Administrative Assistant

Harris Computer; Virginia (MN); Sur place; USD 45 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

A leading software company is seeking an Administrative Assistant in Virginia. This position provides essential operational support to the Portfolio Leader and Corporate Development team, requiring strong organizational skills and attention to detail. Responsibilities include managing calendars, creating high-quality presentations, and assisting in corporate development operations. The ideal candidate has at least 3 years of experience and proficiency in Salesforce and Microsoft Office, ensuring a smooth operational flow for M&A activities.

Qualifications

• Minimum of 3 years in a similar administrative role.
• Experience with presentation design and marketing materials.
• Ability to follow structured workflows accurately.

Responsabilités

• Assist Portfolio Leader and Corporate Development team with operations.
• Build and format PowerPoint presentations, ensuring high quality.
• Manage calendars and internal/external communications.

Connaissances

Proficiency in Salesforce CRM

Microsoft Office Suite

Presentation preparation

Strong attention to detail

Excellent organizational skills

Communication skills

Event management

Description du poste

The Administrative Assistant role provides critical operational assistance to the Portfolio Leader and Director of Corporate Development. This role is ideal for detail-oriented professionals who excel in fast-paced processes and structured administrative processes. You will help maintain the integrity of our M&A operations by supporting the execution team throughout the opportunity lifecycle and assisting the corporate development team.

Le rôle d'adjoint administratif fournit une assistance opérationnelle essentielle au chef de portefeuille et au directeur du développement corporatif. Ce rôle est idéal pour les professionnels soucieux du détail qui excellent dans les processus rapides et les processus administratifs structurés. Vous contribuerez à maintenir l'intégrité de nos opérations de fusions et acquisitions en soutenant l'équipe d'exécution tout au long du cycle d'opportunité et en soutenant l'équipe de développement corporatif.

Key Responsibilities

Presentation Development (IM / Executive Materials)

• Build and format high-quality PowerPoint presentations, including Investment Memorandums (IMs)
• Translate complex information into clear, visually compelling slides
• Ensure accuracy, consistency, and professionalism of all materials
• Support version control and tight deadlines in deal environments
• Uphold an excellent standard of data hygiene across multiple workflows (Salesforce, Teams, and Microsoft Office)

Corporate Development Operations

• Assist the Corporate Development team with lead generation, verification, and preparation for trade shows
• Reconcile data across Salesforce and internal reporting sources/tools
• Conduct routine Salesforce cleanup, ensuring data accuracy, removing duplicates, and correcting incomplete records

Administrative & Coordination

• Manage calendars, schedule meetings, and coordinate internal/external communications
• Prepare and organize documentation, reports, and correspondence
• Support leadership team with day‑to‑day administrative tasks

Marketing Support

• Assist in the creation and formatting of marketing materials (presentations, IMs, pitch decks, proposals)
• Ensure brand consistency across all documents and communications
• Coordinate with internal stakeholders to gather content for marketing initiatives
• Maintain and update marketing assets, templates, and databases

What We’re Looking For

This position supports leadership and requires a minimum of 3 years in a similar role.

Skills

• Proficiency in Salesforce CRM and Microsoft Office Suite
• Presentation preparation and design for executives, including data visualization
• Strong attention to detail and ability to follow structured workflows
• Comfort working independently and managing tasks with minimal oversight
• Excellent organizational and communication skills
• Experience with event management will be considered an asset
• Only successful candidates will be contacted*

Responsabilités clés (Français)

Développement de la présentation (IM / Matériel exécutif)

• Créer et mettre en forme des présentations PowerPoint de haute qualité, y compris des mémorandums d'investissement (IM)
• Traduisez des informations complexes en diapositives claires et visuellement captivantes
• Assurez-vous d'être précis, cohérent et professionnel de tous les matériaux
• Soutenir le contrôle de version et les échéances serrées dans les environnements de transactions
• Maintenez une excellente norme d'hygiène des données à travers plusieurs flux de travail (Salesforce, Teams et Microsoft Office)

Opérations de développement corporatif

• Assistez l'équipe de développement corporatif pour la génération de prospects, la vérification et la préparation aux salons professionnels
• Conciliez les données entre les sources/outils de rapports Salesforce et internes
• Effectuez un nettoyage régulier de Salesforce, en assurant l'exactitude des données, en supprimant les doublons et corrigeant les dossiers incomplets

Administration et coordination

• Gérer les calendriers, planifier des réunions et coordonner les communications internes/externes
• Préparer et organiser la documentation, les rapports et la correspondance
• Soutenir l'équipe de direction dans les tâches administratives quotidiennes

Soutien marketing

• Aider à la création et à la mise en forme de matériel marketing (présentations, messages instantanés, présentations, propositions)
• Assurez la cohérence de la marque dans tous les documents et communications
• Coordonnez avec les parties prenantes internes pour recueillir du contenu destiné aux initiatives marketing
• Maintenir et mettre à jour les ressources marketing, les modèles et les bases de données

Ce que nous cherchons (Français)

Ce poste soutient le leadership et exige un minimum de 3 ans dans un rôle similaire.

Compétences (Français)

• Maîtrise du CRM Salesforce et de la suite Microsoft Office
• Préparation et conception de présentations pour les cadres, incluant la visualisation des données
• Grande attention aux détails et capacité à suivre des flux de travail structurés
• À l'aise de travailler de façon autonome et de gérer les tâches avec un minimum de supervision
• Excellentes compétences organisationnelles et de communication
• L'expérience en gestion d'événements sera considérée comme un atout
• Seuls les candidats retenus seront contactés*

Harris is committed to an equal opportunity employment program, and applications from members of targeted groups, including women, persons with disabilities, Indigenous peoples, and visible minorities, are encouraged. If you are a person with a disability, you may receive assistance with the screening and selection process upon request.

Harris s'engage en faveur d'un programme d'égalité des chances en matière d'emploi, et les candidatures des membres de groupes ciblés, y compris les femmes, les personnes handicapées, les peuples autochtones et les minorités visibles, sont encouragées. Si vous êtes une personne en situation de handicap, vous pouvez recevoir de l'aide pour le processus de sélection et de sélection sur demande.