Mitarbeiter*in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper

KUPF; Salzburg; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Mitarbeiterkantine – vergünstigtesMitt

Dienstkarten Generalproben

Betriebsarzt & Gesundheitsförderung

Mitarbeiter-Events

Faire Vergütung nach KV

Job summary

Der Salzburger Festspielfonds sucht ab Januar 2027 eine/m Mitarbeiter/in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper in Vollzeit. Die Stelle gehört zur Intendanz/Künstlerische Betriebsdirektion Oper und umfasst Vertragswesen, Disposition und Organisationsaufgaben rund um Opernproduktionen.

Sie bringen eine einschlägige Ausbildung bzw. Berufserfahrung im Kulturmanagement, gute Deutsch- und Englischkenntnisse, MS Office Kenntnisse sowie Diskretion und Teamfähigkeit mit.

Qualifications

• Einschlägige Ausbildung und Berufserfahrung im Bereich Künstlerisches Betriebsbüro / Kulturmanagement / Veranstaltungsorganisation.
• Kenntnisse der internationalen Kultur-, Agentur- und Verlagsszene.
• Kenntnisse des einschlägigen Opernrepertoires und im Notenlesen.
• Basiskenntnisse in Vertragswesen, Rechnungswesen und Steuerrecht.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift.
• Sehr gute Englischkenntnisse; Grundkenntnisse weiterer Sprachen erwünscht.
• Professioneller Umgang mit MS Office und Dispositionssoftware.
• Selbstständige Planung und Organisation des Arbeitsbereichs.
• Gute Kommunikationsfähigkeit, freundliches Auftreten und Diskretion.
• Genaue, effiziente, dienstleistungsorientierte und wirtschaftliche Arbeitsweise.
• Verantwortungsbewusstsein, Loyalität und Bereitschaft zu Arbeitszeiten auch abends/wochenenden.
• Führerschein B.

Responsibilities

• Verwaltung von Künstlerverträgen inkl. Unterlagen, Versand, Archivierung und Abstimmung mit Agenturen.
• Datenpflege der zentralen Dispositionssoftware (Kontakte, Disposition, Raumbuchungen, Listen).
• Mitarbeit bei Weiterentwicklung der Dispositionssoftware.
• Zentrale Anlaufstelle für Künstlerverrechnung, Buchhaltung, Rechtsabteilung; Rechnungsbearbeitung.
• Bestellung, Herstellung, Versand, Archivierung von Noten.
• Aktualisierung der Disposition für Spiel- und Probenbetrieb; Erstellung täglichen Probenplans.
• Disponierung von Personal für Szenischen Dienst & Leading Teams inkl. Vertragsverhandlungen.
• Mitarbeit bei Produktionsvorbereitung, Versand Probenpläne, Onboarding von Künstlern; Zutrittskartenkoordination.
• Organisation von Vorsingen, Castings, Arbeitsproben; Termine vor Ort.
• Administrative Assistenz der Betriebsdirektorin; Reisebuchungen; Künstlertransfers; Betreuung.
• Allgemeine administrative Tätigkeiten und Weiterentwicklung von Prozessen.
• Mitarbeit bei Sonderprojekten, Programmpräsentationen.

Skills

Künstlerisches Betriebsbüro

Kulturmanagement

Veranstaltungsorganisation

Notenlesen

Deutsch

Englisch

MS Office

Disposition Software

Vertragswesen

Rechnungswesen

Steuerrecht

Führerschein B

Education

Ausbildung im Bereich Künstlerisches Betriebsbüro / Kulturmanagement

Tools

Dispositionssoftware

MS Office

Job description

Mitarbeiter*in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper

Der Salzburger Festspielfonds suchtab Jänner 2027eine·n

Mitarbeiter·in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper (m/w/d)

in Vollzeit – 40 Wochenstunden; befristet bis 30.09.2028.

Der Salzburger Festspielfonds ist ein Fonds sui generis mit eigener Rechtspersönlichkeit mit der Aufgabe der Vorbereitung und Durchführung der Salzburger Festspiele und der Salzburger Festspiele Pfingsten. Die Salzburger Festspiele gelten als das weltweit bedeutendste Festival der klassischen Musik und darstellenden Kunst. Sie finden seit 1920 jeden Sommer im Juli und August statt und bieten eines der dichtesten Programme zeitgenössischer Kunst weltweit. Alljährlich mehr als 200 Veranstaltungen werden in sechs Festspielwochen von mehr als 250.000 internationalen Gästen besucht.

Die Position ist dem Bereich der Intendanz / Künstlerische Betriebsdirektion Oper zugeordnet.

Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Administratives Künstlervertragswesen inkl. aller weiterer erforderlichen Unterlagen und Dokumente im Bereich Oper (Vertragsausstellung, Unterschriftenkoordination, Versand, Ablage/Archivierung sowie Prüfung/Einholung von Dokumenten und Bescheinigungen wie Aufenthaltsbewilligungen, Arbeitserlaubnissen, Visaangelegenheiten, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen etc.) und Korrespondenz und Abstimmung mit Agenturen und Künstlern zu vertraglichen und organisatorischen Fragen;
• Laufende Datenpflege der zentralen Dispositionssoftware (Kontaktmanagement, Disposition, Raumbuchungen, Mitwirkende- und Besetzungslisten etc.);
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung dieser Dispositionssoftware;
• Funktion als zentrale Anlaufstelle für Künstlerverrechnung, Buchhaltung, Rechtsabteilung bzw. abteilungsinterne Rechnungsverwaltung;
  Rechnungsbearbeitung und -abwicklung;
• Bestellung, Herstellung, ggf. Bearbeitung, Verteilungsorganisation, Rückversand bzw. Archivierung von Noten;
• Mitarbeit bei der Aktualisierung der Disposition für den Spiel- und Probenbetrieb und der Erstellung des täglichen Probenplans;
• Nach Bedarf Disponierung, Einteilung und vertragliche Abwicklung von Personal für Szenischen Dienst und Assistenzen der Leading Teams (inkl. Vertragsverhandlungen);
• Mitarbeit bei der Produktionsvorbereitung und -betreuung (Erstellung Produktionslisten, Versand Probenpläne/allgemeine Informationen für Künstler und Kollektive, Koordination Zutrittskarten, Künstlerkarten, Künstler-Onboarding, etc.) und Mitverantwortung für den Kommunikationsfluss innerhalb der künstlerischen und technischen Abteilungen;
• Organisatorische Vorbereitung und Koordination von Vorsingen, Castings, Arbeitsproben sowie sonstiger planungsrelevanter Veranstaltungen, ggf. Bauproben und Treffen der Leading Teams vor Ort und auswärts;
• Administrative und organisatorische Assistenz der Betriebsdirektorin in allen Belangen;
• Unterstützung bei Reisebuchungen; Organisation von Künstlertransfers;
  Künstlerbetreuung (sowohl während der Festivals als auch bei Bedarf unterjährig);
• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Bestellungen von Büromaterial etc.) und Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen;
• Mitarbeit bei Sonderprojekten, Programmpräsentationen, u.a.

Sie bringen mit:

• Einschlägige Ausbildung und Berufserfahrung im Bereich Künstlerisches Betriebsbüro / Kulturmanagement / Veranstaltungsorganisation;
• Kenntnisse der internationalen Kultur-, Agentur- und Verlagsszene;
• Kenntnisse des einschlägigen Opernrepertoires und im Notenlesen;
• Basiskenntnisse in den Bereichen Vertragswesen, Rechnungswesen und Steuerrecht;
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift;
• Sehr gute Englischkenntnisse; Grundkenntnisse weiterer Sprachen erwünscht;
• Professioneller Umgang mit MS Office und mit Dispositionssoftware;
• Selbstständige Planung und Organisation des Arbeitsbereichs;
• Gute Kommunikationsfähigkeit, freundliches und kompetentes Auftreten und gute Umgangsformen;
• Genaue, effiziente, dienstleistungsorientierte und wirtschaftliche Arbeitsweise und lösungsorientiertes Handeln;
• Verschwiegenheit, Diskretion und hohe Loyalität;
• Verantwortungsbewusstsein, hohe Einsatzbereitschaft, in Festival- und Produktionsphasen auch an Abenden, Wochenenden und Feiertagen;
• Führerschein Gruppe B und Fahrpraxis.

Das bieten wir Ihnen:

• Verantwortungsvolle und interessante Tätigkeiten in einem der wichtigsten Kulturbetriebe Österreichs im Herzen Salzburgs;
• Gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr;
• Vergünstigtes Mittagessen in unserer Mitarbeiter·innenkantine;
• Dienstkarten für Generalproben und Veranstaltungen der Salzburger Festspiele;
• Betriebsarzt und betriebliche Gesundheitsförderung (z.B. Yogakurse);
• Mitarbeiter·innenevents;
• Faires und transparentes Vergütungssystem.

Die Beschäftigung ist bis zum 30. September 2028 befristet und erfolgt in Vollzeit; die Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden.Die Vergütung erfolgt nach den Vorschriften des Kollektivvertrages für den Salzburger Festspielfonds unter Berücksichtigung der gegebenen Qualifikation und der einschlägigen Berufserfahrung.

Salzburger Festspielfonds
Frau Solveig Eckert
Leitung Personal und Recht
A – 5020 Salzburg, Hofstallgasse 1
[e-mail]