Administration Officer

Imtech; Wommelgem; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Extralegale voordelen

Opleidingsmogelijkheden (C-Academy)

CO2-neutraal bedrijf

Verantwoordelijkheid vanaf dag één

Door groei binnen 50+ bedrijven

Teambuildings en evenementen

Résumé du poste

Imtech nodigt je uit om als Project Administration Officer in de Maintenance-afdeling aan de slag te gaan. Je werkt nauw samen met de Contract Manager en Operational Leaders en zorgt voor een vlotte backoffice zodat zij zich kunnen richten op operationele processen.

Je beheert onderaannemingscontracten, facturatie, personeelsadministratie en dossierbeheer, en levert tijdige rapportages. Een sterke organisator en klantgerichte instelling is essentieel voor deze rol.

Qualifications

• Minimaal diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.
• Minimaal drie jaar ervaring in een administratieve functie in een technische omgeving.
• Kennis van Word, Excel en Outlook.

Responsabilités

• Stel onderaannemingscontracten op en volg ze administratief op.
• Verantwoordelijk voor facturatie, verzamelstaten en opvolging van openstaande facturen.
• Beheer aanvragen voor Totale Garantie en houd de bijhorende administratie up-to-date.
• Ondersteun de personeelsadministratie, waaronder prestaties, afwezigheden en mobiliteitsgegevens.
• Beheer personeels- en projectdossiers en zorg voor digitale documentopslag.
• Beheer mailverkeer, afdelingstelefonie en diverse administratieve ondersteuning.
• Stel rapporteringen op en ondersteun de dagelijkse werking van de afdeling.
• Werk volgens geldende procedures en denk actief mee over procesverbeteringen.

Connaissances

Nauwkeurigheid

Structuur aanbrengen

Communicatie

Teamwork

Planning & organisatie

Stressbestendigheid

Klantgerichtheid

Zelfstandig werken

Proactiviteit

Documentbeheer

Formation

Diploma secundair onderwijs

Gelijkwaardig door ervaring

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Join our team

Als medewerker van Imtech kom je terecht in de Cordeel-familie, waar jong talent en ervaren professionals samenwerken. We vinden duurzame relaties belangrijk, zowel met onze klanten als met onze medewerkers.

Ben jij administratief sterk, hou je ervan om structuur aan te brengen en zorg je graag dat alles achter de schermen vlot verloopt? Als Project Administration Officer ondersteun je de Contract Manager en Operational Leaders van onze Maintenance-afdeling. Dankzij jouw nauwkeurige opvolging kunnen zij zich volop concentreren op de operationele werking.

Van offertes en facturatie tot personeelsadministratie en dossierbeheer: jij bewaart het overzicht en zorgt ervoor dat alles correct en tijdig wordt opgevolgd.

Wat je gaat doen

• Je stelt onderaannemingscontracten op en volgt deze administratief op.
• Je staat mee in voor facturatie, verzamelstaten en de opvolging van openstaande facturen.
• Je beheert aanvragen voor Totale Garantie en houdt de bijhorende administratie up-to-date.
• Je ondersteunt de personeelsadministratie, waaronder prestaties, afwezigheden en mobiliteitsgegevens.
• Je beheert personeels- en projectdossiers en zorgt voor een correcte digitale documentopslag.
• Je verzorgt het mailverkeer, de afdelingstelefonie en diverse administratieve ondersteuning.
• Je stelt rapporteringen op en ondersteunt de dagelijkse werking van de afdeling waar nodig.
• Je werkt volgens de geldende procedures en denkt actief mee over verbeteringen in processen en werkwijzen

Wie we zoeken

Je werkt nauwkeurig, brengt graag structuur aan en kan verschillende administratieve taken tegelijk opvolgen. Je communiceert professioneel en helpt zowel collega’s als klanten op een correcte en klantgerichte manier verder.

• Opleiding: je beschikt minimaal over een diploma secundair onderwijs of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Ervaring: je hebt minimaal drie jaar ervaring in een administratieve functie in een technische omgeving.
• Software: je hebt een degelijke kennis van Word, Excel en Outlook.
• Planning en organisatie: je stelt prioriteiten, bewaart het overzicht en volgt afspraken en deadlines zorgvuldig op.
• Communicatie: je communiceert open, duidelijk en professioneel met collega’s, klanten en leveranciers.
• Samenwerking: je werkt graag samen en draagt actief bij aan een vlotte teamwerking.
• Stressbestendigheid: je blijft ook onder druk efficiënt en nauwkeurig werken.
• Klantgerichtheid: je geeft een hoge prioriteit aan een correcte service voor interne en externe klanten.
• Verantwoordelijkheidszin: je neemt eigenaarschap over je dossiers en volgt taken zelfstandig op.
• Leerbereidheid: je staat open voor feedback, nieuwe werkwijzen en continue verbetering.
• Proactiviteit: je denkt mee over betere processen en durft verbetervoorstellen te formuleren.

Wat we je bieden

Bij Cordeel geloven we in innovatie, teamwork en persoonlijke groei. Daarom krijg je bij ons:

• Een competitief salarispakket met extralegale voordelen.
• C-Academy: uitgebreide opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.
• Werken in een vooruitstrevend, CO₂-neutraal bedrijf.
• Vertrouwen: verantwoordelijkheid vanaf dag één.
• Kansen om door te groeien binnen een groep van 50+ bedrijven.
• Een dynamische werksfeer met teambuildings en evenementen.