Workplace host

CBRE; Göteborgs kommun; On-site; SEK 290,000 - 357,000; Full time

Job summary

CBRE söker en Front of House/Workplace Host/ID Center Administrator (SVENSKA). Du är arbetsplatsens hjärta och bidrar till en varm, välkomnande och serviceinriktad miljö för kunder, kollegor och besökare.

Du stödjer reception och Workplace-tjänster, välkomnar besökare, svarar i telefon och e‑post, och ser till att lokalerna hålls i ordning och presentabla. Tillsammans med teamet arbetar du mot en förbättrad arbetsmiljö.

Qualifications

• Mycket hög servicekänsla och genuint intresse för att skapa en utmärkt kundupplevelse.
• Positiv, professionell och lösningsorienterad med hög integritet.
• Grundläggande datorvana, inklusive Microsoft Office.
• Grundläggande kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Strukturerad, ansvarstagande och självgående med god förmåga att prioritera.

Responsibilities

• Daglig drift av ID Center, produktion av ID‑kort, direkt kundsupport, samtal och e‑post, uppdatering av riktlinjer och dokumentation samt ordning i access‑ och nyckelsystem.
• Utföra receptionsuppgifter som välkomna besökare, besvara frågor från hyresgäster och medarbetare, skapa besöks‑ och tillfälliga kort, hantera parkering samt vara informationspunkt i byggnaden.
• Hantera post och paket, stötta fastighetsrelaterade tjänster samt genomföra förebyggande ronder och tillsyn av konferensrum och gemensamma arbetsytor.
• Ansvar för administration och rapportering i arbetsordersystem, arbeta med ATW och PTW, beställa tjänster vid behov och säkerställa inköpsprocessen följs.
• Ha löpande kontakt med kunder och leverantörer, delta i förbättringsarbete, uppdatera rutiner, rapporter och manualer, samt stötta med skyltning och enklare underhåll.
• Utföra andra uppgifter som tilldelas vid behov.

Skills

Service mindeset

Positiv arbetsstil

Datorvana

Svenska språkkunskaper

Engelska språkkunskaper

Tools

Office-program

Job description

Front ofHouse / Workplace Host/ID Center Administrator (SVENSKA)

Som Front of House är du arbetsplatsens hjärta och spelar enviktig roll i att skapa en varm, välkomnande och serviceinriktad miljö förkunder, kollegor och besökare. Du är den första kontaktpunkten och säkerstellaren positiv arbetsplatsupplevelse genom professionell, personlig ochhögkvalitativ service.

Front ofHouse / Workplace Host/ID Center Administrator

As Front ofHouse, you act as the heart of the workplace and play a key role in creating a warm, welcoming, and service‑oriented environment for customers, colleagues, and visitors. You are the first point of contact and ensure a positive workplace experience through professional, personal, and high‑quality service.

In this role, you support reception and workplace services by welcoming visitors, answering phone calls, assisting with visitor needs, and handling administrative and service‑related tasks. Together with the workplace team, you are responsible for the client’s premises and ensure they are well maintained, organized, and presented to a high standard. You work proactively with customers, colleagues, and suppliers to continuously improve the workplace experience.

Tasks And Responsibilities

• Responsible for the daily operation of the ID Center, including producing ID cards for employees, contractors, and visitors, providing direct customer support, answering phone calls and emails, maintaining guidelines and documentation, and ensuring order in access and key systems such as Assa Performer and key boxes.
• Perform general reception duties including welcoming internal and external visitors, responding to inquiries from tenants and employees, creating visitor and temporary access cards, managing parking administration, and acting as an information point within the building.
• Handle mail and parcel distribution, support property‑related services, and carry out preventive rounds and supervision of conference rooms and shared workplace areas.
• Manage administration and reporting in work order systems, work with ATW (Authority to Work) and PTW (Permission to Work), order services from suppliers when required, and ensure purchasing processes are followed.
• Maintain ongoing contact with customers and suppliers, participate actively in continuous improvement initiatives, keep routine reports and manuals up to date, and support signage, office supplies, fault reporting, and basic maintenance coordination when needed.
• Perform other tasks assigned as required.

Qualifications

• Strong service mindset with a genuine interest in delivering an excellent customer experience.
• Positive, professional, and solution‑oriented approach with high integrity.
• Basic computer skills, including Microsoft Office and mobile applications.
• Basic knowledge of Swedish and English, both spoken and written.
• Organized, responsible, proactive, and able to work independently while prioritizing tasks effectively.

Communication Skills

• Ability to understand instructions, ask clarifying questions, and communicate clearly with customers, colleagues, and supervisors.
• Comfortable writing routine reports and documentation and presenting information in a clear and professional manner.
• Confident in meeting and engaging with new people, with a warm, empathetic, and detail‑oriented approach.
• Maintains a positive attitude and remains calm and solution‑focused in changing situations.

We AreLooking For Someone Who

• Can follow general instructions and solve problems in standard situations using basic analytical skills.
• Is flexible, adaptable, and able to work independently with limited supervision.
• Is able to work flexible hours based on site needs and can stand and walk for extended periods.

