Projektassistenz/Administration (m/w/x)

Takko ModeMarkt GmbH; Wels; Vor Ort; EUR 35 000 - 45 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein schnellwachsendes Bauunternehmen in Wels sucht eine engagierte Projektassistenz zur Unterstützung des dynamischen Teams. Die Position erfordert fundierte Kenntnisse im Pre-Accounting, hervorragende Deutschkenntnisse und IT-Kompetenz in MS 365. Sie sind verantwortlich für vorbereitende Buchhaltungsaufgaben, Dokumentenmanagement und administrative Tätigkeiten.

Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung im Pre‑Accounting erforderlich.
• Kenntnisse im Dokumentenmanagement sind notwendig.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift erforderlich.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS 365 gewünscht.
• Branchenverständnis Bau von Vorteil.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsprüfung.
• Dokumenten- und Fristenmanagement.
• Administrative Tätigkeiten und Besucherempfang.
• Projektunterstützung und Materialmanagement.

Kenntnisse

Pre-Accounting Kenntnisse

Dokumentenmanagement

Ausgezeichnete Deutschkenntnisse

MS 365 Anwenderkenntnisse

Branchenverständnis Bau

Strukturierte Arbeitsweise

Tools

MS 365

BMD/DATEV/DMS

Jobbeschreibung

Projektassistenz/Administration (m/w/x)

Wir bieten eine krisensichere Anstellung in einem zukunftsorientierten Umfeld. Für unseren Kunden, ein schnellwachsendes Bauunternehmen in Wels, suchen wir eine engagierte Projektassistenz (m/w/x), zur Erweiterung des dynamischen Teams.

Ihr Verantwortungsbereich

• Vorbereitende Buchhaltung (Pre-Accounting): Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Leistungsnachweisen, Kassenbelegen und Stundenlisten zur Übergabe an die Buchhaltung, Vorbereitung des Mahnwesens.
• Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte digitale und physische Ablage. Versionskontrolle und Überwachung von Fristen (z. B. Gewährleistung, Bürgschaften).
• Administrative Tätigkeiten: Professionelle Korrespondenz, Steuerung der Kommunikationsschnittstellen (Telefon, E‑Mail) und administrative Stammdatenpflege sowie Besucherempfang.
• Projektunterstützung: Formatierung von Ausschreibungsunterlagen, Aktualisierung von Nachtragsübersichten und administrative Unterstützung im Material- und Gerätemanagement (Bestellungen und Lieferscheinkontrolle).

Ihr Profil

• Fundierte Erfahrung im Pre‑Accounting: Kenntnisse der Belegkreisläufe, Kontierung sowie Grundbegriffe der USt, Skonto, KST/KTR.
• Kenntnisse im Dokumentenmanagement: strukturierte Ordnerlogik, Metadatenpflege, Versionierung, Fristenverwaltung.
• Sichere Ausdrucksweise: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
• IT-Kompetenz: Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS 365 (Outlook, Word‑Formatierung, Excel‑Grundlagen). Erfahrung mit branchenüblicher Software (z. B. BMD/DATEV/DMS) ist von Vorteil.
• Branchenverständnis Bau
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise: Lernbereitschaft, Flexibilität und proaktives Mindset sowie die Bereitschaft, den „Extrameter mehr