Projektassistenz/Administration (m/w/x)

Randstad Austria GmbH; Wels; Vor Ort; EUR 35 000 - 45 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein schnellwachsendes Bauunternehmen in Wels sucht eine engagierte Projektassistenz (m/w/x). Sie sind verantwortlich für vorbereitende Buchhaltung, Dokumentenmanagement und administrative Tätigkeiten. Die ideale Kandidatin hat fundierte Erfahrung im Pre-Accounting, hervorragende Deutschkenntnisse sowie IT-Kompetenz in MS 365. Flexibilität und eine strukturierte Arbeitsweise sind ebenso gefordert.

Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung im Pre-Accounting, Kenntnisse der Belegkreisläufe.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS 365, insbesondere Excel.
• Sichere Ausdrucksweise in Deutsch in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
• Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte Ablage und Versionskontrolle.
• Administrative Tätigkeiten: Korrespondenz und Stammdatenpflege.

Kenntnisse

Erfahrung im Pre-Accounting

Kenntnisse im Dokumentenmanagement

Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C1)

IT-Kompetenz in MS 365

Branchenverständnis Bau

Strukturierte Arbeitsweise

Tools

BMD

DATEV

DMS

Jobbeschreibung

Wir bieten eine krisensichere Anstellung in einem zukunftsorientierten Umfeld. Für unseren Kunden, ein schnellwachsendes Bauunternehmen in Wels, suchen wir eine engagierte Projektassistenz (m/w/x), zur Erweiterung des dynamischen Teams.

Ihr Verantwortungsbereich

• Vorbereitende Buchhaltung (Pre-Accounting): Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Leistungsnachweisen, Kassenbelegen und Stundenlisten zur Übergabe an die Buchhaltung, Vorbereitung des Mahnwesens.
• Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte digitale und physische Ablage. Versionskontrolle und Überwachung von Fristen (z. B. Gewährleistung, Bürgschaften).
• Administrative Tätigkeiten: Professionelle Korrespondenz, Steuerung der Kommunikationsschnittstellen (Telefon, E-Mail) und administrative Stammdatenpflege sowie Besucherempfang.
• Projektunterstützung: Formatierung von Ausschreibungsunterlagen, Aktualisierung von Nachtragsübersichten und administrative Unterstützung im Material- und Gerätemanagement (Bestellungen und Lieferscheinkontrolle).

Ihr Profil

• Fundierte Erfahrung im Pre-Accounting: Kenntnisse der Belegkreisläufe, Kontierung sowie Grundbegriffe der USt, Skonto, KST/KTR.
• Kenntnisse im Dokumentenmanagement: strukturierte Ordnerlogik, Metadatenpflege, Versionierung, Fristenverwaltung.
• Sichere Ausdrucksweise: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
• IT-Kompetenz: Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS 365 (Outlook, Word-Formatierung, Excel-Grundlagen). Erfahrung mit branchenüblicher Software (z. B. BMD/DATEV/DMS) ist von Vorteil.
• Branchenverständnis Bau
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise: Lernbereitschaft, Flexibilität und proaktives Mindset sowie die Bereitschaft, den „Extrameter mehr