Medical Records Clerk Team Lead

Voluntary Protection Programs Participants' Association, Inc.; Miami (FL); On-site; USD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Vida Medical Centers is seeking an experienced Medical Records Team Lead to coordinate daily workflows, monitor productivity, and support staff training within the Medical Records Department. The role focuses on accurate, timely, and confidential handling of patient records in compliance with policies and HIPAA.

The ideal candidate has 2–3 years in Medical Records or healthcare administration, with EMR/EHR experience and strong organization.

Qualifications

• Bachelor-level knowledge of HIPAA and confidentiality requirements is essential.
• Minimum 2–3 years of Medical Records or healthcare administration experience preferred.
• Previous lead, senior-level, or training experience preferred.
• Experience with EMR/EHR systems and strong organizational skills.
• Excellent attention to detail and ability to manage multiple priorities.
• Bilingual English/Spanish preferred.

Responsibilities

• Coordinate daily assignments and assist with workload distribution.
• Serve as day-to-day resource for Medical Records team members.
• Monitor productivity, pending requests, and completion of tasks.
• Assist with training and onboarding new team members.
• Provide guidance on Medical Records procedures and workflows.
• Identify operational concerns and elevate issues to the Office Manager.

Skills

Team leadership

HIPAA knowledge

Attention to detail

Bilingual EN/ES

Communication skills

Education

High school diploma or equivalent

Associate degree in Healthcare Admin/Health Information Mgmt

Tools

EMR/EHR systems

Office software

Job description

Vida Medical Centers is seeking an experienced, organized, and detail-oriented Medical Records Clerk Team Lead to support the daily operations of our Medical Records Department.

The Medical Records Team Lead serves as a day-to-day resource for the Medical Records team, helping coordinate workflow, monitor productivity, support staff training, and ensure patient records are processed accurately, timely, securely, and in accordance with Company policies and applicable regulations.

Job Duties Include, But Are Not Limited To:

Team Coordination & Support

• Coordinate daily assignments and assist with workload distribution.
• Serve as a day-to-day resource for Medical Records team members.
• Monitor productivity, pending requests, and completion of assigned tasks.
• Assist with training and onboarding new team members.
• Provide guidance regarding established Medical Records procedures and workflows.
• Identify operational concerns and elevate issues to the Office Manager as appropriate.

Medical Records Operations

• Coordinate the collection, processing, maintenance, and release of patient medical records.
• Ensure records and requests are handled accurately, timely, and confidentially.
• Manage incoming and outgoing Medical Records requests.
• Follow up on outstanding documentation and resolve routine discrepancies.
• Ensure protected health information is transmitted through approved and secure methods.

Compliance & Quality Assurance

• Maintain compliance with HIPAA requirements and Company confidentiality policies.
• Assist with routine audits for accuracy, completeness, and proper documentation.
• Identify compliance concerns and elevate them appropriately.
• Follow established procedures for subpoenas, legal requests, and other sensitive record requests.
• Support departmental quality-control initiatives.

EMR & Workflow Support

• Ensure accurate documentation and data entry within EMR/EHR systems.
• Assist team members with proper system use and established workflows.
• Monitor work queues, pending requests, and turnaround times.
• Identify workflow or system issues and communicate them to the Office Manager.
• Assist with productivity tracking and process-improvement initiatives.

Patient & Provider Support

• Assist patients, providers, insurance companies, and external healthcare facilities with Medical Records inquiries.
• Ensure timely responses to calls, emails, faxes, and EMR communications.
• Maintain professional communication and high customer-service standards.

Qualifications & Skills Required:

• High school diploma or equivalent required; Associate degree in Healthcare Administration, Health Information Management, or related field preferred.
• Minimum 2–3 years of Medical Records or healthcare administration experience preferred.
• Previous lead, senior-level, or training experience preferred.
• Strong knowledge of HIPAA, confidentiality requirements, and Medical Records procedures.
• Experience with EMR/EHR systems.
• Strong organizational, communication, and problem-solving skills.
• Excellent attention to detail and ability to manage multiple priorities.
• Bilingual English/Spanish preferred.

Work Environment & Requirements:

• Full-time, in-person position.
• Professional healthcare office environment.
• Ability to work effectively in a fast-paced environment.
• Ability to maintain strict confidentiality of patient information.
• Occasional travel between Vida Medical Centers locations may be required.