OtherInformation

You areresponsible for your own safety and the safety of others affected by your work. This includes completing required QHSE training, following all company policies and procedures, participating in safety programmes when required, reporting unsafe conditions, and working in line with safe work practices, including the use of appropriate personal protective equipment when needed.

AboutCBRE

CBRE is the world’s largest commercial real estate services and investment firm. At CBRE, we are driven by our passion to deliver market‑leading real estate services that support our clients’ success.

CBRE GlobalWorkplace Solutions (GWS) in Sweden is a business area with approximately 650 employees, delivering integrated services within facilities management, projects, and advisory.

As part of the recruitment process, background checks will be conducted.

Front ofHouse / Workplace Host/ID Center Administrator (SVENSKA)

Som Front of House är du arbetsplatsens hjärta och spelar enviktig roll i att skapa en varm, välkomnande och serviceinriktad miljö förkunder, kollegor och besökare. Du är den första kontaktpunkten och säkerstellaren positiv arbetsplatsupplevelse genom professionell, personlig ochhögkvalitativ service.

I rollen arbetar du med reception och Workplace‑tjänstergenom att välkomna besökare, besvara samtal, hjälpa till med besöksrelateradebehov samt hantera administrativa och serviceinriktade uppgifter. Tillsammansmed Workplace‑teamet ansvarar du för kundens lokaler och säkerställer att de ärvälskötta, organiserade och representativa. Du samarbetar aktivt med kunder,kollegor och leverantörer för att kontinuerligt förbättraarbetsplatsupplevelsen.

Arbetsuppgifter och ansvar

• Ansvar för den dagliga driften av ID Center, inklusive produktion av ID‑kort för anställda, leverantörer och besökare, direkt kundsupport, hantering av samtal och e‑post, uppdatering av riktlinjer och dokumentation samt ordning i access‑ och nyckelsystem såsom Assa Performer och Keyboxar.
• Utföra generella receptionsuppgifter såsom att välkomna interna och externa besökare, besvara frågor från hyresgäster och medarbetare, skapa besöks‑ och tillfälliga kort, hantera parkering samt fungera som informationspunkt i byggnaden.
• Hantera post och paket, stödja fastighetsrelaterade tjänster samt genomföra förebyggande ronder och tillsyn av konferensrum och gemensamma arbetsytor.
• Ansvara för administration och rapportering i arbetsordersystem, arbeta med ATW (Authority to Work) och PTW (Permission to Work), beställa tjänster vid behov och säkerställa att inköpsprocessen följs.
• Ha löpande kontakt med kunder och leverantörer, delta aktivt i förbättringsarbete, hålla rutiner, rapporter och manualer uppdaterade samt vid behov stötta med skyltning, kontorsmaterial, felanmälningar och enklare underhåll.
• Utföra andra uppgifter som tilldelas vid behov.

Kvalifikationer

• Mycket hög servicekänsla och ett genuint intresse för att skapa en utmärkt kundupplevelse.
• Positiv, professionell och lösningsorienterad med hög integritet.
• Grundläggande datorvana, inklusive Microsoft Office och mobila applikationer.
• Grundläggande kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Strukturerad, ansvarstagande och självgående med god förmåga att prioritera.

Kommunikationsförmåga

• Förmåga att förstå instruktioner, ställa klargörande frågor och kommunicera tydligt med kunder, kollegor och arbetsledning.
• Bekväm med att skriva rutindokumentation och rapporter samt presentera information på ett tydligt och professionellt sätt.
• Trivs med att möta nya människor och uppträder varmt, engagerat och professionellt.
• Noggrann, empatisk och lösningsfokuserad med en positiv inställning även i föränderliga situationer.

Vi söker dig som

• Kan följa allmänna instruktioner och lösa problem i standardsituationer med hjälp av grundläggande analytisk förmåga.
• Är flexibel, anpassningsbar och kan arbeta självständigt med begränsad handledning.
• Har möjlighet att arbeta flexibla arbetstider utifrån verksamhetens behov samt kan stå och gå under längre perioder.

Övrigt

Du ansvarar för din egen säkerhet och säkerheten för andras som påverkas av ditt arbete. Detta innebär att du genomför obligatorisk QHSE‑utbildning,följer företagets policyer och rutiner, rapporterar risker och arbetar enligtgällande säkerhetsföreskrifter, inklusive användning av personligskyddsutrustning när det krävs.

Om CBRE

CBRE är världens största kommersiella fastighets‑ och investeringsföretag. På CBRE drivs vi av vår passion att levereramarknadsledande fastighetstjänster som bidrar till våra kunders framgång.

CBRE Global Workplace Solutions (GWS) i Sverige är ettaffärsområde med cirka 650 medarbetare som levererar integrerade tjänster inomfastighetsservice, projekt och rådgivning.

Som en del av rekryteringsprocessen genomförs bakgrundskontroller.