Doküman Kontrol Şefi

Rönesans Endüstri Tesisleri; Zonguldak Merkez; On-site; TRY 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Bir inşaat şirketi, Zonguldak/Filyos'ta çalışmak üzere Doküman Kontrol Şefi arıyor. Adayın, doküman kontrol süreçleri ile ilgili en az 10 yıl deneyimi olması, analitik düşünme becerisine ve iyi seviyede İngilizce bilgisine sahip olması beklenmektedir. Adaylar, doküman yönetim sistemlerinin uygulanması ve iç denetim süreçlerinin yönetimi gibi görevleri yerine getireceklerdir. Bu pozisyon dinamik bir çalışma ortamında esneklik gerektirmektedir.

Qualifications

• Doküman Kontrol ve Arşiv alanında en az 10 yıl deneyim.
• Teknik belgeler ve ticari yazışmalar dahilinde doküman kontrol prosedürü uygulama becerisi.
• Proje özelinde doküman kontrol koordine etme yeteneği.

Responsibilities

• Doküman kontrol prosedürü ile ilgili tüm faaliyetleri takip etmek.
• Dokümanlara ait verileri ve güncellemeleri sağlamak.
• Tüm onaylı belgelerin ve çizimlerin dağıtımını sağlamak.
• Doküman yönetim sistemlerinin denetim sistemini kurmak.

Skills

Ekip çalışmasına yatkın

İngilizce bilgisi

Analitik düşünme

Problem çözme becerisi

Zamansal esneklik

Education

Üniversite mezuniyeti (Bilgi Belge Yönetimi, İktisat, İşletme vb.)

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

“Rönesans Holding, şirketlere stratejilerini ve operasyonlarını evrensel insan hakları, çalışma, çevre ve yolsuzlukla mücadele ilkelerine uygun hale getirmeye ve toplumsal hedefleri ilerletecek önlemler almaya çağıran BM Küresel İlkeler Sözleşmesi'nin imzacıları arasında yer almaktadır ve Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi çerçevesinde evrensel kabul görmüş beyanlara dayalı ilkeleri benimser.

Rönesans Holding, ana ilkeleri olan dürüstlük, rekabetçilik ve yenilikçilikten ödün vermeden şeffaf ve etik değerleri gözeterek insan kaynakları uygulamalarında eşitliği sağlamayı amaçlayan bir işverendir. Tüm başvurular cinsiyet, dil, din, ırk ve etnik kökene bakmaksızın fırsat eşitliğine göre değerlendirilir ve ayrımcılık yapılmaz.

Şirketimizin Zonguldak/Filyos'ta yapımını üstlendiği üstlendiği endüstri projesinde görevlendirilmek üzere;

• Tercihen üniversitelerin Bilgi Belge Yönetimi, İktisat, İşletme vb. bölümlerinden mezun,
• Doküman Kontrol ve Arşiv alanında en az 10 yıl deneyimli,
• Ekib çalışmasına yatkın,
• İyi düzeyde İngilizce dil bilgisine sahip,
• İleri seviyede Excel, Word, PowerPoint bilgisine sahip,
• Analitik yönü kuvvetli ve problem çözme becerisi gelişmiş,
• Dinamik bir çalışma ortamının gerektirdiği zamansal esnekliğe sahip,

Doküman Kontrol Şefi arayışımız bulunmaktadır.

İŞ TANIMI

• Teknik belgeler, çizimler ve ticari yazışmalar dahilinde, doküman kontrol prosedürü ile ilgili tüm faaliyetleri takibini yapmak.
• Proje özelinde Doküman Kontrol Kodlama / Koordinasyon (İşveren, Taşeron, Tedarikçi) gibi prosedürlerin hazırlanması ve onaylatılması.
• Dokümanlara ait verileri, denetimleri, sistem girişlerini yapmak, güncelliğini sağlamak, güvence ve kontrol altına alınmasını sağlamak.
• Güncel onaylanan dokümanların, çizimlerin kontrollü kopyalarını; çalışanlara, taşeronlara, tedarikçilere iletilmesini garanti altına almak.
• Tüm onaylı belgelerin ve çizimlerin dağıtımının, güncellenen kayıtlarının sürekliliğini sağlamak.
• Doküman kontrol ofisinde bulunan belgeleri ve çizimleri herhangi bir hasar veya bozulma olmadan saklamak, kolay izlenebilirliği ile güvende bulundurmak.
• Süreç ve durum analiz raporları hazırlamak, belgeleri merkez numaralandırma sistemine uygun olarak takibini sağlamak.
• Bilgi yönetimi ile ilgili şirket politikasına, prosedürlerine, kurallarına ve standartlarına uyulmasını sağlamak.
• Mühendislik/Tasarım birimleriyle birebir çalışma sağlayarak, teknik dokümantasyon alt yapısını (sistem tabanlı ve/veya manuel) oluşturmak ve raporlanmasını sağlamak.
• Bağlı olduğu departmanının işe alım faaliyetlerinde yer almak, aday görüşme süreçleriyle ilgili gelişmeleri yöneticisine raporlamak.
• Belirtilen görev ve sorumlulukları ile ilgili olarak gerekli bilgileri, raporları, gelişmeleri ve ortaya çıkan sorunları üstüne rapor etmek ve faaliyetleri konusunda bilgi vermek.
• Sorumluluğu altındaki tüm faaliyetlerin; birimin öngörülen hedefleri, stratejileri, politikaları doğrultusunda sürdürülmesi için gerekli takibi yapmak.
• Görev kapsamına giren faaliyetlerde amirinin vereceği benzer görevleri yerine getirmek.
• Bağlı olduğu departmanının faaliyetleri ile ilgili olarak denetim birimince talep edilen bilgi, belge ve raporların hazırlanmasını sağlamak.
• Merkez ve Projelerdeki doküman kontrol ekipleriyle etkin koordinasyon ve işbirliğini sağlamak.
• RET Projelerine Yönetim Sistemi denetim sistemini kurmak, süreç içinde yaşanacak sorunların çözümüyle ilgili gerekli organizasyonları yapmak, denetimlerin gerçekleştirmek.
• Şirket içinde uygulanan tüm yönetim sistemleri politika, prosedür, talimatlarına ve belirlenmiş yazılı prensiplere uymak. Rönesans Holding departmanlarındaki doküman kontrol faaliyetlerinin mevcut prosedür ve numaralandırma sistemine uygun olarak ilerlemesinin kontrolünün ve güvence altına alınmasının sağlanması.
• RET merkezde ve projelerde kullanılan Doküman Yönetim Sistemi(leri) ile ilgili olarak sunum, video vb. çalışmalarla ilgili personellere eğitim vermek.
• İç ve dış denetimlere katılmak ve ilgili raporları yöneticisine sunmak.
• Doküman Kontrol Merkezi ile ilgili İç ve Dış denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların yönetilmesini sağlamak, gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetlerin gerçekleştirilmesinin sağlanması ve uygunsuzlukların kapatılmasını sağlamak.