingen via de YUFE Virtual Campus (digitaal registratieplatform).
• Je verzamelt en beheert data en informatie: verwerking inschrijvingen, deelnamegegevens en evaluaties, ondersteuning bij rapportering.
• Je verstrekt correct informatie op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze: opmaak en verspreiding communicatiemateriaal, aanspreekpunt voor praktische vragen van deelnemers en partners.
• Je ondersteunt de werking van de Antwerp Doctoral School, o.a. bij het afsluiten van dossiers van de doctoraatsopleiding; het ondersteunen in aanvragen rond joint PhD’s en de bijhorende contractonderhandelingen; de verwerking van aanvragen van opleidingskredieten door doctorandi; logistieke ondersteuning bij de organisatie van evenementen; het beantwoorden van algemene vragen over de werking en de administratieve procedures van de Antwerp Doctoral School; de organisatie van het ADS-cursusaanbod.
• Je zet je in voor ad hoc taken binnen de Antwerp Doctoral School en het Departement Research, Innovation and Valorisation Antwerp (RIVA).

Je werkt in een hecht team onder leiding van het diensthoofd van de Antwerp Doctoral School. Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je hebt ervaring met administratieve ondersteuning en organisatie van opleidingen en/of evenementen.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je kan goed plannen en organiseren.
• Je leert snel werken met nieuwe online platformen.
• Ervaring binnen hoger onderwijs of internationale projecten is een pluspunt.
• Je bent communicatief sterk en werkt correct en nauwkeurig.
• Je bent een teamplayer.
• Groepsverzekering
• Maaltijdcheques
• Internetvergoeding / Abonnement
• Tussenkomst openbaar vervoer
• Thuiswerk
• We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur met een looptijd van één jaar met mogelijkheid tot verlenging.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus Middelheim, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteiten hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele of oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.