Assistenz der künstlerischen Leitung / Teamassistenz

Kulturplattform Upper; Wien; Vor Ort; EUR 40 000 - 60 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Kunstinstitution in Wien sucht eine zuverlässige Assistenz zur Unterstützung der künstlerischen Leitung. Zu den Aufgaben gehören das Management organisatorischer Abläufe, die Betreuung von Meetings und die Dokumentation des Geschäftsbereichs. Vorausgesetzt werden eine kaufmännische Ausbildung sowie ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch. Es wird ein Mindestgehalt von 2.800 € brutto pro Monat angeboten, mit der Möglichkeit zur Überzahlung basierend auf Erfahrung und Qualifikation.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz.
• Fähigkeit zur zügigen und fundierten Entscheidungsfindung.
• Diskretion und Loyalität der Institution gegenüber.

Aufgaben

• Organisatorische Unterstützung der künstlerischen Leitung.
• Organisation und Betreuung von Meetings.
• Dokumentation des Geschäftsbereichs.

Kenntnisse

Organisationstalent

Ausgezeichnetes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (Deutsch, Englisch)

Souveräner Umgang mit MS Office

Hohe soziale Kompetenz

Teamfähigkeit

Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Sehr gute organisatorische Fähigkeiten

Ausbildung

Abgeschlossene, fachspezifische, kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Sie sind ein Organisationstalent mit einer Leidenschaft für Kultur und Verwaltung?
Zur Unterstützung der künstlerischen Leitung und des Teams suchen wir eine zuverlässige Assistenz, die in organisatorischen Aufgabenbereichen einen reibungslosen Ablauf im FOTO ARSENAL WIEN sicherstellt.

FOTO ARSENAL WIEN ist das neue Zentrum für Fotografie und Lens Based Media in Österreich. Von der Stadt Wien im Herbst 2022 initiiert, präsentiert und vermittelt die Institution zeitgenössische Fotografie in allen Erscheinungs- und Verwendungsformen. Als Plattform organisiert FOTO ARSENAL WIEN auch die FOTO WIEN – Österreichs größtes, biennal veranstaltetes Festival für Fotografie und gemeinsam mit der Kunsthalle Wien das Festival Vienna Digital Cultures.
Die Stadt Wien Kunst GmbH fungiert als Trägergesellschaft und als organisatorisches Dach für die Institutionen Atelierhaus Wien, FOTO ARSENAL WIEN, Kunsthalle Wien und Kunst im öffentlichen Raum Wien sowie die Festivals Foto Wien und Vienna Digital Cultures.

Ihr Aufgabengebiet

• Organisatorische Unterstützung der künstlerischen Leitung und des Teams des FAW in allen organisatorischen Aufgabenbereichen wie Organisation, Vertragsmanagement, Versicherungswesen, Controlling und Reporting
• Organisation und Betreuung von Meetings
• Termin- und Telefonmanagement sowie Korrespondenzen (digital & analog)
• Mitarbeit bei Erstellung, Redaktion und Lektorat von Drucksachen
• Unterstützung der künstlerischen Leitung im Berichtwesen
• Dokumentation des Geschäftsbereichs (Ablage von Korrespondenzen, Dokumenten etc.)
• Teilnahme an Meetings und Führen von Ergebnisprotokollen
• Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung
• Unterstützung bei Bestellungen und div. Abrechnungen

Ihr Profil (inkl. gewünschte Qualifikationen)

• Abgeschlossene, fachspezifische, kaufmännische Ausbildung bzw. einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz
• Ausgezeichnetes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch, weitere Sprachen von Vorteil)
• Souveräner Umgang mit den gängigen Office-Programmen (MS Office)
• Hohe soziale Kompetenz und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Kommunikative und positive Persönlichkeit, die gerne eigenverantwortlich agiert
• Selbstständige, strukturierte, genaue und termingerechte Arbeitsweise
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und persönliches Zeitmanagement
• Bereitschaft für zügige und fundierte Entscheidungsfindung
• Diskretion und Loyalität der Institution gegenüber

Allgemeine Informationen

Die Stadt Wien Kunst GmbH ist ein Tochterunternehmen der Stadt Wien und bietet in diesem Kontext Sicherheit und Stabilität. Die inhaltlich-programmatischen Unternehmensaufgaben und die internationale Ausrichtung ermöglichen es, sich mit aktuellen und nachhaltigen Themen zu beschäftigen und gleichzeitig in einem kreativen Netzwerk zu arbeiten und sich weiterzuentwickeln. Wir bieten eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sinnstiftenden Aufgabenfeld.
Wir ermutigen Menschen jeder Herkunft, jeden Geschlechts, jeden Alters, jeder Religionszugehörigkeit und sexuellen Orientierung, sich bei uns zu bewerben.

Dienstort: FOTO ARSENAL WIEN, Arsenal Objekt 19A, 1030 Wien
Vertrags-/Dienstbeginn: ehestmöglich
Beschäftigungsausmaß: Vollzeit/40 Stunden
Arbeitszeit: Montag bis Freitag
Gleitendes Arbeitszeitmodell, Homeoffice-Regelung optional
Mindestgehalt: € 2.800,- brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis)
Eine Überzahlung ist möglich und wird auf Basis Ihrer Erfahrungen und Qualifikation individuell vereinbart.

Kontakt:

Mag.a Nadine Kodym
Leitung Personalmanagement
Tel.: [phone]

Bewerbungen werden laufend berücksichtigt und die Stelle gegebenenfalls auch vor Ende der Einreichfrist besetzt.
Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen, können leider nicht ersetzt werden.