Office Manager:in – International Office & Lehrgangsadministration

FH JOANNEUM Gesellschaft mbH; Graz; Vor Ort; EUR 40 000 - 60 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Hochschule für Angewandte Wissenschaften in Graz sucht eine:n Office Manager:in für das internationale Serviceangebot. Sie übernehmen die Administration des Lehrgangs Studienvorbereitung Deutsch sowie das Sprachkursprogramm. Für diese Position sind sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse erforderlich. Flexible Arbeitszeiten, mobile Arbeit und familienfreundliche Vorteile sind gegeben.

Leistungen

Mobiles Arbeiten

Gleitzeitregelung

Bezahlte Mittagspause

Diverse Kostenzuschüsse

Qualifikationen

• Erfahrung im Sekretariats- und/oder Assistenzbereich.
• Selbstständige, zielorientierte Arbeitsweise, Motivation, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein.
• Freundliches und sicheres Auftreten.

Aufgaben

• Zentrale Rolle in der Abteilung Internationale Beziehungen.
• Korrespondenz, Telefonie und betreuende Aufgaben.
• Organisation und Administration von Lehrveranstaltungen.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse (C1 oder muttersprachlich)

Englischkenntnisse (mindestens B2)

Organisationstalent

Zahlenverständnis

PC-Kenntnisse (MS-Office)

Kommunikationsstärke

Team- und Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau

Tools

SAP-Kenntnisse

Jobbeschreibung

Office Manager:in – International Office & Lehrgangsadministration

Serviceabteilung "Internationale Beziehungen" / CAMPUS LinguaNEUM und Lehrgang Studienvorbereitung Deutsch ("SDZ") in Graz. KN 974 25 004.

Beschäftigungsausmaß: 100 %.

Mindestentgelt: € 2 830,9 brutto (bei anrechenbarer Berufserfahrung und/oder anrechenbarer Qualifikation ist eine höhere Entlohnung möglich).

Beginn des Beschäftigungsverhältnisses: Februar 2026.

Gestalten Sie mit uns die Zukunft unseres internationalen Serviceangebots! Werden Sie Teil unseres offenen, motivierten, dynamischen, international ausgerichteten und serviceorientierten Teams in der Abteilung "Internationale Beziehungen" in Graz. In Ihrer Rolle übernehmen Sie die Administration des Lehrgangs "Studienvorbereitung Deutsch (SDZ)" sowie des Sprachkursprogramms von CAMPUS LinguaNEUM und tragen damit aktiv zum reibungslosen Ablauf und zur Weiterentwicklung unseres internationalen Angebots bei.

Ihre Aufgaben:

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Abteilung Internationale Beziehungen und arbeiten eng mit der Abteilungs- und Lehrgangsleitung, den Mitarbeitenden der Abteilung, Lehrenden und Studierenden zusammen. Ihr Tätigkeitsfeld umfasst zwei zentrale Aufgabenbereiche:

• Korrespondenz, Telefonie, (vorbereitendes) Rechnungswesen und Betreuung des Bezahlungssystems
• Erste Anlaufstelle für Kund:innen
• Lagerverwaltung für Lehrmittel und Drucksorten
• Unterstützung der Lehrgangsleitung in organisatorischen Belangen (z. B. Budgetplanung)

Lehrgangsadministration, Sprachen & interkulturelle Kurse:

• Administration des Bewerbungsprozesses für den Lehrgang "Studienvorbereitung Deutsch" (SDZ)
• Organisation, Koordination und Administration von Lehrveranstaltungen inkl. Stundenplanung für Lehrgang, Intensiv- und Semesterkurse sowie Summerschools
• Administration und Aufsicht von ÖSD-Prüfungen am eigenen ÖSD-Prüfungszentrum
• Betreuung von Studierenden und Lehrenden am Lehrgang und CAMPUS LinguaNEUM inkl. Vertragsverwaltung für Lehraufträge
• Abstimmung und Koordination von (inter-)kulturellen Veranstaltungen der Abteilung
• Aktive Mitarbeit bei Abteilungs- und FH-weiten Veranstaltungen (Open House, Orientierungsprogramme, International Fair, ERASMUS DAYS)

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau
• Sehr gute Deutschkenntnisse (muttersprachlich oder C1) und gute Englischkenntnisse (mindestens B2) in Wort und Schrift
• Erfahrung im Sekretariats- und/oder Assistenzbereich
• Gutes Zahlenverständnis sowie Grundkenntnisse im Rechnungswesen
• Sehr gute PC-Kenntnisse (MS-Office-Paket, Internet/E‑Mail)
• Selbstständige, zielorientierte Arbeitsweise, Motivation, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches und sicheres Auftreten
• Kommunikationsstärke, Team- und Serviceorientierung sowie Offenheit für neue Herausforderungen
• Organisationstalent, Flexibilität und Koordinationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld

Zusätzlich von Vorteil:

• SAP‑Kenntnisse
• Berufserfahrung im (internationalen) hochschulischen bzw. universitären Umfeld
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Mobiles Arbeiten: fixe oder anlassbezogene Telearbeitstage
• Gleitzeitregelung
• (Eltern‑)Teilzeitbeschäftigungen
• Sabbatical und Karenzierung
• Papamonat: zwei Wochen bezahlter Sonderurlaub und einseitiger zweiwöchiger Antritt von Urlaub oder Zeitausgleich
• Bezahlte tägliche Mittagspause von 20 Minuten ab der sechsten Arbeitsstunde
• Mehr Urlaub: sechs Wochen bezahlter Urlaub nach dem 43. Lebensjahr und sechs Dienstjahren an der FH JOANNEUM oder mit Vollendung des 50. Lebensjahres
• Bezahlte Freizeit für spezielle familiäre Anlässe
• Kontingent an Betreuungsplätzen bei umliegenden Kinderbetreuungseinrichtungen (für Mitarbeitende mit Hauptwohnsitz Graz)
• 1 Woche Kinderbetreuung in den Sommerferien
• Diverse Kostenzuschüsse und Vergünstigungen
• Täglicher Essensbonus

Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen laden Sie bitte bis zum 30. November 2025 hier hoch:

Im Sinne unseres Leitbildes der FH JOANNEUM – University of Applied Sciences, welches die Vielfalt von Menschen in Ihren diversen Aspekten wertschätzend zu interpretieren anregt, werden Menschen mit solchen persönlich‑vielfältigen Hintergründen nachdrücklich zur Bewerbung eingeladen.