Management Assistant

Umicore; Town of Belgium (WI); Hybrid; USD 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

Umicore Hoboken zoekt een proactieve Management Assistant die senior managers organisatorisch ondersteunt. Je beheert agenda's, plant vergaderingen en reizen, coördineert documenten en zorgt voor een feilloze informatieflow achter de schermen.

Je bent een verbindende schakel in een internationaal team, denkt mee over prioriteiten, bewaakt deadlines en handelt discreet met vertrouwelijke informatie. Je rapporteert aan de Communicatie Manager en werkt dagelijks samen met senior stakeholders.

Qualifications

• Je bent bijzonder proactief en neemt initiatief, je ziet werk voordat het wordt gevraagd.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je kan meerdere prioriteiten tegelijk beheren en behoudt het overzicht.
• Je bent stressbestendig en weet flexibel om te gaan met veranderende omstandigheden.
• Je communiceert professioneel en werkt graag samen met uiteenlopende stakeholders.
• Je bent discreet en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.
• Je administratieve sterkte en nauwkeurigheid staan centraal.
• Je bent digitaal vaardig en leert snel nieuwe tools en systemen aan.
• Je bent een echte teamspeler met een sterk dienstverlenende mindset.
• Je luistert actief, denkt mee in oplossingen en stelt het gezamenlijke resultaat centraal.

Responsibilities

• Je beheert complexe agenda's en plant afspraken, vergaderingen en verplaatsingen op een efficiënte manier.
• Je denkt proactief mee over prioriteiten, timing en de optimale organisatie van de agenda's.
• Je organiseert dienstreizen van A tot Z, inclusief boekingen, logistieke voorbereiding en praktische opvolging.
• Je coördineert administratieve processen en zorgt voor een correcte opvolging van acties, deadlines en afspraken.
• Je verzamelt, structureert en beheert documenten, rapporten en presentaties.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen door de juiste informatie tijdig beschikbaar te maken.
• Je vormt een betrouwbaar aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Je draagt actief bij aan een efficiënte werking van het managementteam en denkt mee over procesverbeteringen.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt discreet en professioneel.

Skills

Proactief

Organisatorische vaardigheden

Multitasking

Stressbestendig

Professionele communicatie

Discreet

Administratief sterk

Digitaal vaardig

Teamplayer

Dienstverlenende mindset

Actief luisteren

Job description

Ben jij de rechterhand waarop onze senior managers kunnen bouwen?

Bij Umicore in Hoboken zijn we op zoek naar een proactieve en organisatorisch sterke Management Assistant ter ondersteuning van senior managementleden.

In deze sleutelrol ben je veel meer dan een administratieve ondersteuner. Je bent een organisatorisch talent en een verbindende schakel die ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt. Dankzij jouw inzicht, nauwkeurigheid en vooruitziende blik kunnen onze senior managers zich concentreren op wat echt belangrijk is.

Je rapporteert aan de Communicatie Manager van Umicore in Hoboken en werkt dagelijks samen met senior stakeholders binnen een internationale omgeving.

• Je beheert complexe agenda's en plant afspraken, vergaderingen en verplaatsingen op een efficiënte manier.
• Je denkt proactief mee over prioriteiten, timing en de optimale organisatie van de agenda's.
• Je organiseert dienstreizen van A tot Z, inclusief boekingen, logistieke voorbereiding en praktische opvolging.
• Je coördineert administratieve processen en zorgt voor een correcte opvolging van acties, deadlines en afspraken.
• Je verzamelt, structureert en beheert documenten, rapporten en presentaties.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen door de juiste informatie tijdig beschikbaar te maken.
• Je vormt een betrouwbaar aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Je draagt actief bij aan een efficiënte werking van het managementteam en denkt mee over procesverbeteringen.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt steeds discreet en professioneel.

Naar wie we op zoek zijn

Je bent iemand die energie haalt uit organiseren, ontzorgen en het ondersteunen van anderen.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaande eigenschappen:

• Je bent bijzonder proactief en neemt initiatief, je ziet werk voordat het wordt gevraagd.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je kan meerdere prioriteiten tegelijk beheren en behoudt het overzicht.
• Je bent stressbestendig en weet flexibel om te gaan met veranderende omstandigheden.
• Je communiceert professioneel en werkt graag samen met uiteenlopende stakeholders.
• Je bent discreet en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent administratief zeer sterk en werkt nauwkeurig.
• Je bent digitaal vaardig en leert snel nieuwe tools en systemen aan.
• Je bent een echte teamspeler met een sterk dienstverlenende mindset.
• Je luistert actief, denkt mee in oplossingen en stelt het gezamenlijke resultaat centraal.

Wat bieden wij aan

• Een uitdagende voltijdse functie binnen een internationaal en duurzaam bedrijf.
• Een sleutelpositie dicht bij het senior management.
• Veel autonomie en verantwoordelijkheid.
• Een afwisselende functie waarin geen enkele dag dezelfde is.

We geven kracht aan de auto's van vandaag en morgen. We verminderen schadelijke uitstoot. We geven unieke eigenschappen aan hoogwaardige toepassingen. We geven gebruikte metalen een nieuw leven. Als een wereldwijde groep in geavanceerde materialen en recyclage ontwikkelen, produceren en recycleren we materialen voor een beter leven.

Schaarser wordende grondstoffen wereldwijd. De raffinage- en recyclage technologie van Umicore geeft een nieuw leven aan gebruikte metalen. We zijn experts in het verwerken van de meest complexe materialen van over de hele wereld. Onze processen dragen bij tot de circulaire economie en ze verminderen de impact op het milieu.Als we meer metaal uit al die complexe materialen willen halen, mogen we niet stilstaan. We moeten nieuwe methoden ontdekken, nieuwe oplossingen bedenken en nieuwe processen ontwikkelen. En dan kom jij in beeld.

De businessunit Battery Recycling Solutions (BRS) van Umicore levert recyclagediensten voor lithium-ionbatterijen (Li-ion) uit alle toepassingen, met een focus op nikkel- en kobaltrijke chemieën. De businessunit streeft ernaar een sleutelrol te spelen in het mogelijk maken van circulariteit en het sluiten van de kringloop door gebruik te maken van een van de meest efficiënte en ecologisch duurzame processen voor metaalterugwinning, met toonaangevende terugwinningspercentages voor kritieke en strategische metalen zoals nikkel, kobalt, koper en lithium