Office & Administration Coordinator (m/w/d)

keyone; Innsbruck; Hybrid; EUR 20 000 - 40 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Unternehmen in Innsbruck sucht einen Office & Administration Coordinator (m/w/d), um die administrativen Abläufe im Büro zu koordinieren und das Corporate-Services-Team zu unterstützen. Vorausgesetzt werden sehr gute Deutschkenntnisse und Freude an administrativen Aufgaben. Angeboten werden ein moderner Arbeitsplatz und flexible Homeoffice-Möglichkeiten.

Leistungen

Moderne Büroausstattung

Flexible Homeoffice-Möglichkeiten

Regelmäßige Firmen- und Teamevents

Qualifikationen

• Diskrete, strukturierte Arbeitsweise und Begeisterung für Routineprozesse.
• Lernbereitschaft und eigenständiges Arbeiten.
• Erste Erfahrung im administrativen Bereich ist vorteilhaft.

Aufgaben

• Verwaltung des gesamten Postverkehrs und Office-Bestellungen.
• Strukturierte Ablage und digitales Dokumentenmanagement.
• Unterstützung bei Finanzvorgängen und Inkassoverfahren.

Kenntnisse

Zuverlässige, diskrete und strukturierte Arbeitsweise

Freude an administrativen Aufgaben

Sehr gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace

Erste Berufserfahrung in einem administrativen Umfeld

Kommunikative und soziale Kompetenz

Jobbeschreibung

AlsOffice & Administration Coordinatorkoordinierst die zentralen administrativen Abläufe vor Ort im Büro und unterstützt das Corporate-Services-Team im Tagesgeschäft. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Organisation, Dokumentation und interne Prozesse sauber, nachvollziehbar und effizient laufen. Du bist bei uns richtig, wenn du motiviert bist, Struktur und Ordnung zu schaffen.

• Arbeitsort:Innsbruck mit Schwerpunkt Anwesenheit im Büro + HO-Möglichkeiten
• Headquarter:Innsbruck
• Vertrag:Vollzeit, 38,5h/Woche
• Arbeitsbeginn:02. Januar 2026
• Vergütung:mind. 2.600€/Monat brutto (14 Gehälter; Überzahlung nach Qualifikation)

Team und Rolle

Das Corporate-Services-Team umfasst Buchhaltung, Controlling, Billing, Compliance, Office Management und Legal. In deiner Rolle bist du im Bereich Office Management verankert und arbeitest eng mit dem Head of Corporate Services zusammen. Du sorgst dafür, dass administrative Abläufe stabil laufen, weiterentwickelt werden und der operative Alltag im Büro verlässlich funktioniert.

Wir arbeiten pragmatisch, transparent und unterstützen uns gegenseitig. Dich erwartet ein internationales Team, das unkompliziert, lösungsorientiert und wertschätzend zusammenarbeitet.

Was zu Deinen Aufgaben & Verantwortlichkeiten zählt:

Office & Administration

• Verwaltung des gesamten Postverkehrs (inkl. Unternehmen Service Portal)
• Office-Bestellungen, Materialverwaltung und organisatorische Aufgaben
• Verwaltung von Mitarbeiterwohnungen und unseren anderen Büros
• Erstellung von Auswertungen und Reports zu administrativen Themen

Dokumenten- & Vertragsmanagement

• Strukturierte Ablage und digitales Dokumentenmanagement
• Verwaltung von Verträgen und zugehörigen Unterlagen
• Bearbeitung von Anonymverfügungen
• Verwaltung von Firmenhandys, SIM-Karten und relevanten Dokumenten

Corporate Services & Organisation

• Verwaltung des Fuhrparks
• Unterstützung in Versicherungsangelegenheiten
• Unterstützung bei der Koordination von Haftungs- und Schadensfällen
• Schnittstelle zu allen Abteilungen
• Pflege und Aktualisierung administrativer Daten und Unterlagen

Finanznahe Tätigkeiten

• Unterstützung bei verwaltung von Eingangsrechnungen sowie freigabeprozessen und Kreditkarten abbuchungen
• Koordination von Inkassoverfahren

Was Du mitbringen solltest:

• Zuverlässige, diskrete und strukturierte Arbeitsweise
• Freude an administrativen Aufgaben und Routineprozessen
• Lernbereitschaft und eigenständiges Arbeiten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Gute Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace
• Erste Berufserfahrung in einem vergleichbaren administrativen Umfeld
• Vorteilhaft: Erfahrung oder Bezug zum Tourismusbereich
• Kommunikative und soziale Kompetenz
• Hohes Verantwortungsgefühl und Einsatzbereitschaft

Warum keyone?

• Offene Kommunikationskultur
• Deine optimale Arbeitsumgebung in unserem modernen Büro sowie in deinen eigenen vier Wänden
• Leistungsstarkes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Ein internationales und dynamisches Team mit Diversity-Kultur
• Regelmäßige Firmen- und Teamevents

Wir bei keyone sind stolz auf die Vielfalt unseres Teams. Weder bei der Einstellung noch während des Beschäftigungsverhältnisses werden Entscheidungen auf Basis von Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung, ethnischer oder nationaler Herkunft, Nationalität, Geschlechteridentität, sexueller Orientierung, Behinderung oder Alter getroffen.