Project Coordinator Pharma (m/w/d)

globe personal services; Wien; Hybrid; EUR 39.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeitsmodell

Weiterbildungsmöglichkeiten

Moderne Büroräume

Kollegiales Arbeitsumfeld

Homeoffice bis 3 Tage/Woche

Zusammenfassung

globe personal services in Wien sucht eine engagierte Fachkraft für Einkaufs- und Verwaltungsaufgaben in einem innovativen biopharmazeutischen Unternehmen. Sie bearbeiten PO-Erstellungen, Rechnungsfreigaben, Veranstaltungsorganisation und Vertragsmanagement.

Zusätzliche Aufgaben umfassen Reiseorganisation, Mustertracking und Unterstützung bei Kongressständen. Die Rolle erfordert Deutsch/Englisch-Kommunikation, Teamarbeit und Eigeninitiative.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, wirtschaftlichen oder naturwissenschaftlichen Bereich.
• Erste Berufserfahrung in einer regulierten Branche von Vorteil.
• Sehr gutes Verständnis für Prozesse, Dokumentation und Compliance-Anforderungen.

Aufgaben

• Erstellung und Verwaltung von Purchase Orders (POs) sowie Rechnungsfreigabe.
• Organisation interner und externer Events, Kongresse und Sponsoring-Aktivitäten.
• Vertrags- und Vorlagenmanagement (Erstellung, Signaturlauf, Ablage).
• Reiseorganisation in Zusammenarbeit mit externen Reisebüros.
• Mustertracking & Reconciliation – Abgleich zwischen Logistikpartner und internen Anforderungen.
• Mitarbeit bei der grafischen Gestaltung von Kongressständen und -unterlagen.

Kenntnisse

Sehr gutes Prozessverständnis

Dokumentation & Compliance

Organisationsstärke

Eigeninitiative

Teamplayer-Mentalität

Kommunikation Deutsch/Englisch

MS Office

CRM-Systeme (Orbit)

Ausbildung

Ausbildung kaufmännisch/ wirtschaftlich oder naturwissenschaftlich

Tools

MS Office

CRM-System Orbit

Jobbeschreibung

Unser Kunde ist ein global tätiges biopharmazeutisches Unternehmen mit Hauptsitz in Brüssel, das sich auf die Erforschung und Entwicklung innovativer Therapien für Menschen mit schweren chronischen Erkrankungen spezialisiert hat – insbesondere in den Bereichen Neurologie und Immunologie.

In Österreich engagiert er sich seit vielen Jahren für eine bessere Lebensqualität von Patient:innen und arbeiten dabei eng mit medizinischen Fachkreisen, Forschungseinrichtungen und Partnerunternehmen zusammen.

Seine Unternehmenskultur basiert auf gegenseitigem Respekt, Innovation, wissenschaftlicher Exzellenz und dem Wunsch, nachhaltige Veränderungen zu schaffen. Wir bieten unseren Mitarbeiter:innen ein dynamisches, agiles Umfeld, in dem individuelle Stärken zählen und gemeinsames Wachstum möglich ist.

Ihre Aufgaben:

• Erstellung und Verwaltung von Purchase Orders (POs) sowie Rechnungsfreigabe
• Organisation interner und externer Events, Kongresse und Sponsoring-Aktivitäten
• Vertrags- und Vorlagenmanagement (Erstellung, Signaturlauf, Ablage)
• Reiseorganisation e in Zusammenarbeit mit externen Reisebüros
• Mustertracking & Reconciliation – Abgleich zwischen Logistikpartner und internen Anforderungen
• Mitarbeit bei der grafischen Gestaltung von Kongressständen und -unterlagen
• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, wirtschaftlichen oder naturwissenschaftlichen Bereich
• Erste Berufserfahrung in einer regulierten Branchen mit straffem Regelkonzept von Vorteil
• Sehr gutes Verständnis für Prozesse, Dokumentation und Compliance-Anforderungen
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise auch mit CRM-Systemen (z. B. ORBIT)
• Organisationsstärke, strukturierte Arbeitsweise und Eigeninitiative
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Teamplayer-Mentalität, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Eine vielseitige, verantwortungsvolle Rolle in einem innovativen biopharmazeutischen Unternehmen
• Ein Bruttomonatsgehalt von € 3.800,-, kein All In
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit bis zu 3 Tagen Homeoffice pro Woche
• Ein modernes Büro in zentraler Lage mit ausgezeichneter öffentlicher Anbindung
• Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
• Raum für Eigenverantwortung, Mitgestaltung und persönliche Entwicklung
• Umfassende Einarbeitung sowie individuelle Fort- und Weiterbildungsangebote
• Attraktives Gesamtpaket mit marktgerechter Vergütung und Zusatzleistungen