Chefsekretärin / -sekretär / Office-Managerin / -Manager / Klinikleitungsassistenz (m/w/d)

Charité - Universitätsmedizin Berlin; Columbus (OH); Ibrido; USD 53.000 - 71.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Tarifverträge

30 Tage Urlaub

Fort- und Weiterbildung

Homeoffice möglich

Descrizione del lavoro

Charité – Universitätsmedizin Berlin sucht eine engagierte Büroorganisation im Gesundheitswesen zur Unterstützung der Klinikleitung der HNO-Klinik. Die Stelle umfasst Organisation, Lehre, Forschung und administrative Koordination sowie Terminkoordination und Reisemanagement.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Gesundheitswesen bzw. Bürokommunikation, beherrschen MS Office und idealerweise SAP; Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Competenze

• Ausbildung im Gesundheitswesen oder Bürokommunikation abgeschlossen
• Gute Text- und Diktatkenntnisse auf Deutsch
• Teamfähigkeit, Organisationstalent und Eigenverantwortung
• Sicherer Umgang mit MS Office und SAP

Mansioni

• Unterstützung der Klinikleitung in Organisation, Lehre und Forschung
• Koordination administrativer Belange, Termine und Reisen
• Unterstützung im Personalwesen, Dienstplan-Verwaltung und Veranstaltungsorganisation

Conoscenze

Organisationstalent

Deutsch- und Englischkenntnisse

MS Office

SAP

Formazione

Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Strumenti

MS Office

SAP

Descrizione del lavoro

Fachgebiet

Hals-Nasen-Ohrenheilkunde

Arbeitszeit: Vollzeit

Eintrittsdatum: sofort

Dauer der Anstellung: Unbefristet

Bewerbungsfrist: 30.11.2026

Einsatzort Charité: Campus Benjamin Franklin, Steglitz

Kennziffer: 8464

Entgeltgruppe: E7

Arbeiten an der Charité

Die Klinik für Hals-, Nasen-, Ohrenheilkunde am Campus Benjamin Franklin der Charité ist Teil des größten Maximalversorgers im Südwesten Berlins. Sie stehen in enger Zusammenarbeit mit dem engagierten und dynamischen Klinikdirektor, den Ärztinnen / Ärzten, Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftlern, Pflegepersonal und den medizinisch-technischen Assistenzen. Sie unterstützen bei allen organisatorischen Angelegenheiten, sorgen für reibungslose Abläufe und Prozessoptimierung. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und selbstständige Tätigkeit in einem freundlichen und kollegialen Team.

Die Stelle im Überblick

• Sie arbeiten dem Klinikdirektor und den Mitgliedern der Klinikleitung in allen Belangen der Krankenversorgung, Lehre und Forschung direkt zu


• Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in der Klinikorganisation und halten \"die Fäden zusammen\" (alle administrativen Belange, Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, Kongressorganisation und -abrechnung, Drittmittelmanagement, Bestellvorgänge, Unterstützung im Personalwesen, Dienstplan-Verwaltung, Bewerberkoordination, Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationen, Terminkoordination in der Patientenversorgung und Betreuung von Privat- und ausländischen Patientinnen / Patienten)

Danach suchen wir

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau / -mann im Gesundheitswesen, Kauffrau / -mann für Bürokommunikation oder einen vergleichbaren Abschluss, gern Quereinsteiger


• Sie sind ein absolutes Organisationstalent und behalten immer den Überblick


• Sie verfügen über perfekte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und schreiben zügig fehlerfreie Texte nach Diktat, aber auch selbständig


• Sie beherrschen MS Office (Excel, Word, Powerpoint etc.) sowie SAP


• Sie beherrschen im Idealfall die medizinische Nomenklatur


• Sie verfügen über eine einschlägige Berufserfahrung, wünschenswert im Klinik- bzw. Chefsekretariat oder vergleichbaren Bereichen


• Sie arbeiten selbstständig und koordiniert, verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und Lernbereitschaft


• Sie sind belastbar und treten jederzeit allen Anspruchsgruppen gegenüber freundlich, höflich und zugewandt auf, auch wenn es einmal turbulenter wird


• Sie verstehen sich als Dienstleister, Diskretion und Loyalität sind für Sie eine Selbstverständlichkeit


• Sie sind grundsätzlich bereit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team


• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum


• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen


• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium


• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport


• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus


• Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge


• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier

Wichtige Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag. Es besteht die Möglichkeit der Zahlung einer leistungabhängigen Zusatzvergütung.


• Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 38,5 Wochenstunden


• Bei uns sind 31 Tage Urlaub Standard


• Die Bewerbungsfrist endet am: 30.11.2026


• Kennziffer: 8464

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Bei Fragen Wenden Sie Sich Bitte An

Dr. med. Annett Pudszuhn

[e-mail]

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.