Verksamhetsadministratör till VO kirurgi och urologi

Region Uppsala; Uppsala kommun; On-site; SEK 390,600 - 502,200; Full time

Benefits offered by this job

Förmåner som gör skillnad

Job summary

Region Uppsala söker en verksamhetsadministratör för att ge stöd till verksamhetschefen. Du kommer ansvara för chefsstöd, ekonomihantering och dokumenthantering. Rollen kräver gymnasial utbildning och erfarenhet av administrativa uppgifter.

Du ges möjlighet att arbeta självständigt, koordinera ärenden och samarbeta inom administratörsgruppen. Vi erbjuder en heltidstjänst med förmånspaket.

Qualifications

• Erfarenhet av kvalificerat chefs- eller ledningsstöd i komplexa organisationer.
• Mycket goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.
• Vana att skriva mötesanteckningar och hantera dokument.

Responsibilities

• Chefsstöd till verksamhetschef och biträdande verksamhetschef.
• Sköta bemanningsärenden för chefer.
• Ekonomistöd och sekreterarsupportr i möten.

Skills

Kommunikation

Självständighet

Organisationsförmåga

Education

Gymnasial utbildning eller likvärdig utbildning

Tools

Office-paketet

SharePoint

Job description

Verksamhetsområde kirurgi och urologi

Vi är Akademiska sjukhuset - ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Som länssjukhus och leverantör av högspecialiserad vård erbjuder vi vård till två miljoner människor i Mellansverige. Här händer det ständigt något - ett nytt liv föds, en mormor opereras, en kollega hyllas som hjälte. Hos oss får du uppleva både hårda prövningar och fantastiska händelser, i en stark gemenskap med kollegor. Välkommen med din ansökan!

Vår verksamhet

Verksamhetsområde kirurgi och urologi har drygt 450 anställda medarbetare och bedriver öppen och slutenvård av patienter med kirurgiska och urologiska sjukdomar. Verksamheten är fördelad på nio kirurgiska sektioner, fyra vårdavdelningar, en dagvårdsavdelning och fem mottagningar. I vårt uppdrag ligger att ansvara för både länssjukvård, högspecialiserad vård av riks- och regionpatienter samt de från utlandet. Vi bedriver dessutom forskning, utbildning och utveckling.

Ditt uppdrag

Som verksamhetsadministratör tillhör du staben där olika funktioner som arbetar nära verksamhetschefen och arbetar verksamhetsövergripande är anställda.

I din roll som verksamhetsadministratör ingår bland annat att:

• Chefsstöd till verksamhetschef och biträdande verksamhetschef
• Sköta bemanningsärenden för chefer och staben
• Ekonomistöd till verksamhetschef och ekonomicontroller
• Sekreterare i olika möten – kallelser, protokoll, minnesanteckningar
• Textframställning och -bearbetning
• Kontinuerlig bevakning och samordning av verksamhetschefens och verksamhetsområdets olika ärenden
• Dokumenthantering i form av diarieföring, ärendehantering och lagring/arkivering inom verksamhetsområdet
• Fakturahantering och beställare av varor
• Handlägga och samordna ärenden och underlag vid till exempel patientklagomål, lex Maria och patientnämndärenden samt i kontakter med myndigheter
• Administration av verksamhetsområdets olika SharePoint-platser och andra IT-system
• Behjälplig med verksamhetsområdets dokumentation i dokumenthanteringssystemet DocPlus
• Arbete i utdatabasen SAS med framtagande av rapporter med mera
• Dataskyddskontaktperson och HSA-administratör inom verksamhetsområdet
• Uppdatera hemsidan
• Tillsammans med övriga administratörer erbjuda hjälp och service till verksamheten

Vi samarbetar inom administratörsgruppen och arbetet kan därför innehålla viss del bemanning, hantering av scheman, anställningar och andra arbetsuppgifter.

Dina kvalifikationer

För rollen som verksamhetsadministratör krävs gymnasial utbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du bör ha erfarenhet av kvalificerat chefs- och/eller ledningsstöd i komplexa organisationer, meriterande är om du har erfarenhet av att leda egna projekt. Du har mycket goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift. Även mycket goda kunskaper i Office-paketet/SharePoint är en förutsättning för att hantera exempelvis textdokument, presentationer, informationsbrev och månadsuppföljningar. Det är viktigt att du känner dig bekväm med att skriva mötesanteckningar och att du kan granska samt redigera underlag som andra tagit fram, så att de blir korrekta till innehåll och form.

Din kompetens

Som person är du trygg, har självinsikt och har en förmåga att skilja på det personliga och professionella. Dina arbetsuppgifter och den dagliga kontakten med olika människor ställer krav på att du är serviceinriktad, prestigelös, lojal och har god samarbetsförmåga. Du är drivande, tar eget initiativ och är van att arbeta självständigt. Dessutom behöver du ha god prioriteringsförmåga, vara strukturerad och ha en positiv inställning.

Vi hoppas att du är intresserad av att lära dig nya arbetsuppgifter och digitala system och att du vill bidra till att fortsätta utveckla våra arbetssätt och rutiner.

Vi erbjuder

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse. Anställningen kan komma att inledas med provanställning på 6 månader. Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här https://regionuppsala.se/formaner/.

Vill du veta mer?

Verksamhetschef Håkan Andréasson, 018-611 63 09

Biträdande verksamhetschef Anna Hedman, 018-611 71 84

Fackliga företrädare nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?

Välkommen med din ansökan via länken nedan. Urval, intervjuer och tillsättning kan komma att ske löpande under ansökningstiden, så vänta inte med att skicka din ansökan till oss!

Läs om anställningsvillkor och lönesättning inom Region Uppsala här: https://regionuppsala.se/jobb-och-utbildning/bli-var-nya-kollega/

Diskriminering och säkerhet

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten och ser gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Region Uppsala krigsplacerar all tillsvidareanställd personal utifrån totalförsvarets behov. Detta innebär för den enskilda medarbetaren inga förpliktelser i fredstid utan är enkom en planeringsåtgärd.

Inför beslut om anställning, sker kontroll av misstanke- och belastningsregister avseende samtliga arbetssökanden som i den sökta anställningen kan komma att arbeta inom psykiatrisk sjukvård, habilitering, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av missbrukare, områden som omfattas av fakultativa registerutdrag. Detta gäller således alla som kommer att arbeta patientnära, även om arbetsuppgifterna i nuläget inte är tänkta att huvudsakligen innehålla arbete med ovan nämnda patientgrupper.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg och vi undanber oss telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.