Assistant / Administrator, Brussels Office (German-, French- and Dutch-speaking)

European Movement International; Brussel Hoofdstad; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Eine internationale Forschungsorganisation mit Sitz in Brüssel sucht eine*n Assistent*in / Sachbearbeiter*in für die Stabsstelle. In dieser Rolle sind Sie für Büroorganisation, Veranstaltungsorganisation und mehrsprachige Korrespondenz verantwortlich. Sie bringen eine entsprechende Ausbildung mit und haben fundierte Kenntnisse im Office-Management. Neben Deutsch und Englisch sind Kenntnisse in Französisch von Vorteil. Das Gehalt liegt zwischen 3.590 € und 4.617 € brutto monatlich. Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet.

Prestations

Doppeltes Urlaubsgeld

Internationale Arbeitsumgebung

Qualifications

• Fundierte Kenntnisse im Bereich Office-Management.
• Erfahrungen in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
• Erfahrungen im Umgang mit KI-Anwendungen.

Responsabilités

• Effiziente Verwaltung des Büroalltags.
• Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen in Brüssel.
• Organisation von Arbeitsbesuchen und Gesprächsterminen.

Connaissances

Büroorganisation und Terminmanagement

Veranstaltungsorganisation

Koordination von Arbeitsbesuchen

Erstellung von Präsentationen

Bearbeitung von Anfragen

Recherche und Datenbankpflege

Korrespondenz in mehreren Sprachen

Formation

Entsprechende Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Outils

Microsoft Office Programme

Description du poste

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Generalverwaltung der MPG sucht zur Unterstützung ihrer Aufgaben in der europäischen Forschungspolitik für die Stabsstelle „Büro Brüssel“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit befristet für zwei Jahre eine*n

Assistent*in / Sachbearbeiter*in der Stabsstelle „Büro Brüssel“(Kennziffer 149/25)

Werden Sie Teil der Max-Planck-Gesellschaft – einer der führenden Forschungsorganisationen weltweit! Die Stabsstelle „Büro Brüssel“ spielt eine zentrale Rolle bei der Beobachtung, Analyse und Bewertung von forschungspolitischen Entwicklungen auf EU-Ebene. Sie trägt aktiv dazu bei, den Europäischen Forschungsraum im Sinne der Max-Planck-Gesellschaft und ihrer Institute mitzugestalten. Dabei setzt sie sich für die Interessen der Max-Planck-Institute in den europäischen Forschungsförderprogrammen ein und sorgt dafür, dass deren Anliegen auch in der EU-Politik Gehör finden. Darüber hinaus pflegt die Stabsstelle wertvolle strategische Beziehungen zu maßgeblichen nationalen und europäischen Institutionen, darunter das EU-Parlament, die EU-Kommission, der EU-Rat sowie wichtige europäische Verbandsorganisationen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für unser Büro in Brüssel eine Assistenz/ Sachbearbeitung, die die Stabsstelle tatkräftig unterstützt. In enger Zusammenarbeit mit der Leitung sowie einer weiteren Europareferentin übernehmen Sie eine Schlüsselrolle und sind für vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben verantwortlich.

Ihre Aufgaben werden sein

• Büroorganisation und Terminmanagement: Effiziente Verwaltung des Büroalltags, inklusive der Planung und Koordination von Terminen.

• Veranstaltungsorganisation: Vorbereitung, Organisation und Begleitung von Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft sowie der Max-Planck-Institute in Brüssel.

• Koordination von Arbeitsbesuchen: Organisation von Arbeitsbesuchen und Gesprächsterminen für die Leitung der MPG sowie für Vertreter*innen der Max-Planck-Institute in Brüssel.

• Erstellung von Präsentationen und Unterlagen: Vorbereitung und Zusammenstellung relevanter Präsentationen, Unterlagen und Berichte für verschiedene Veranstaltungen und Meetings.

• Bearbeitung von Anfragen: Unterstützung bei der Bearbeitung von internen und externen Anfragen sowie bei der Kommunikation mit verschiedenen Partnern.

• Recherche und Datenbankpflege: Durchführung von Recherchen sowie Pflege und Aktualisierung von Datenbanken.

• Korrespondenz in mehreren Sprachen: Verfassen und Bearbeiten von Korrespondenz in deutscher, englischer und idealerweise auch in französischer Sprache.

Was Sie mitbringen

• Eine entsprechende Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

• Fundierte Kenntnisse und Erfahrung im Bereich Office-Management, einschließlich der effizienten Verwaltung von Bürotätigkeiten, Terminplanung, Dokumentenmanagement und Kommunikation

• Erfahrungen in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

• Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten

• Ein hohes Maß an Teamfähigkeit für eine effektive Zusammenarbeit

• Ausgeprägte Fähigkeit zur effizienten Organisation und Priorisierung von Aufgaben, insbesondere in einem dynamischen Arbeitsumfeld

• Ein sicheres, gewandtes und professionelles Auftreten

• Sehr gute und sichere Anwendung der gängigen Microsoft Office Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Sehr gute Deutsch- als auch Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich, Kenntnisse in Französisch oder Niederländisch sind von Vorteil

Das bieten wir Ihnen

Wir bieten einen interessanten und vielseitigen international ausgerichteten Arbeitsplatz. Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses für zwei Jahre orientiert sich Ihr Gehalt an einer Spanne von 3.590,00 € bis 4.617,00 € brutto monatlich, abhängig von Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung (in Anlehnung an Entgeltgruppe 9a TVöD [Bund]). Zusätzlich profitieren Sie von einer Erhöhung von 2,8 % ab Mai 2026. Die Arbeitszeit beträgt 38 Stunden pro Woche. Sie erhalten zudem eine einmalige Zahlung (doppeltes Urlaubsgeld) in Höhe von 92 % Ihres Bruttomonatslohns. Ihr Arbeitsplatz liegt mitten im Herzen Brüssels, in direkter Nähe zu den Europäischen Institutionen, und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 149/25) unter: www.mpg.de/karriere/gv

Bewerbungsfrist: 6. Januar 2026