Assistenz der Geschäftsführung m / w / d (m / w / d)

Pharmazeutische Gehaltskasse für Österreich; Wien; Vor Ort; EUR 40 000 - 60 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Institution im Gesundheitswesen mit Sitz in Wien sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur Unterstützung des Sekretariats. Ihre Aufgaben umfassen die professionelle Organisation von Office-Management, Unterstützung der Geschäftsführung und Personaladministration. Die ideale Kandidatin/der ideale Kandidat hat eine kaufmännische Ausbildung, kommunikative Fähigkeiten und ausgezeichnete Kenntnisse in Microsoft Office 365. Es wird ein sicheres Arbeitsumfeld mit einem Bruttomonatsgehalt ab EUR 2.710,- sowie zusätzlichen Vorteilen geboten.

Leistungen

Bezahlte Mittagspause

Essenszuschuss

Betriebliche Gesundheitsförderung

Gleitzeitregelung

Familienzulagen

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich.
• Gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse.
• Einsatzbereitschaft für neue digitale Tools.

Aufgaben

• Organisation von Assistenz- und Office-Management Aufgaben.
• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Angelegenheiten.
• Koordination von Terminen und Sitzungsmanagement.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Multitasking-Fähigkeit

Microsoft Office 365

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Die Pharmazeutische Gehaltskasse mit Sitz in 1090 Wien ist das Sozial- und Wirtschaftsinstitut der österreichischen Apothekerinnen.

Zur Verstärkung unseres Sekretariatsteams suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt eine Assistenz der Geschäftsführung m / w / d, 30-40 Wochenstunden.

Ihre Aufgaben

• Professionelle und selbständige Organisation von Assistenz- und Office-Management Aufgaben (inkl. Bearbeitung der Post, Terminverwaltung und Telefonie)
• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
• Organisation des Sitzungswesens: von der Koordination der Termine, über die inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung bis hin zur Erstellung der Sitzungsprotokolle
• Bestellwesen
• Personaladministration (Zeiterfassung, Berechnung von Gehältern, Krankmeldungen, Erstellung von Dienstverträgen, On- und Offboarding,...) & Reisekostenabrechnungen
• Mitarbeit in verschiedenen Projekten

Ihre Kompetenzen

• Idealerweise verfügen Sie über mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich und haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sie sind multitaskingfähig, das Priorisieren von Aufgaben ist für Sie kein Problem, Sie behalten den Blick fürs Wesentliche.
• Sie sind kommunikativ und serviceorientiert und können mit Menschen auf verschiedenen Hierarchieebenen sowie mit Kunden kompetent kommunizieren.
• Sie arbeiten sorgfältig und mit einem hohen Maß an Genauigkeit.
• Sie haben Freude an der Arbeit im Team und sind zu 100% verlässlich.
• Sie denken mit, arbeiten eigenständig und sorgen mit Organisationstalent und Weitblick dafür, dass alles rund läuft.
• Sie verfügen über ausgezeichnete Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse, sowie sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere Microsoft Office 365.
• Sie bringen Offenheit und Lernbereitschaft gegenüber neuen digitalen Tools mit.

Unser Angebot

• Es erwartet Sie ein sicherer Arbeitsplatz mit einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet und die Einbindung in ein engagiertes Team mit wertschätzendem Arbeitsklima.
• Das Bruttomonatsgehalt beträgt mindestens EUR 2.710,- (auf Vollzeitbasis, mit Matura) mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung.
• Gleitzeitregelung
• Bezahlte Mittagspause und Essenszuschuss, betriebliche Gesundheitsförderung
• Familienzulagen

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