Administratief assistent (m/v/x)

Werkenvoor.be; Brussel; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Vervoerrecht

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

36 vakantiedagen

Job summary

Werkenvoor.be zoekt een gedreven medewerker Administratie in Brussel voor een voltijdse functie (100%). Je maakt deel uit van het team Administratie van 4 personen en ondersteunt HR, financiën en secretariaat, met aandacht voor privacy en compliance.

Je taken omvatten postbeheer, bezoekersontvangst, ondersteuning bij evenementen, ledenbeheer en HR-administratie; beperkte telewerk tot maximaal één dag per week.

Qualifications

• Minstens een professioneel bachelor diploma.
• Vloeiend NL en FR, schriftelijk en mondeling.
• Ervaring met administratieve taken en ledenbeheer.
• Kennis van Office 365 (SharePoint, Excel, Outlook).

Responsibilities

• Beheer van ledenadministratie en badges (Office 365).
• Administratieve opvolging van opleidingen en aanmaken/afsluiten van accounts.
• Bijhouden van cijfers in Excel en opvolging van mailboxen.
• Ondersteuning bij evenementen en bij aanvragen zitpenningen.
• Postbeheer, bezoekersontvangst en facilitaire ondersteuning.

Skills

Organisatie en gestructureerd werken

Tweetaligheid NL/FR

Nauwkeurig enAnalytisch werken

Leren en aanpassen aan vrijwilligers-

Education

Professionele Bachelor

Tools

SharePoint

Excel

Outlook

Job description

U komt terecht in het team administratie dat momenteel uit 4 personen bestaat: een TeamLeader (NL); een attaché financiën (FR) en één attaché-HR jurist (NL - werkt gedeeltelijk voor het team administratie).

Het team Administratie vervult een ondersteunende rol binnen de CTRG. Het staat in voor de correcte uitvoering van de administratieve processen, het administratief beheer van personeel en leden en biedt ondersteuning aan de andere teams binnen de organisatie. Daarnaast werkt het team nauw samen met een extern sociaal secretariaat, PersoPoint, om een vlotte en efficiënte werking van de organisatie te garanderen.
Door deze brede opdracht komt u in contact met uiteenlopende administratieve en organisatorische processen. De functie biedt dan ook een gevarieerd takenpakket en zal verder evolueren in functie van de groei en veranderende behoeften/processen binnen de CTRG.

Voorbeelden van ondersteunende uitvoerende taken (ongeveer 20%)

• Postbeheer (inkomend en uitgaande post, verzending aangetekende zendingen,…)
• Bezoekersonthaal en telefoonpermanentie
• Facilitaire en praktische ondersteuning, zoals vaatwasser leegmaken, ontkalken koffietoestel, beheer keukenhanddoeken, bloemen bestellen

Voorbeelden van administratieve taken (ongeveer 60%)

• Administratief ledenbeheer (zoals het bijhouden van benoemingen en ontslagen van nieuwe leden, het aanmaken en versturen van badges), het aanmaken en afsluiten van Office 365 accounts)
• Administratieve opvolging van verschillende opleidingen voor nieuwe leden (uitnodigingen versturen, opvolging vooruitgang,…)
• Bijhouden van cijfergegevens in Excel
• Opvolgen van verschillende mailboxen
• Ondersteuning bij evenementen (inschrijvingen, onthaal,…)
• Ondersteuning bij verwerking van de aanvragen zitpenningen

Redactiewerk (ongeveer 10%)

• Nalezen en vertalen van documenten (verslagen, communicatie naar het personeel,…)

Voorbeelden van HR-gerelateerde taken (ongeveer 10%)

• Bijhouden van personeelsadministratie
• Opvolgen van afwezigheden
• Bestelling maaltijdcheques

De CTRG is een onafhankelijk, onpartijdig en collateraal orgaan van het Parlement dat toeziet op de eerbiediging van de grondrechten en de waardigheid van gedetineerden. Voor meer informatie: www.ctrg.belgium.be.

Het CTRTG coördineert meer dan 450 mandatarissen in 37 commissies van toezicht die verbonden zijn aan een gevangenis of detentiehuis in België. De belangrijkste taak van deze commissies van toezicht is aanwezig te zijn in de gevangenissen en toe te zien op de eerbiediging van de menselijke waardigheid van de gedetineerden.
Door bij CTRG te werken, heb je directe invloed op de ontwikkeling van onze organisatie en op het veldwerk dat door de commissie(s) van toezicht wordt verricht.
Wij zijn een organisatie op menselijke schaal en als lid van het “team administratie” werk je samen met alle andere collega’s van het permanent secretariaat (juristen, directie, communicatie, …).

Onze kantoren, gelegen achter het federale parlement, zijn gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Het station Brussel-Centraal ligt op 12 minuten lopen.