This position requires AHCA Level 2 background screening. Learn more: https://info.flclearinghouse.com

Vida Medical Centers está buscando un(a) Líder de Equipo de Registros Médicos (Medical Records Team Lead) con experiencia, organización y gran atención al detalle para apoyar las operaciones diarias del Departamento de Registros Médicos.

El Medical Records Team Lead será un recurso clave para el equipo, apoyando la coordinación del flujo de trabajo diario, el seguimiento de la productividad, la capacitación del personal y el procesamiento correcto y oportuno de los expedientes médicos. Esta posición es responsable de promover el cumplimiento de las políticas de la compañía, los requisitos de confidencialidad y las regulaciones aplicables.

Responsabilidades Principales (incluyen, pero no se limitan a):

Coordinación y Apoyo al Equipo

• Coordinar las asignaciones diarias y apoyar en la distribución de la carga de trabajo.
• Servir como recurso principal para las necesidades operacionales diarias del equipo de Registros Médicos.
• Monitorear la productividad, solicitudes pendientes y cumplimiento de las tareas asignadas.
• Apoyar en la capacitación e integración de nuevos miembros del equipo.
• Brindar orientación sobre los procedimientos y flujos de trabajo establecidos.
• Identificar situaciones operacionales y escalar asuntos al Office Manager cuando sea necesario.

Operaciones de Registros Médicos

• Coordinar la recopilación, procesamiento, mantenimiento y divulgación de los expedientes médicos.
• Garantizar que los expedientes y solicitudes sean procesados de manera precisa, oportuna y confidencial.
• Gestionar solicitudes entrantes y salientes de registros médicos.
• Dar seguimiento a documentación pendiente y resolver discrepancias rutinarias.
• Garantizar que la información médica protegida sea transmitida utilizando métodos seguros y aprobados por la compañía.

Cumplimiento y Control de Calidad

• Mantener el cumplimiento con HIPAA y las políticas de privacidad y confidencialidad de Vida Medical Centers.
• Apoyar auditorías rutinarias para verificar la exactitud, integridad y calidad de la documentación.
• Identificar posibles situaciones de incumplimiento y escalar según corresponda.
• Seguir los procedimientos establecidos para citaciones judiciales (subpoenas), solicitudes legales y otras solicitudes de información confidencial.
• Apoyar las iniciativas de control de calidad del departamento.

Sistemas EMR y Flujo de Trabajo

• Promover la documentación y entrada de datos precisa dentro de los sistemas EMR/EHR.
• Brindar apoyo al equipo en el uso adecuado de los sistemas y procesos establecidos.
• Monitorear las colas de trabajo, solicitudes pendientes y tiempos de procesamiento.
• Identificar problemas relacionados con los sistemas o procesos y comunicarlos al Office Manager.
• Apoyar el seguimiento de productividad y las iniciativas de mejora de procesos.

Atención a Pacientes y Proveedores

• Asistir a pacientes, proveedores médicos, compañías de seguros y otras instituciones con solicitudes relacionadas con registros médicos.
• Garantizar respuestas oportunas a llamadas, correos electrónicos, faxes y comunicaciones a través del EMR.
• Mantener altos estándares de servicio al cliente y comunicación profesional.

Requisitos y Calificaciones

• Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido; título asociado en Administración de Servicios de Salud, Gestión de Información de Salud o campo relacionado preferido.
• Mínimo de 2 a 3 años de experiencia en Registros Médicos o administración de servicios de salud preferido.
• Experiencia previa como Team Lead, empleado senior o en capacitación de personal preferida.
• Conocimiento sólido de HIPAA, confidencialidad y procedimientos relacionados con registros médicos.
• Experiencia trabajando con sistemas EMR/EHR.
• Excelentes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas.
• Gran atención al detalle y capacidad para manejar múltiples prioridades.
• Bilingüe en inglés y español preferido.

Ambiente de Trabajo y Requisitos

• Posición presencial a tiempo completo.
• Ambiente profesional de oficina médica.
• Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno dinámico y manejar múltiples prioridades.
• Capacidad para mantener estricta confidencialidad de la información de los pacientes.
• Disponibilidad para viajar ocasionalmente entre los centros de Vida Medical Centers, según las necesidades operacionales.

Esta posición requiere una verificación de antecedentes AHCA Nivel 2. Obtenga más información aquí: https://info.flclearinghouse.com

Experience:

• Leadership: 1 year (Required)
• Medical Records in the HMO Industry: 2 years (Required)

Language:

• English and Spanish (Required)

Work Location: In person