Office & Logistics Coordinator

hyredsfx; Town of Belgium (WI); Hybrid; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Office in Affligem

Extralegale voordelen

Voltijdse functie

Job summary

hyredsfx zoekt een georganiseerde planner/logistiek medewerker voor een voltijdse functie in Affligem. Je coördineert alle binnen- en buitenlandse transporten, beheert telefoon en mailbox, en zet freelancers in om evenementen succesvol op te bouwen. Je maakt offertes op en volgt ze nauwgezet op tot bevestiging.

Je geeft klanten proactief updates en regelt alle administratieve zaken. Je begrijpt Engels goed, Frans is een plus, en je werkt nauwkeurig onder druk terwijl je een internationaal

Qualifications

• Relevante ervaring in planning, logistiek, customer service of operations.
• Je spreekt en schrijft vlot Engels; Frans is een sterke troef.
• Je werkt accuraat, volgt elk dossier op en blijft kalm onder druk.

Responsibilities

• Plaatsen en coördineren van alle transporten binnen en buiten.
• Beantwoorden van telefoon en mailbox; eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers.
• Inzetten van freelancers om evenementen op te bouwen volgens briefing.
• Offertes opmaken voor verhuuraanvragen en opvolgen tot bevestiging.
• Proactieve updates geven aan klanten over transportstatus en levering.
• Administratieve taken zoals orderbevestigingen en transportdocumenten.
• Coördineren van dagelijkse operations met magazijnteam.
• Signaleer knelpunten in planning en denk mee over efficiëntie.

Skills

Planning

Logistiek

Customer service

Communicatie

Tools

Office365

Planning tools

Job description

• Je plant en coördineert alle in- en uitgaande transporten van en naar producties, in binnen- en buitenland.
• Je neemt de telefoon op en beheert de mailbox, jij bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, chauffeurs en leveranciers.
• Je zet onze groep freelancers in,om samen evenementen op te bouwen na een heldere briefing.
• Je maakt offertes op voor verhuuraanvragen en volgt ze nauwgezet op tot en met de bevestiging.
• Je geeft klanten proactief updates over de status van hun transport en levering — zij weten altijd waar ze aan toe zijn.
• Je brengt allerhande administratieve zaken in orde: orderbevestigingen, accreditaties, transportdocumenten, etc.
• Je coördineert de dagelijkse operations en stemt af met het magazijnteam zodat elke bestelling op tijd en volledig vertrekt.
• Je signaleert knelpunten in de planning en denkt mee over hoe we ons bedrijf efficiënter kunnen maken.

Wie ben jij?

• Je hebt relevante ervaring in een gelijkaardige rol: planning, logistiek, customer service of operations.
• Je spreekt en schrijft vlot Engels — je werkt in een internationale omgeving en schakelt moeiteloos met buitenlandse klanten en transporteurs.
• Kennis van het Frans is een sterke troef.
• Je bent uiterst nauwkeurig in je opvolging — je laat niets liggen, houdt overzicht en volgt elk dossier op tot het volledig afgerond is.
• Je blijft kalm onder druk en verliest het overzicht niet wanneer meerdere producties tegelijk aan je mouw trekken.
• Je bent communicatief sterk en klantgericht — vlot telefoneren en helder mailen zit in je natuur.
• Je bent handig met courante software (Office365, planningstools) en leert je snel aan.

Wat bieden wij?

• Een voltijdse functie in een groeiend, internationaal bedrijf in een unieke sector: special effects voor shows, events en producties.
• Een centrale rol waarin je verantwoordelijkheid krijgt en je werk direct impact heeft.
• Een werkplek in Affligem met korte lijnen, een hecht team en een no-nonsensementaliteit.
• Een marktconform loon aangevuld met extralegale voordelen, in lijn met je ervaring.