Asistentes de Administracion

Cruz Roja Venezolana; Caracas; On-site; VES 9,781,000 - 17,606,000; Full time

Job summary

Cruz Roja Venezolana busca un profesional de finanzas para consolidar procesos en tesorería, contabilidad de subvenciones, compras y cumplimiento normativo. La función abarca control documental, cierre de proyectos, gestión de proveedores y elaboración de reportes de gestión para la Dirección de Finanzas y la Dirección Ejecutiva.

Se requiere rigor, capacidad de análisis y experiencia en seguimiento de donantes; se valorará conocimiento de normativas venezolanas y experiencia en auditorías y

Responsibilities

• Procesar órdenes de pago verificando aprobaciones y soportes.
• Controlar documentación para cada pago emitido.
• Asistir en la preparación de pagos y archivos para bancos y donantes.
• Dar seguimiento a operaciones bancarias y conciliaciones.
• Apoyar gestión contable de subvenciones y cierres de proyectos.
• Gestionar requisiciones, proveedores y órdenes de compra.
• Colaborar en licitaciones, evaluaciones y contratos finales.
• Cumplimiento normativo y reporte de gestión.

Job description

Las funciones se agrupan por área. Según las necesidades de la Dirección, el puesto puede concentrarse en una o varias de ellas.

2.1 Tesorería

• Órdenes de pago: Recibir, revisar y procesar las solicitudes de pago, verificando que cuenten con las aprobaciones y soportes documentales requeridos por las políticas de la Cruz Roja.
• Control documental: Controlar, junto con las partes involucradas, que cada pago emitido en la CRV cuente con su documentación completa.
• Emisión y ejecución: Asistir en la preparación de pagos y de los archivos para bancos, donantes y socios financieros.
• Control bancario: Dar seguimiento a las operaciones bancarias (depósitos, retiros y transferencias), colaborar en la conciliación bancaria diaria y semanal, e identificar y notificar cualquier discrepancia.

2.2 Contabilidad de subvenciones

• Registro contable: Apoyar la gestión contable y el control de las subvenciones (grants), contabilizando las operaciones por proyecto y centro operativo.
• Validación de erogaciones: Validar las erogaciones bancarias frente a los presupuestos de los proyectos humanitarios, conforme a los procedimientos de la CRV y los requerimientos específicos de cada donante.
• Cierres y reportes: Colaborar en los procedimientos de cierre de proyectos, en las rendiciones de cuentas y en los reportes financieros de la CRV.

2.3 Compras y contrataciones

• Requisiciones: Recibir y validar las requisiciones de los distintos departamentos, asegurando que estén debidamente aprobadas, especificadas y alineadas con el presupuesto disponible.
• Proveedores y cotizaciones: Asistir en la búsqueda de proveedores potenciales y solicitar cotizaciones para compras menores, según los umbrales y procedimientos internos.
• Órdenes de compra: Preparar y emitir las Órdenes de Compra una vez aprobada la opción de proveedor.
• Convocatoria de licitaciones: Colaborar en la preparación de TDR o solicitudes de propuesta (RFP/RFQ) y asistir en la difusión de las convocatorias, siguiendo la normativa de la CRV y/o de los donantes.
• Recepción y análisis de ofertas: Gestionar la recepción formal de las ofertas con confidencialidad y registro oportuno, y asistir en el análisis técnico y económico preliminar de las propuestas.
• Selección y adjudicación: Participar en la documentación del proceso de selección y apoyar la notificación formal de adjudicación o rechazo a los participantes.
• Documentación del proceso: Garantizar que el expediente de licitación esté completo y listo para auditoría: matriz de evaluación, actas de apertura, actas de adjudicación y contrato final.
• Seguimiento y conformidad: Dar seguimiento continuo a las órdenes de compra y contratos para asegurar la entrega oportuna, y colaborar en la verificación de la recepción física de los bienes y en las actas de recepción (conformidad).

2.4 Cumplimiento, control interno y planificación financiera

• Control interno y cumplimiento normativo: Verificar que los procedimientos financieros y administrativos se ejecuten conforme al Manual de Procedimientos de Finanzas, los requerimientos de los donantes y la normativa venezolana (SENIAT, SUDEBAN, SUNDECOP), identificando desviaciones y proponiendo acciones correctivas.
• Evaluación de riesgos: Asistir en la identificación, documentación y seguimiento de riesgos financieros y operativos, contribuyendo a la matriz de riesgos institucional y al diseño de controles mitigantes.
• Calidad de la información financiera: Revisar la integridad, exactitud y consistencia de los registros contables, conciliaciones, reportes de ejecución presupuestaria e informes financieros antes de su presentación a la Dirección, los donantes o los entes reguladores.
• Planificación y seguimiento presupuestario: Asistir en la elaboración del presupuesto anual institucional y de proyectos, consolidando la información de las unidades operativas y analizando mensualmente las variaciones entre lo ejecutado y lo planificado.
• Reportes de gestión: Preparar tableros de control (dashboards), indicadores clave de desempeño (KPIs) y resúmenes ejecutivos para la Dirección de Finanzas y la Dirección Ejecutiva.
• Cumplimiento de donantes (grant compliance): Verificar que las actividades y erogaciones de los proyectos cumplan las cláusulas contractuales y los criterios de elegibilidad de los donantes, apoyando todo el ciclo de vida de la subvención.
• Monitoreo del entorno regulatorio: Dar seguimiento a los cambios en la normativa fiscal, contable y cambiaria venezolana (providencias del SENIAT, disposiciones del BCV, normativas de SUDEBAN) e informar a la Dirección su posible impacto.
• Mejora continua y políticas: Identificar oportunidades de mejora, documentar flujos de trabajo y asistir en la actualización del Manual de Finanzas, las políticas de control interno y los formularios institucionales, alineados con los estándares de la Cruz Roja Internacional y los donantes.

2.5 Funciones transversales

• Soporte en auditorías: Coordinar y preparar la documentación requerida en auditorías internas, auditorías de donantes y revisiones regulatorias, garantizando evidencias y expedientes organizados.
• Archivo y gestión documental: Mantener un sistema de archivo físico y digital completo, organizado y seguro de los expedientes de pagos, compras, licitaciones, subvenciones, cumplimiento y control interno, que garantice la trazabilidad de las decisiones.
• Apoyo entre áreas: Asistir a otras áreas de la Dirección de Finanzas, por ejemplo en la emisión de pagos validados y aprobados, cuando sea requerido.
• Otras tareas: Realizar otras tareas relacionadas con el tipo de puesto y las asignadas por sus superiores inmediatos, en función de las características y condiciones especiales del puesto, para brindar un servicio de calidad.