Teamassistenz (m/w/d) Technischer Innendienst

Schrobsdorff; Singapore; Sur place; SGD 50 000 - 79 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Überdurchschnittliche Vergütung

Zusatzleistungen: vermögenswirksame-Le

Gesundheitsvorsorge/ Gesundheitskarte

Sommer- und Weihnachtsfeiern

Weiterbildungsmöglichkeiten

Résumé du poste

Schrobsdorff Bau AG sucht eine engagierte kaufmännische Fachkraft zur Unterstützung des Einkaufs und der technischen Abteilungen. Sie koordinieren das zentrale E-Mail-Postfach, erstellen Zuarbeiten, pflegen Dokumente im DMS und unterstützen bei der Bearbeitung von Aufträgen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, starke MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung mit DMS/Ausschreibungsplattformen mit.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Sekretariat oder Büromanagement.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Ausschreibungsplattformen wie iTWO Tender.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.

Responsabilités

• Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs.
• Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf.
• Unterstützung der technischen Abteilungen bei organisatorischen Aufgaben.
• Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen sowie Pflege der Unterlagen im DMS.
• Erfassung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln in iTWO.

Connaissances

MS Office Kenntnisse

DMS Erfahrung

Teamfähigkeit

Organisationsgeschick

Deutschkenntnisse

Formation

Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement)

Outils

iTWO Tender

Outlook

Excel

Word

Description du poste

• Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs
• Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf
• Unterstützung und Zuarbeit für die Abteilungen des Technischen Innendienstes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen sowie Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Erfassung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln in RIB iTWO
• Nutzung und Verwaltung von Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, wie z. B. iTWO Tender
• Vorbereitung und Zuarbeit für Verhandlungsprotokolle, einschließlich der Zusammenstellung von Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und Anlagen
• Digitale Aufbereitung der Verhandlungsprotokolle sowie Ablage im DMS und Versand an die jeweiligen Nachunternehmer
• Pflege und Aktualisierung von Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen und Geschäftspartnerkontakten
• Erstellung von Materialbestellungen nach Vorgabe
• Eigenständige Bearbeitung kleinerer Beschaffungsvorgänge, einschließlich Angebotseinholung, Preisvergleich und Erstellung von Preisspiegeln
• Unterstützung der Leitung der Angebotsbearbeitung durch die Übernahme von Assistenz-, Organisations- und Zuarbeiten
• Formatierung und Pflege von Vorlagen unter Berücksichtigung der geltenden Gestaltungsrichtlinien
• Prüfung von Dokumenten hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, im Bereich Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Erfahrung mit Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise
• Gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Teamfähigkeit

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs
• Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf
• Unterstützung und Zuarbeit für die Abteilungen des Technischen Innendienstes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen sowie Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Erfassung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln in RIB iTWO
• Nutzung und Verwaltung von Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, wie z. B. iTWO Tender
• Vorbereitung und Zuarbeit für Verhandlungsprotokolle, einschließlich der Zusammenstellung von Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und Anlagen
• Digitale Aufbereitung der Verhandlungsprotokolle sowie Ablage im DMS und Versand an die jeweiligen Nachunternehmer
• Pflege und Aktualisierung von Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen und Geschäftspartnerkontakten
• Erstellung von Materialbestellungen nach Vorgabe
• Eigenständige Bearbeitung kleinerer Beschaffungsvorgänge, einschließlich Angebotseinholung, Preisvergleich und Erstellung von Preisspiegeln
• Unterstützung der Leitung der Angebotsbearbeitung durch die Übernahme von Assistenz-, Organisations- und Zuarbeiten
• Formatierung und Pflege von Vorlagen unter Berücksichtigung der geltenden Gestaltungsrichtlinien
• Prüfung von Dokumenten hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, im Bereich Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Erfahrung mit Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise
• Gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Teamfähigkeit

Warum wir?

• Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich aus durch ein positives Betriebsklima, welches durch eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine offene Kommunikation gelebt wird.
• Wir bieten Ihnen eine überdurchschnittliche, leistungsgerechte Vergütung sowie attraktive Zusatzleistungen, wie z. B. vermögenswirksame Leistungen oder einer Gesundheitsfürsorge im Rahmen einer Gesundheitskarte.
• Wir möchten mit Ihnen feiern: Wir veranstalten Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie jährlich ein gemeinsames Wochenende miteinander außerhalb von Berlin.
• Wir fördern Wissen! Wir ermöglichen vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen von internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ihr Schulungsinteresse ist herzlich willkommen.

Über uns

Schrobsdorff Bau AG

Ideen werden Bauwerke.

Die Schrobsdorff Bau AG ist als mittelständisches Unternehmen seit 1989 erfolgreich im Großraum Berlin etabliert und realisiert mit einem Team aus über 120 Mitarbeitenden einen Jahresumsatz von ca. 140 Mio. EUR.

Unser Leistungsspektrum reicht von der klassischen Altbausanierung bis hin zum schlüsselfertigen Neubau. Dabei setzen wir auf neue innovative Technologien. Unser gemeinsames Ziel ist es, die Wünsche und Anforderungen unserer Bauherren qualitativ hochwertig und ressourcenschonend umzusetzen.