Office & Administration Coordinator (m/w/d)

Oehweb; Innsbruck; Hybrid; EUR 20 000 - 40 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Tourismus in Innsbruck sucht einen Office & Administration Coordinator, der zentrale administrative Abläufe koordiniert und das Corporate-Services-Team unterstützt. Ihre Aufgaben umfassen die Verwaltung von Dokumenten und das Management von Büromaterialien. Wichtige Anforderungen sind 1-2 Jahre Erfahrung im Office Management, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace. Die Position bietet eine Vollzeitstelle mit einem monatlichen Bruttogehalt ab 2.600€.

Leistungen

Offene Kommunikationskultur

Moderne Büroarbeitsumgebung

Regelmäßige Firmen- und Teamevents

Qualifikationen

• 1-2 Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich oder Office Management.
• Freude an administrativen Aufgaben und Routineprozessen.
• Lernbereitschaft und eigenständiges Arbeiten.

Aufgaben

• Verwaltung des gesamten Postverkehrs und organisatorische Aufgaben.
• Aufgaben im digitalen Dokumentenmanagement und Vertragsverwaltung.
• Verwaltung von Mitarbeiterwohnungen und anderen Büros.

Kenntnisse

Zuverlässige, diskrete und strukturierte Arbeitsweise

Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Gute Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace

Kommunikative und soziale Kompetenz

Jobbeschreibung

Als Office & Administration Coordinator koordinierst die zentralen administrativen Abläufe vor Ort im Büro und unterstützt das Corporate-Services-Team im Tagesgeschäft. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Organisation, Dokumentation und interne Prozesse sauber, nachvollziehbar und effizient laufen. Du bist bei uns richtig, wenn du motiviert bist, Struktur und Ordnung zu schaffen

• Arbeitsort: Innsbruck mit Schwerpunkt Anwesenheit im Büro + HO-Möglichkeiten
• Headquarter: Innsbruck
• Vertrag: Vollzeit, 38,5h/Woche
• Arbeitsbeginn: 02. Januar 2026
• Vergütung: mind. 2.600€/Monat brutto (14 Gehälter; Überzahlung nach Qualifikation)

Team und Rolle

Das Corporate-Services-Team umfasst Buchhaltung, Controlling, Billing, Compliance, Office Management und Legal. In deiner Rolle als bist du im Bereich Office Management verankert und arbeitest eng mit dem Head of Corporate Services zusammen. Du sorgst dafür, dass administrative Abläufe stabil laufen, weiterentwickelt werden und der operative Alltag im Büro verlässlich funktioniert.

Wir arbeiten pragmatisch, transparent und unterstützen uns gegenseitig. Dich erwartet ein internationales Team, das unkompliziert, lösungsorientiert und wertschätzend zusammenarbeitet.

Was zu Deinen Aufgaben & Verantwortlichkeiten zählt:

• Office & Administration
  • Verwaltung des gesamten Postverkehrs (inkl. Unternehmen Service Portal)
  • Office-Bestellungen, Materialverwaltung und organisatorische Aufgaben
  • Verwaltung von Mitarbeiterwohnungen und unseren anderen Büros
  • Erstellung von Auswertungen und Reports zu administrativen Themen
    Dokumenten- & Vertragsmanagement
• Strukturierte Ablage und digitales Dokumentenmanagement
  • Verwaltung von Verträgen und zugehörigen Unterlagen
  • Bearbeitung von Anonymverfügungen
  • Verwaltung von Firmenhandys, SIM-Karten und relevanten Dokumenten
  • Corporate Services & Organisation
• Verwaltung des Fuhrparks
  • Unterstützung in Versicherungsangelegenheiten
  • Unterstützung bei der Koordination von Haftungs- und Schadensfällen
  • Schnittstelle zu allen Abteilungen
  • Pflege und Aktualisierung administrativer Daten und Unterlagen
• Finanznahe Tätigkeiten
  • Unterstützung bei verwaltung von Eingangsrechnungen sowie freigabeprozessen und Kreditkarten abbuchungen
  • Koordination von Inkassoverfahren

Was Du mitbringen solltest:

• 1-2 Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich oder Office Management
• Zuverlässige, diskrete und strukturierte Arbeitsweise
• Freude an administrativen Aufgaben und Routineprozessen
• Lernbereitschaft und eigenständiges Arbeiten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Gute Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace
• Kommunikative und soziale Kompetenz
• Hohes Verantwortungsgefühl und Einsatzbereitschaft
• Vorteilhaft: Erfahrung oder Bezug zum Tourismusbereich

Warum keyone?

• Offene Kommunikationskultur
• Deine optimale Arbeitsumgebung in unserem modernen Büro sowie in deinen eigenen vier Wänden
• Leistungsstarkes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Ein internationales und dynamisches Team mit Diversity-Kultur
• Regelmäßige Firmen- und Teamevents

Wir bei keyone sind stolz auf die Vielfalt unseres Teams. Weder bei der Einstellung noch während des Beschäftigungsverhältnisses werden Entscheidungen auf Basis von Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung, ethnischer oder nationaler Herkunft, Nationalität, Geschlechteridentität, sexueller Orientierung, Behinderung oder Alter getroffen.