Gezien de grote variatie aan taken en de nog niet gekende evolutie ervan in de toekomst, beschikt de ideale kandidaat over de volgende vaardigheden om het werk nu en later te kunnen uitvoeren:

Algemene vaardigheden

• Je werkt zeer georganiseerd en gestructureerd en je kan makkelijk hoofd- van bijzaak scheiden.
• Je werkt uiterst nauwkeurig in combinatie met snelheid van uitvoering.
• Je bent sterk in administratief beheer van lijsten en vooruitgangscontrole (bij voorkeur op een geautomatiseerde manier)
• Je leert graag en snel bij.
• Je kan omgaan met de veranderingen die inherent zijn aan een organisatie die voornamelijk uit vrijwilligers bestaat.

Technische vaardigheden

• Ervaring met het uitvoeren van administratieve taken vormt een grote meerwaarde
• Basis HR-kennis (contractenrecht, rol van een sociaal secretariaat,…) is een pluspunt.
• Je kan je vlot mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Nederlands en in het Frans.
• Je staat heel erg open voor ICT-oplossingen en beschikt over een grondige basiskennis van de Office 365 applicaties (SharePoint, Excel en Outlook)

Vereist diploma

Je bezit minstens een diploma professionele Bachelor.

Uittreksel uit het strafregister

Bij aanwerving moet je een blanco uittreksel uit het strafregister kunnen overleggen.

Het betreft een contractuele tewerkstelling in een voltijdse functie (100%) voor indiensttreding op 1 februari 2027.
De werkplaats is gevestigd in Brussel, Leuvenseweg 48. Door de aard van de uit te voeren taken, zijn de mogelijkheden tot telewerk beperkt tot maximum één dag per week.
Het statuut van de CTRG (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 9 januari 2026, blz 688 – NUMAC 2025/009472) is van toepassing.
U wordt aangeworven in de loonschaal B.1 van de CTRG (bijlage bij het gepubliceerde statuut). Bij de vaststelling van uw salaris wordt rekening gehouden met uw relevante beroepservaring, met een maximum van 5 jaar anciënniteit.

Bijkomende voordelen: maaltijdcheques, volledige terugbetaling van reiskosten met het openbaar vervoer en/of fietsvergoeding, een groepsverzekering aanvullend pensioen en een hospitalisatieverzekering.

Jaarlijkse vakantie: 36 dagen (onmiddellijk toegekend bij indiensttreding, pro rata bij indiensttreding in de loop van het jaar).

Opgelet

• 1. Het algemeen examenreglement van CTRG ( 2023-09-07-reglement-general-dex-amen_algemeen-examenreglement.pdf ) is van toepassing.
• 2. Elke fase van de selectieprocedure is uitsluitend en uw kandidatuur wordt niet in aanmerking genomen voor de verdere procedure als u bij een van de fasen afwezig bent.

Beoordeling van de deelnamevoorwaarden

U wordt alleen tot de selectie toegelaten als u over het vereiste diploma beschikt.

De beoordeling van eventuele relevante competenties en eventuele beroepservaring gebeurt uitsluitend op basis van de cv's en diploma's/certificaten die op de sluitingsdatum van de sollicitatie zijn ontvangen. Beschrijf daarom uw eventuele ervaring en competenties zo volledig mogelijk per functie, met vermelding van de begin- en einddatum en de taken en verantwoordelijkheden in elk geval.

Een voorafgaande telefonische screening kan deel uitmaken van deze fase.

Bij gelijkwaardigheid van sollicitaties zal de mate van tweetaligheid de doorslag geven.

De zes kandidaten die het best aan het vooraf vastgestelde profiel voldoen en aan de deelnamevoorwaarden voldoen, worden geselecteerd voor het tweede deel van de selectieprocedure. De examencommissie kan besluiten om meer dan zes kandidaten uit te nodigen voor de volgende fase.

Het is mogelijk dat u voorafgaand aan het interview wordt uitgenodigd voor online testen.

Schriftelijke en mondelinge proeven

Tijdens de schriftelijke en mondelingen proeven worden niet alleen uw technische en gedragsmatige vaardigheden in verband met de functie-eisen beoordeeld, maar ook uw motivatie en affiniteit met het werkgebied. Tijdens het interview wordt ook getest of u zich in beide landstalen kunt uitdrukken (mondeling en schriftelijk).

Op basis van dit gesprek stellen de juryleden een ranglijst van kandidaten op, die ook wordt gebruikt als wervingsreserve als er een bijkomende functie zou vrijkomen.

De CTRG voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selectie voor alle kandidaten. Heeft u een handicap, stoornis of ziekte? Dan kunt u vragen om een redelijke aanpassing van de selectieprocedure, ook als u niet over een geldig attest beschikt. Beschrijf uw handicap/stoornis/ziekte en geef aan welke aanpassingen u kunnen helpen. U bezorgt ons samen met uw sollicitatie, ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum, een passend attest met vermelding van uw naam en voornaam, en de code van het examen waaraan u wenst deel te nemen.

Over de jobinhoud

Centrale Toezichtsraad voor het Gevangeniswezen

FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking