Team Operations Manager:in (m/w/d)

Otago Online Consulting GmbH; Wien; Hybrid; EUR 34,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Google Expert:in Zertifizierung

Flexible Arbeitszeit

Homeoffice & Internet zu Hause

Öffi Ticket

Spotify-Mitgliedschaft

Fitnessstudio-Zuschuss

Obst & Obstkorb

Essensgutschein

Workation

Job summary

Otago Online Consulting GmbH sucht eine organisationstarke Unterstützung, die das Team administrativ begleitet, Wissensmanagement betreut und eng mit HR bei Recruiting und Bewerberkoordination zusammenarbeitet.

Sie arbeiten an der Schnittstelle zwischen Sales, Operations und externen Dienstleistern, pflegen Daten im CRM und leisten Admin-Support, um Kundenziele effizient zu erreichen. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen werden geboten.

Qualifications

• Organisationstalent und eigenständige Arbeitsweise sind gefragt.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
• Affinität zum Web, Google Ads und Social Media Ads.
• Hands-on-Mentalität, Serviceorientierung und Umsetzungsstärke.

Responsibilities

• Strukturgeber:in unterstützen Teams administrativ und organisatorisch nach Einarbeitung.
• Wissens-Hub betreuen, Vorlagen up-to-date halten, Termine vorbereiten.
• Sparringspartner:in mit Teamleads, Project-Tasks verwalten und Fortschritt vorantreiben.
• Recruiting & People Operations: Bewerberkontakte pflegen und Gespräche koordinieren.
• Daten, CRM & Partnerschaften: CRM/PM-Tool überblicken, Analysen vorbereiten, Schnittstellenmanagement.

Skills

Organisations Talent

Kommunikationsstärke

Eigenständigkeit

Themenwechsel-Flexibilität

Deutschkenntnisse C1

Web-Affinität

Serviceorientierung

Umsetzungsstärke

Tools

CRM-Systeme

Projektmanagement-Tools

Job description

Du suchst ein inspiriertes Team in einem wachsenden Unternehmen, das sich erfolgreich am Markt positioniert hat, und möchtest unser Online Marketing Team mit deinen Organisations-Skills tatkräftig unterstützen?

Dann möchten wir dich kennenlernen!

Dein Profil

• Du bist ein Organisationstalent, und deine Kommunikationsstärke sowie deine hohe Eigenständigkeit machen dich zu einem effizienten Teammitglied
• Du kannst problemlos und flexibel zwischen Themen, Projekten und Zielen wechseln
• Du bist gut organisiert, erledigst mit Leichtigkeit administrative Tasks und hast den Überblick
• Du bist zuverlässig, arbeitest strukturiert und schließt Aufgaben zeitgerecht ab
• Du hast eine Affinität zum Web und Google Ads sowie Social Media Ads sind dir ein Begriff
• Hands-on-Mentalität, Serviceorientierung und Umsetzungsstärke zeichnen dich aus
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse (verhandlungssicher / ab C1) in Sprache und Schrift

Daily Business - Deine Aufgaben bei otago

Organisation & Team-Support

Strukturgeber:in: Nach einer Einschulung in die Aufgaben und unsere Prozesse unterstützt du die Teams administrativ und organisatorisch bei internen Projekten. Dank dir ist das Team optimal organisiert.

Wissens-Hub: Du betreust das Wissensmanagement, organisierst Teamevents, hältst Vorlagen sowie Dokumente up-to-date und unterstützt tatkräftig in internen Terminen und Jour Fixes.

Sparringspartner:in: Zusätzlich arbeitest du eng mit den Teamleads zusammen, koordinierst Termine, bereitest diese professionell vor, verwaltest Projekt-Tasks und treibst so den Projektfortschritt aktiv voran.

Recruiting & People Operations

Talent-Magnet: In Zusammenarbeit mit HR hilfst du dem Team dabei, neue Kolleg:innen zu gewinnen. Du fungierst als herzlicher Erstkontakt zu Bewerber:innen und koordinierst die gesamten Bewerbungsgespräche.

Active Sourcing: Du unterstützt beim Talent Scouting, um die passenden Profile für unsere Vision zu finden.

Daten, CRM & Partnerschaften

Daten-Expertise: Du behältst den Überblick über unser internes CRM sowie Projektmanagementtool. Du bereitest Daten strukturiert auf und erstellst Analysen, die uns helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Schnittstellenmanagement: Du unterstützt an der Schnittstelle zwischen Sales und den operativen Teams und pflegst die Beziehungen zu externen Dienstleistern. So stellst du eine reibungslose Zusammenarbeit sicher.

Admin-Support: Klassische administrative Aufgaben erledigst du effizient, damit sich das Team voll auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Im Team bekommst du Unterstützung und viel Motivation, das Beste für die Kund:innen herauszuholen. Fokus, Qualität, Kund:innenorientierung und viel Eigenverantwortung sind uns wichtig – genauso wie offene Kommunikation auf Augenhöhe untereinander und mit unseren KundInnen. Wir arbeiten laufend daran, in dem, was wir tun, besser zu werden – als Team und individuell. Unser Wissen teilen wir gerne.

Wir bieten

• Online Marketing Projekte mit Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen - Referenzen
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Platz für Eigeninitiative
• Zertifizierung als Google Expert:in – wir sind Google Premier Partner Agentur
• Ambitioniertes Team mit richtig Spaß an der Arbeit
• Modernes Büro direkt auf der Mariahilfer Straße bei der U3 Zieglergasse und Ausstattung für Homeoffice & Internet für zu Hause
• Flexible Zeiteinteilung, individuelles Weiterbildungsbudget, Gewinnbeteiligung, Öffi Ticket, Spotify, Fitnessstudio, Obst, Essensgutschein, Workation

Gehalt

Wir bieten ein Jahresgehalt zwischen EUR 34.000 und EUR 38.000 brutto (Basis 38,5 h/Wo) je nach Qualifikation und Berufserfahrung.