Coordinador de Envío y Recepción

Hayes Company LLC; Mesquite (TX); On-site; USD 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Seguro Médico/Dental/Ojo

401K con coincidencia

Pago semanal

Subvención de estudios y reembolso de:

Job summary

Hayes Company LLC, líder en logística 3PL, busca un Coordinador de Envío y Recepción para gestionar envíos diarios entrantes y salientes en nuestro almacén, asegurando la precisión del inventario y la documentación oportuna.

Trabajarás con transportistas y equipos internos, manteniendo registros y procesando facturas, etiquetas y datos de inventario. El rol requiere organización, comunicación y capacidad para priorizar en un entorno dinámico.

Qualifications

• Diploma de escuela secundaria o equivalente.
• Habilidad en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Outlook.
• 2+ años de experiencia en envío y recepción o operaciones de almacén.
• Excelentes habilidades de comunicación escritas y verbales.

Responsibilities

• Coordinar y programar entregas y retiros de carga entrantes y salientes.
• Mantener registros precisos de envíos entrantes y salientes.
• Procesar documentación de envío y recepción, incluyendo facturas de flete, etiquetas de envío, facturas, imágenes de productos y registros de inventario.
• Ingresar y actualizar con precisión los datos de inventario en sistemas de gestión de almacén y CRM y bases de datos.
• Comunicarse con transportistas, proveedores y equipos internos sobre retrasos, cambios o discrepancias.
• Responder consultas sobre inventario, estado de pedidos y horarios de envío.
• Realizar inspecciones de las mercancías recibidas para detectar daños o discrepancias y escalar según sea necesario.
• Realizar tareas administrativas de apoyo como archivo y escaneo de registros.
• Monitorear buzones de equipo y asignar tareas de forma adecuada.
• Participar en iniciativas de mejora continua para optimizar flujos logísticos.

Skills

Organización

Comunicación

Trabajo en equipo

Atención al detalle

Gestión de múltiples tareas

Education

Diploma de escuela secundaria

Tools

CRM/WMS platforms

Job description

El Coordinador de Envío y Recepción es responsable de gestionar los envíos y recepcións diarios entrantes y salientes dentro del almacén. Este rol asegura la precisión en el movimiento de inventario, la documentación adecuada, los procesos de envío y recepción oportunos, y la coordinación con transportistas, departamentos internos y clientes. El candidato ideal tendrá fuertes habilidades organizativas y de comunicación y prosperará en un entorno de 3PL de ritmo rápido.

Deberes y Responsabilidades Esenciales:

• Coordinar y programar entregas y retiros de carga entrantes y salientes.
• Mantener registros precisos de todos los envíos entrantes y salientes.
• Preparar y procesar documentación de envío y recepción, incluyendo facturas de flete, etiquetas de envío, facturas, imágenes de productos y registros de inventario.
• Ingresar y actualizar con precisión los datos de inventario en sistemas de gestión de almacén y CRM y bases de datos.
• Comunicarse con transportistas, proveedores y equipos internos sobre retrasos, cambios o discrepancias.
• Responder rápidamente a consultas sobre inventario, estado de pedidos y horarios de envío.
• Realizar inspecciones de las mercancías recibidas para detectar daños o discrepancias y escalar según sea necesario.
• Realizar tareas generales de apoyo administrativo como archivo, escaneado y archivado de registros.
• Monitorear y gestionar buzones de equipo compartidos; asignar y enrutar tareas de manera apropiada.
• Participar en iniciativas de mejora continua para optimizar los flujos de trabajo logísticos y los procesos de servicio al cliente.
• Procesar solicitudes de envío urgente o acelerado de nuestros clientes.
• Generar informes y proporcionar información útil para apoyar las operaciones y la toma de decisiones.
• Completar las tareas administrativas de final de día para mantener la continuidad y organización del flujo de trabajo.
• Colaborar de manera proactiva con los departamentos para apoyar los objetivos organizacionales y mejorar la eficiencia.

Requisitos Necesarios:

• Diploma de escuela secundaria o equivalente.
• Proficio en aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Outlook.
• 2+ años de experiencia en envío y recepción o operaciones de almacén.
• Excelentes habilidades de comunicación escritas y verbales; capaz de comunicarse profesionalmente con clientes, miembros del equipo y socios externos.
• Fuertes habilidades interpersonales y una mentalidad colaborativa y orientada al equipo.
• Excelente gramática, ortografía, etiqueta telefónica y profesionalismo en el correo electrónico.
• Altamente organizado con fuertes habilidades de priorización y gestión del tiempo.
• Analítico y detallado con la capacidad de identificar y resolver discrepancias.
• Capaz de manejar múltiples tareas simultáneamente en un entorno de ritmo rápido con cambios frecuentes.
• Capacidad demostrada para pensar críticamente, resolver problemas rápidamente y ejercer un buen juicio.
• Fuertes habilidades de servicio al cliente: capaz de servir como punto de contacto para clientes importantes y asegurar una entrega de servicio de alta calidad.
• Cómodo trabajando independientemente y asumiendo la propiedad de las responsabilidades con mínima supervisión.
• Capacidad para relacionarse efectivamente entre departamentos incluyendo transporte, servicio al cliente, TI y equipos de almacén.
• Proactivo en la identificación de problemas de servicio y contribuyendo a iniciativas de mejora continua.
• Familiaridad con plataformas CMR/WMS y portal de clientes.

Calificaciones Preferidas:

• Experiencia trabajando en un entorno de 3PL o logística.
• Familiaridad con varias plataformas de transportistas (UPS, FedEx, LTL).
• Bilingüe en inglés y español es un plus.

Requisitos Físicos:

• Regularmente requerido para sentarse, pararse y usar manos para mecanografía, archivo y otras tareas repetitivas.
• Ocasionalmente requerido para levantar o mover objetos de hasta 25 libras.
• Puede requerir períodos prolongados de estar sentado o de pie mientras completa tareas.

Ambiente de Trabajo:

• Ambiente de almacén de ritmo rápido.
• Exposición a niveles de ruido estándar a moderados.

Requisitos de Viaje:

• Sin viajes.

Equipo Utilizado:

• Equipo de oficina estándar como computadoras, impresoras y teléfonos.
• Plataformas de software de logística y programación.
• Ocasionalmente, uso de escáneres portátiles u otras herramientas de almacén.

Beneficios Ofrecidos:

• Seguro Médico/Dental/Ojo- Primero del mes después de 30 días de empleo.
• 401K con coincidencia de la compañía.
• Elegibilidad de PTO y festivos en la fecha de contratación.
• Pago semanal.
• Subvención Completa de Estudios & Reembolso de Matrícula.

Hayes Company/Knight Swift Warehousing and Fulfillment es un empleador de igualdad de oportunidades y considera a los candidatos calificados para el empleo sin importar la raza, identidad de género, expresión de género, edad, color, religión, discapacidad, estado de veterano, orientación sexual o cualquier otro factor protegido.