Måltidsservice Varberg söker administrativ assistent

Region Halland; Town of Sweden (NY); On-site; USD 33,120 - 47,610; Full time

Benefits offered by this job

Rökfri arbetsplats

Job summary

Region Halland söker en administratör med uppdrag som även chefsstöd inom Måltidsservice Varberg. Du stöder chefer, planerar bemanning och följer upp daglig verksamhet samt hanterar schemaläggning i Tessasystemet och administrativa uppgifter.

Du har gymnasieutbildning och flera års kvalificerat administrativt arbete, god systemvana och behärskar svenska flytande. Körkort B krävs; erfarenhet av Tessa och Agresso är meriterande.

Qualifications

• Minst gymnasieutbildning och flera års kvalificerat administrativt arbete.
• Erfarenhet av schemaläggning och bemanningsplanering krävs.
• God systemvana och snabba inlärningsförmågor i nya verktyg.
• God svenska i tal och skrift samt B-körkort.

Responsibilities

• Stötta chefer i bemanning, planering, uppföljning och daglig drift.
• Schemaläggning och bemanning; administrera scheman i Tessasystemet.
• Registrera resurser, upprätta dagblad och förbereda scheman.
• Administrativa uppgifter; hantera handlingar, in- och utgång av anställningar.
• Ekonomiadministration: beställningar, fakturahantering, månadsavslut.
• Kundkontakt kopplad till catering; hantera beställningar i Faciliate.

Skills

Schemaläggning

Bemanningsplanering

Systemvana

Svenska

B-körkort

Education

Gymnasieutbildning

Tools

Tessa

Agresso

Job description

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Om tjänsten och oss

Som administratör med uppdrag som även chefsstöd inom Måltidsservice Varberg har du en central roll i att stötta chefer och säkerställa en effektiv daglig verksamhet. Du bidrar till struktur, uppföljning och samordning och samarbetar nära både chefer, teamsamordnare, medarbetare och andra funktioner, med målet att leverera hög service till patienter, gäster och samarbetspartners. Måltidsservice vision, värdegrund och styrande dokument utgör grunden för uppdraget.

Arbetet är varierat och innefattar både administrativt stöd och samordnande uppgifter. Du stöttar chefer i frågor som rör bemanning, planering, uppföljning och daglig drift.

En stor del av uppdraget handlar om schemaläggning och bemanning där du stödjer avdelningschef i schemasystemet Tessa och ansvarar för att administrera scheman utifrån verksamhetens behov. Du registrerar resurser, säkerställer en optimerad bemanning, upprättar dagblad kopplade till sjuk- och friskanmälningar samt förbereder scheman inför exempelvis sommarperioder och högtider. Du bidrar även i utveckling av schemaprocesser och resursplanering och arbetar både med kort- och långsiktig bemanningsplanering.

Du har ett brett administrativt ansvar där du hanterar handlingar, funktionsbrevlådor, kataloguppdateringar samt mötesadministration. Du arbetar även med felanmälningar, statistikuppföljning och andra administrativa uppgifter. Rollen omfattar även administration vid introduktion och avslut av anställning, där du säkerställer att exempelvis systemåtkomst, IT, nycklar och behörigheter är i ordning.

Arbetet innefattar ekonomiadministration såsom beställningar, fakturahantering, månadsavslut och leveransgodkännande i Agresso samt uppföljning. Du bidrar också till utveckling av rutiner och arbetssätt. I rollen ingår kundkontakt kopplad till catering, där du hanterar beställningar i Faciliate, kommunicerar med kunder och säkerställer att arbetsorder hanteras korrekt.

Kvalifikationer

Vi söker dig med minst gymnasieutbildning och flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Erfarenhet av schemaläggning och bemanningsplanering är ett krav, liksom förmågan att arbeta självständigt även när förutsättningarna förändras.

Du har mycket god systemvana och arbetar obehindrat i flera digitala verktyg, med lätt för att sätta dig in i nya system. Erfarenhet av Tessa, Agresso eller liknande system är meriterande, liksom kunskap om arbetsrätt kopplat till schemaläggning och bemanning. Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, samt B-körkort krävs.

Som person arbetar du strukturerat, noggrant och kvalitetsmedvetet med god förmåga att planera, prioritera och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt. Arbetssättet präglas av självständighet, ansvarstagande och eget driv. Du har ett serviceinriktat och professionellt bemötande, är tydlig i din kommunikation och trygg i att fatta beslut. Samarbetsförmågan är god, samtidigt som du trivs med att arbeta självständigt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!

Intervjuer är planerade till v34.

Referenstagning är en del av vår rekryteringsprocess. Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Halland kan vi komma att ta interna referenser från nuvarande eller tidigare chef. Referenstagning föregås alltid av dialog med dig som sökande.

För oss är det viktigt att du ska trivas och utvecklas i ditt arbete.

Läs gärna mer om vilka förmåner Region Halland erbjuder dig som anställd här.

Övrigt

Vi är en rökfri arbetsplats.

Om Region Halland

Region Halland är till för alla som bor och arbetar här i Halland. Vi är över 8 000 medarbetare inom 370 olika yrken som alla arbetar för att erbjuda en god hälso- och sjukvård och att främja tillväxt och utveckling. Vi ansvarar också för kollektivtrafiken i Halland och driver frågor inom områden som näringsliv, kultur och utbildning. Vår vision är ”Halland – bästa livsplatsen” och med det menar vi att Halland ska bli den bästa platsen att bo på, utbilda sig, arbeta och driva företag i. Vi har kommit en bra bit på vägen, välkommen att följa med oss på vår resa! Läs mer om Region Hallands organisation, vårt uppdrag och vår vision.

Strävan efter jämställdhet, mångfald och likvärdiga villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av Region Hallands värdegrund.

Region Halland krigsplacerar all tillsvidareanställd personal.

Region Halland följer främst det centrala kollektivavtalet HÖK (Huvudöverenskommelsen) med bilagor som AB (Allmänna bestämmelser), i vissa fall kan även avtalet BEA användas. HÖK med bilagor hittar du på www.skr.se

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligt men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Region Halland har upphandlade avtal.