Administratief medewerker International Office

Cancer Research Institute Ghent (CRIG); Gent; Sur place; EUR 27 000 - 36 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Thuiswerk mogelijk

36 vakantiedagen per jaar

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkt

Résumé du poste

Universiteit Gent zoekt een halftijds Administratief Medewerker International Office om de dienstverlening rond internationalisering te versterken. Je werkt within het facultaire onderwijs-team en ondersteunt internationale studentenmobiliteit en onderwijsactiviteiten.

Je taken omvatten administratieve opvolging, begeleiding van studenten en medewerkers, en samenwerking met centrale diensten. Er wordt gewerkt aan verdere professionalisering van het facultaire International Office.

Qualifications

• Administratieve ervaring in het hoger onderwijs is een meerwaarde.
• Kennis van courante softwaretoepassingen (MS Office).
• Inzicht in digitale systemen en snel kunnen aanleren van nieuwe tools.
• Goede kennis van Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk).

Responsabilités

• Beheer van de administratieve opvolging van inkomende en uitgaande studentenmobiliteit.
• Informeren en begeleiden van studenten en medewerkers bij vragen over internationale mobiliteit.
• Bewaken van afspraken en deadlines en registreren in relevante systemen (bv. OASIS).
• Dienen als aanspreekpunt voor studenten, medewerkers en partnerinstellingen voor International Office.
• Ondersteunen van facultaire initiatieven rond internationalisering van het onderwijs.
• In kaart brengen en harmoniseren van processen binnen opleidingen en voorstellen voor digitalisering.

Connaissances

Administratieve ervaring

MS Office

Digitaal systemen

Nederlands en Engels

Formation

Bachelor diploma

Outils

OASIS

Description du poste

Administratief medewerker International Office

• Departement:Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen;GE58 - Facultaire dienst Onderwijsondersteuning Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen
• Tewerkstellingspercentage:50%- tijdelijke functie
• Solliciteren kan tot en met04-10-2026(DD/MM/YYYY)

Jouw opdracht

De Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de Universiteit Gent wil haar dienstverlening rond internationalisering voor studenten en opleidingen verder versterken en professionaliseren. Vandaag worden verschillende administratieve processen rond inkomende en uitgaande studentenmobiliteit nog grotendeels binnen de afzonderlijke opleidingen georganiseerd. Om expertise te bundelen, processen efficiënter te organiseren en studenten en opleidingen op een uniforme en kwaliteitsvolle manier te ondersteunen, willen we verder evolueren naar een facultair International Office.

Om deze ontwikkeling mee mogelijk te maken, zijn we op zoek naar een halftijds administratief medewerker onderwijs – International Office. Je komt dus terecht in een faculteit met een breed en divers onderwijsaanbod. Je maakt deel uit van het facultaire onderwijsteam en krijgt de kans om mee vorm te geven aan dienstverlening die volop in ontwikkeling is.

Als medewerker binnen het facultaire International Office sta je mee in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van internationale studentenmobiliteit en internationale onderwijsactiviteiten binnen de faculteit. Je werkt nauw samen met de betrokken opleidingen, het facultaire onderwijsteam en de centrale diensten van de Universiteit Gent.

Je draagt niet alleen bij aan de dagelijkse dienstverlening, maar helpt ook actief om de huidige werking verder te stroomlijnen en uit te bouwen tot een professionele facultaire dienstverlening.

Het takenpakket zal gradueel ingevuld worden en kunnen onder meer volgende taken omvatten.

Je taken omvatten onder meer:

• Je staat mee in voor de administratieve opvolging van inkomende en uitgaande studentenmobiliteit, van aanvraag tot afronding van het mobiliteitstraject.
• Je informeert en begeleidt studenten en medewerkers bij praktische en administratieve vragen over internationale mobiliteit.
• Je volgt uitwisselingsakkoorden met internationale partnerinstellingen op.
• Je bewaakt mee deadlines en procedures en zorgt voor een correcte registratie in de daarvoor voorziene systemen, waaronder OASIS.
• Je fungeert als toegankelijk aanspreekpunt voor studenten, medewerkers, partnerinstellingen en centrale diensten voor vragen die binnen het International Office worden opgenomen.
• Je ondersteunt facultaire initiatieven rond internationalisering van het onderwijs.
• Je brengt mee de bestaande administratieve processen binnen de verschillende opleidingen in kaart en formuleert voorstellen om deze te harmoniseren, vereenvoudigen en waar mogelijk te digitaliseren.
• Je draagt actief bij aan de verdere uitbouw en professionalisering van het facultaire International Office.

Daarnaast werk je taakoverschrijdend samen met andere ATP-leden van de Facultaire Dienst Onderwijs en het decanaat en fungeert als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van de workload en piekmomenten en wijzigende noden in de loop van de tijd.

Deze functie is tijdelijk, maar met een grote kans op een structureel karakter.

De functie-invulling is dynamisch zodat we samen een accuraat antwoord kunnen bieden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen het onderwijs.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Joke Vanden Broecke via [e-mail] of 09/3320427. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Kennis en ervaring

We zoeken een collega die graag structuur brengt in een complexe omgeving en die administratieve nauwkeurigheid combineert met een sterke dienstverlening.

• Administratieve ervaring in de context van het hoger onderwijs is een meerwaarde.
• Je hebt kennis van courante softwaretoepassingen (MS Office).
• Je bent in staat om je vlot in te werken in (nieuwe) digitale systemen.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels (mondeling en schriftelijk).

Vaardigheden en attitudes

• Je werkt nauwkeurig, planmatig en georganiseerd en behoudt het overzicht, ook wanneer je verschillende dossiers gelijktijdig opvolgt.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je dossiers en volgt afspraken en deadlines consequent op.
• Je bent klantgericht en communiceert vlot en professioneel met studenten en medewerkers.
• Je beschikt over een goed probleemoplossend vermogen, neemt initiatief en kan soepel omgaan met onverwachte situaties en wisselende werkdruk.
• Je denkt actief mee over hoe processen eenvoudiger, efficiënter en gebruiksvriendelijker kunnen worden georganiseerd.
• Je werkt graag samen, maar kan ook zelfstandig functioneren en vlot schakelen tussen verschillende opleidingen, diensten en stakeholders.
• Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe administratieve systemen snel eigen.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent bereid om zelf informatiesessies te verzorgen voor (grote) groepen studenten.
• Je bent assertief, empathisch en integer en hebt een positieve, proactieve werkhouding.

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst met daarna kans op een vaste aanstelling in functieklasseB. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op04-10-2026om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [e-mail] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ .