Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat und Administration

Psychiatrie St.Gallen; Schweiz; Vor Ort; EUR 95.000 - 127.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Psychiatrie St.Gallen sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Koordination von Sitzungsterminen, Vor- und Nachbereitung inklusive Protokollführung. Du pflegst Wartelisten im Bewohnendenmanagement, erstellst Verträge bei Eintritt und verwaltest fakturarelevante Bewohnendendaten.

Du unterstützt die Leitung Pflege und Betreuung im Bewerbermanagement sowie bei Prozessdokumenten. Kennzahlen-Auswertungen, Präsentationen und SharePoint-Betreuung gehören ebenfalls dazu; Dienstagvormittag ist

Qualifikationen

• Du verfügst über einen Abschluss als Kauffrau/Kaufmann EFZ, idealerweise mit Erfahrung im Gesundheitswesen, oder bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion und Institution mit.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Tools, insbesondere Excel, werden vorausgesetzt.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift (mind. Niveau C1) ist erforderlich; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Eine analytische Denkweise, Zuverlässigkeit, ein strukturiertes und lösungsorientiertes Vorgehen sowie eine rasche Auffassungsgabe gehören zu deinen Stärken.
• Du verfügst über ein ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement und bleibst auch in anspruchsvollen Situationen fokussiert und gelassen.
• Eigeninitiative, aktives Mitdenken und Freude daran, Aufgaben mitzugestalten und weiterzuentwickeln, zeichnen dich aus.

Aufgaben

• Du planst und koordinierst sämtliche Sitzungstermine und übernimmst deren Vor- und Nachbereitung, inkl. Protokollführung.
• Im Bewohnendenmanagement pflegst du unsere Warteliste und übernimmst die Vertragserstellung bei Eintritt von Bewohnenden.
• Du bist verantwortlich für die Pflege und Verwaltung von fakturarelevanten Bewohnendendaten.
• Du unterstützt die Leitung Pflege und Betreuung im Bewerbermanagement sowie bei der Pflege und Bearbeitung von Prozessmanagementdokumenten.
• Die Auswertung von Kennzahlen sowie die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich.
• Zudem betreust und aktualisierst du unsere SharePoint-Seiten und arbeitest in definierten Projekten mit.
• Jeweils am Dienstagvormittag ist deine Anwesenheit unbedingt erforderlich, die übrigen Einsatztage können nach Absprache festgelegt werden.

Kenntnisse

Analytisches Denken

Zuverlässigkeit

Strukturiertes Vorgehen

Zeit- und Selbstmanagement

Eigeninitiative

Selbstständiges Mitdenken

Initiative

Deutsch (C1)

Ausbildung

Kaufmann/Kauffrau EFZ

Tools

MS Office

Excel

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

• Du planst und koordinierst sämtliche Sitzungstermine und übernimmst deren Vor- und Nachbereitung, inkl. Protokollführung.
• Im Bewohnendenmanagement pflegst du unsere Warteliste und übernimmst die Vertragserstellung bei Eintritt von Bewohnenden.
• Du bist verantwortlich für die Pflege und Verwaltung von fakturarelevanten Bewohnendendaten.
• Du unterstützt die Leitung Pflege und Betreuung im Bewerbermanagement sowie bei der Pflege und Bearbeitung von Prozessmanagementdokumenten.
• Die Auswertung von Kennzahlen sowie die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich.
• Zudem betreust und aktualisierst du unsere SharePoint-Seiten und arbeitest in definierten Projekten mit.
• Je nach Eignung und Interesse können weitere anspruchsvolle Aufgaben übernommen werden.

Dein Profil

• Du verfügst über einen Abschluss als Kauffrau/Kaufmann EFZ, idealerweise mit Erfahrung im Gesundheitswesen, oder bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion und Institution mit.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Tools, insbesondere Excel, werden vorausgesetzt.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift (mind. Niveau C1) ist erforderlich; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Eine analytische Denkweise, Zuverlässigkeit, ein strukturiertes und lösungsorientiertes Vorgehen sowie eine rasche Auffassungsgabe gehören zu deinen Stärken.
• Du verfügst über ein ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement und bleibst auch in anspruchsvollen Situationen fokussiert und gelassen.
• Eigeninitiative, aktives Mitdenken und Freude daran, Aufgaben mitzugestalten und weiterzuentwickeln, zeichnen dich aus.
• Jeweils am Dienstagvormittag ist deine Anwesenheit unbedingt erforderlich, die übrigen Einsatztage können nach Absprache festgelegt werden.

Über uns

Mit rund 1'400 Mitarbeitenden stellen wir an unseren neun Unternehmensstandorten gut zugängliche, persönliche und wirkungsvolle psychiatrische Behandlungen und die Betreuung von erwachsenen Menschen in den Kantonen St.Gallen und Appenzell Ausserrhoden sowie im Fürstentum Liechtenstein sicher.