Administratief talent team bos

PROVINCIE VLAAMS - BRABANT; Kessel-Lo; Sur place; EUR 26 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

PROVINCIE VLAAMS - BRABANT zoekt een administratief medewerker voor team bos binnen de dienst leefmilieu. Je zorgt voor de administratieve ondersteuning en begeleidt de samenwerking tussen de provincie en de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant.

Je takenpakket is gevarieerd en omvat ledenadministratie, aankopen, boekhouding en klantencontact via telefoon, e-mail en webformulieren. Je werkt nauwkeurig en klantgericht en ondersteunt het team bij procedures en evenementen.

Qualifications

• Lidadministratie en CRM-beheer
• Administratieve ondersteuning voor diverse processen
• Klantgerichte service en administratie

Responsabilités

• Je volgt de ledenadministratie op: inschrijvingen via webformulieren, gegevensbeheer en lidmaatschappen in de CRM-tool.
• Je organiseert en beheert aankopen en bestellingen: leveranciers zoeken, producten vergelijken, bestellingen plaatsen en leveringen en facturen opvolgen.
• Je ondersteunt de boekhouding en facturatie van de vzw, onder meer voor bestellingen en werken op het terrein.
• Je verzorgt het klantenonthaal via telefoon, e-mail en webformulieren. Je registreert vragen en bezorgt ze aan de juiste collega.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan het team: werkprocedures opzetten en opvolgen, kadastraal opzoekwerk, verzendingen en administratief beheer van projecten en aannemers.
• Je beheert de post en de administratie van overlegmomenten, zoals uitnodigingen, zaalreservaties, catering en de praktische voor- en nazorg.
• Je helpt bij de organisatie van evenementen, excursies en vormingen en voert logistieke taken uit, zoals materiaal ophalen, opbergen en verdelen.
• Je ondersteunt de vzw-administratie, waaronder de voorbereiding en opvolging van de algemene vergadering en de raad van bestuur.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en houdt gegevens, dossiers en afspraken correct bij.
• Je bent klantgericht en communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt plannen en prioriteiten stellen en past je aanpak aan wanneer onverwachte vragen of wijzigingen zich voordoen.

Connaissances

Lidadministratie

Administratieve ondersteuning

Klantgerichtheid

Plannen en organiseren

Communicatie

Formation

Diploma hoger secundair onderwijs

Outils

CRM-tool

Boekhouding software

Facturatie systemen

Description du poste

Hou je van administratie, afwisseling én contact met mensen? Dan is deze job misschien iets voor jou. Als administratief medewerker bij team bos van de dienst leefmilieu zorg je ervoor dat leden, klanten en collega's snel en correct geholpen worden. Je ondersteunt uiteenlopende administratieve processen, helpt mee bij activiteiten en draagt zo bij aan een vlotte werking van het team én aan duurzaam bosbeheer in Vlaams-Brabant.

In het kort:

• Wat? Voltijds contract van onbepaalde duur
• Voorwaarde? Diploma hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld diploma
• Waar? Provinciehuis Leuven bij de dienst leefmilieu - team bos

Wat houdt de job in?

Je ondersteunt de werking van team bos, dat bestaat uit bosconsulenten, projectmedewerkers en een coördinator. Je zorgt voor de administratieve ondersteuning in de samenwerking tussen de provincie en de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant. Jouw taken zijn gevarieerd:

• Je volgt de ledenadministratie op: inschrijvingen via webformulieren, gegevensbeheer en lidmaatschappen in de CRM-tool.
• Je organiseert en beheert aankopen en bestellingen: leveranciers zoeken, producten vergelijken, bestellingen plaatsen en leveringen en facturen opvolgen.
• Je ondersteunt de boekhouding en facturatie van de vzw, onder meer voor bestellingen en werken op het terrein.
• Je verzorgt het klantenonthaal via telefoon, e-mail en webformulieren. Je registreert vragen en bezorgt ze aan de juiste collega.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan het team: werkprocedures opzetten en opvolgen, kadastraal opzoekwerk, verzendingen en administratief beheer van projecten en aannemers.
• Je beheert de post en de administratie van overlegmomenten, zoals uitnodigingen, zaalreservaties, catering en de praktische voor- en nazorg.
• Je helpt bij de organisatie van evenementen, excursies en vormingen en voert logistieke taken uit, zoals materiaal ophalen, opbergen en verdelen.
• Je ondersteunt de vzw-administratie, waaronder de voorbereiding en opvolging van de algemene vergadering en de raad van bestuur.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en houdt gegevens, dossiers en afspraken correct bij.
• Je bent klantgericht en communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt plannen en prioriteiten stellen en past je aanpak aan wanneer onverwachte vragen of wijzigingen zich voordoen.

Heb je nog vragen over het takenpakket, het team of een andere inhoudelijke vraag? Contacteer de leidinggevende onderaan de vacaturetekst of bekijk een reportage over bosuitbreiding in Holsbeek op Youtube (https://youtu.be/ZZOhSMQIfgs?si=PkyQIGNpnyQmrRRF).