Mitarbeiter:in in der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle (m/w/d)

CISPA; Deutschland; Hybrid; USD 51,322 - 74,133; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice bis 2 Tage/Woche

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen

Soziale und teambildende Aktivitäten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Job summary

CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit sucht eine Mitarbeiter:in in der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle. Sie verantworten die Umsetzung der Beschaffungsrichtlinien und EU-weiten Vergabeverfahren sowie das Vertragsmanagement im Tagesgeschäft.

Wichtige Aufgaben umfassen die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Marktanalysen, Verhandlungsvergaben und die Korrespondenz mit Bedarfsträgern. Die Stelle bietet bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche und TVöD-Bund-Entgeltgruppe E9c.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise in der Öffentlichen Verwaltung.
• Idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Bereich öffentlicher Vergaben.
• Mehrjährige Erfahrung mit EU-weiten Vergabeverfahren.
• Sehr gute Kenntnisse im Vergaberecht (GWB, VgV, VOB, UVgO).
• Teamgeist, Loyalität und Neutralität in der Aufgabenwahrnehmung.
• Hohe Lernbereitschaft und schnelle Einarbeitung in neue, komplexe Aufgabengebiete.
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, Dienstleistungskompetenz.
• Belastbarkeit bei hohem Arbeitsaufwand.

Responsibilities

• Durchführung von Direktaufträgen, inkl. Recherche, Beschaffung, Abwicklung und Dokumentation
• Durchführung von EU-weiten Ausschreibungen im Liefer- und Dienstleistungsbereich
• Vertragsmanagement und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
• Erstellung von Leistungsverzeichnissen und -beschreibungen gemäß Vorschriften, inklusive VMS-Bedienung
• Angebotseinholung, Angebotsanalysen, Korrespondenz mit Bedarfsträgern
• Durchführung von Verhandlungsvergaben, beschränkten und öffentlichen Ausschreibungen
• Erstellung umfangreicher, vergaberechtlich belastbarer Unterlagen; Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien, Losaufteilungen, Gewichtungen

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Zuverlässigkeit

Belastbarkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Lernbereitschaft

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Öffentliche Verwaltungsausbildung (nice to have)

Tools

VMS

Job description

Mitarbeiter:in in der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle (m/w/d)

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz- Gemeinschaft.

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des CISPA forschen auf dem Gebiet der Informationssicherheit, KI und Datenschutz. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung und arbeiten an Lösungen für die drängendsten Herausforderungen unserer digitalen Welt. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands und Europas.

Darüber hinaus fördert das CISPA gezielt Talente und bildet hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte für Wirtschaft und Forschung aus – und trägt so sein Know-how nachhaltig in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet:

Umsetzung unserer Beschaffungsrichtlinien / des geltenden Vergaberechts - Verantwortlichkeit für die Einhaltung unserer Geschäftsprozesse. Durchführung von Beschaffungen / nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren

Dazu zählen insbesondere:

• Durchführung von Direktaufträgen, inkl. Recherche, Beschaffung, Abwicklung und Dokumentation
• Durchführung von EU-weiten Ausschreibungen im Liefer- und Dienstleistungsbereich
• Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, z. B. Vertragsmanagement und Erstellung zahlungsbegründeter Unterlagen sowie Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft
• Erstellung von Leistungsverzeichnissen und -beschreibungen unter Einhaltung der vergaberechtlich relevanten Vorschriften. Dies umfasst unter anderem die Bedienung des Vergabemanagementsystems (VMS), die Erstellung und Bearbeitung von importfähigen Vorlagen für das VMS. Korrespondenz mit sämtlichen Bedarfsträgern bis zu Vergabereife und darüber hinaus, Beachtung aller vergaberelevanter Vorschriften.
• Angebotseinholung, Angebotsanalysen, Korrespondenz Bedarfsträger. Die Vergabevermerke sind vergaberechtlich belastbar zu erstellen. Die Marktanalyse bedarf großer Sorgfalt, sie ist jedem Verfahren vorgelagert durchzuführen. Marktbetrachtung und Bedarfsplanung unter Berücksichtigung der gemeldeten Bedarfe
• Durchführung von Verhandlungsvergaben, beschränkten und öffentlichen Ausschreibungen im Liefer- und Dienstleistungsbereich, unterschwellig.
• Erstellung von umfangreichen, vergaberechtlich belastbaren Unterlagen für alle unterschwelligen Vergabeverfahren. Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien, Losaufteilungen, Gewichtungen und Bewertungsmatrizen. Einspielen ins VMS.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Alexander Weyland per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ihr Anforderungsprofil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung oder vergleichbare Ausbildung
• Idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Bereich öffentlicher Vergaben (Vergabestelle)
• Mehrjährige Erfahrung mit der Durchführung von EU-weiten Vergabeverfahren
• Idealerweise sehr gute Kenntnisse im Vergaberecht (GWB, VgV, VOB und UVgO), Ausführungsbestimmungen und die Bereitschaft, diese Kenntnisse turnusgemäß zu erweitern
• Teamgeist und ein hohes Maß an Loyalität und Neutralität in der Aufgabenwahrnehmung
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit
• Grundsätzliche in hohem Maß Lernbereitschaft und die Fähigkeit, sich schnell in neue, komplexe Aufgabengebiete einzuarbeiten
• Kommunikationsfähigkeit, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz
• Belastbarkeit und die Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufwand stets souverän und strukturiert zu arbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Schulenglisch und die Bereitschaft, die Englischkenntnisse zu erweitern

Was wir bieten:

• Eines spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich starkinternational geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Dahersind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) – Entgeltgruppe E9c
• Die Stelle ist unbefristet
• Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität.

Bitte beachten Sie, dass Fahrtkosten für Vorstellungsgespräche nicht erstattet werden.