Deux (02) Chargés(e) des Finances

Jhpiego; United States; On-site; USD 10,000 - 15,000; Full time

Job summary

Jhpiego, affiliée à l’Université Johns Hopkins, recherche deux Chargés(es) des Finances pour soutenir le projet ACHIEVE à Dakar et Kaolack. Vous assurerez l’exactitude des enregistrements financiers, le traitement rapide des dépenses et le respect des politiques du bailleur et de Jhpiego, en collaboration avec les équipes régionales et nationales.

Vous gérerez les opérations financières quotidiennes, le suivi budgétaire et les rapports, tout en renforçant les contrôles internes et en soutenant

Qualifications

• Bonne connaissance des règles de conformité financière des bailleurs USG et des ONG internationales.
• Expérience avec un logiciel comptable et maîtrise d’Excel et MS Office.

Responsibilities

• Examiner et vérifier les factures, rapports de dépenses et pièces justificatives.
• Préparer les documents de paiement et veiller aux validations requises.
• Gérer la petite caisse régionale et les rapprochements selon seuils établis.
• Veiller à respecter les limites budgétaires et les autorisations.
• Tenir des systèmes de classement physiques et électroniques des dossiers financiers.
• Garantir la confidentialité des informations financières et salariales.

Skills

Conformité

Excel

QuickBooks

MS Office

Education

Licence en Comptabilité, Finance, Administration des Affaires ou domaine connexe

Job description

Deux (02) Chargés(e) des Finances

Overview

Jhpiego, une organisation affiliée à l’Université Johns Hopkins, recherche deux Chargés(e) des Finances pour appuyer la mise en œuvre du projet Adolescents and Children, HIV Incidence Reduction, Empowerment, and Virus Elimination (ACHIEVE), basé a Dakar et Kaolack, Sénégal. L’initiative ACHIEVE, financée par le Département d’État des États‑Unis, vise à réduire la mortalité maternelle, néonatale et infantile et à contribuer au contrôle de l’épidémie de VIH à travers le renforcement de systèmes de santé intégrés.

Le/la Chargé(e) Régional(e) des Finances soutiendra la gestion financière quotidienne ainsi que la conformité des activités ACHIEVE au niveau régional. En étroite collaboration avec l’équipe régionale du programme et l’équipe nationale des finances, le/la titulaire du poste garantira l’exactitude des enregistrements financiers, le traitement rapide des dépenses, le respect des politiques de Jhpiego et du bailleur, ainsi qu’un appui efficace à la mise en œuvre financière des activités dans les régions assignées.

Tous les membres du personnel de Jhpiego, quel que soit leur niveau de responsabilité, sont tenus de :

• Représenter la mission et les valeurs de Jhpiego.
• Donner l’exemple
• Contribuer au processus de partage et de transfert des connaissances.
• Prendre des décisions responsables permettant de maîtriser les coûts et le temps, tout en assurant une responsabilité claire.
• Participer au processus de développement des activités.
• Adhérer au code de conduite, aux politiques et aux procédures de Jhpiego.

Responsibilities

Opérations financières et conformité

• Examiner et vérifier les factures, rapports de dépenses, avances du personnel et pièces justificatives afin d’assurer leur exactitude, leur exhaustivité et leur conformité aux exigences de Jhpiego, du bailleur et du Gouvernement du Sénégal.
• Préparer les documents de paiement, traiter les paiements (espèces, chèques, virements électroniques) et veiller à l’obtention des validations requises.
• Gérer la petite caisse au niveau régional, y compris les rapprochements et les demandes de reconstitution selon les seuils établis.
• Veiller à ce que toutes les dépenses soient engagées dans les limites budgétaires approuvées et dûment autorisées.
• Tenir des systèmes de classement physiques et électroniques organisés pour tous les dossiers financiers et comptables.
• Garantir la confidentialité et l’intégrité des informations financières, salariales et budgétaires.

Suivi budgétaire et rapports financiers

• Suivre les dépenses régionales par rapport aux plans de travail et budgets approuvés, et fournir des mises à jour régulières à l’équipe régionale du programme et à l’équipe nationale des finances.
• Contribuer à la préparation, au suivi et à la révision des budgets pour les activités régionales.
• Appuyer la préparation de rapports financiers mensuels exacts ainsi que des pièces justificatives à soumettre au bureau national.
• Contribuer au suivi des engagements et dépenses des partenaires régionaux et des activités.
• Appuyer la préparation et la soumission de la TVA et autres déclarations légales, le cas échéant.

Coordination, contrôle et systèmes

• Appuyer la mise en œuvre des politiques et procédures financières de Jhpiego au niveau régional.
• Effectuer des rapprochements réguliers des comptes fournisseurs, comptes clients et avances du personnel, en s’assurant de leur liquidation rapide.
• Coordonner avec les équipes des districts et des structures de santé pour collecter, examiner et enregistrer les dépenses liées aux formations, ateliers, activités de sensibilisation et interventions de terrain.
• Soutenir le renforcement des contrôles internes afin de réduire les risques financiers et d’assurer la conformité.
• Appuyer les audits internes, les revues des bailleurs et les audits externes en garantissant la disponibilité et l’exhaustivité de la documentation.

Renforcement des capacités et collaboration

• Fournir un accompagnement et un appui technique aux équipes régionales sur les procédures financières et les exigences du bailleur.
• Travailler étroitement avec le personnel du programme pour appuyer la planification financière et la mise en œuvre rapide des activités régionales.
• Participer aux réunions de planification et d’évaluation régionales pour soutenir une prise de décision financière efficace.
• Exécuter toute autre tâche financière ou administrative assignée par le superviseur.

Required Qualifications

• Licence en Comptabilité, Finance, Administration des Affaires ou domaine connexe.
• Minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente en finance ou comptabilité, de préférence au sein de projets financés par le gouvernement américain (USG) ou d’ONG internationales.
• Bonne connaissance des règles de conformité financière des bailleurs USG et des systèmes de gestion financière des ONG internationales.
• Expérience avec un logiciel comptable (ex. QuickBooks) et excellente maîtrise de Microsoft Excel et des applications MS Office.

Preferred Qualifications

• Sens aigu du détail et capacité à gérer plusieurs tâches et délais simultanément.
• Compétences avérées en analyse, organisation et résolution de problèmes.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication, avec capacité à travailler efficacement avec les équipes programme et support.
• Haute intégrité, professionnalisme et respect de la confidentialité.
• Disponibilité pour voyager dans la région selon les besoins.
• Maîtrise du français obligatoire ; la connaissance d’autres langues locales est un atout.